Если сотрудник решил поработать из другой страны, трудовые отношения с ним придётся оформлять по-новому. Вместе с юристом по трудовому праву из фирмы INTELLECT Анной Устюшенко разобрались, как внести изменения в договор и обмениваться документами без лишних затрат.
Как продолжить сотрудничество по закону
Отношения между вами и работником регулирует Трудовой кодекс. Если человек переехал за рубеж, с ним можно продолжить работать по трудовому договору двумя способами:
- отправить в командировку;
- оформить дистанционную работу.
Если вы заключали договор ГПХ, то менять ничего не нужно.
Теперь разберём плюсы и минусы каждого типа договора подробнее.
Трудовой договор
Командировка. Работодатель может отправить сотрудника в командировку в другую страну. Для этого ему нужно издать приказ. Иногда работнику выдают командировочное удостоверение и служебное задание, но в положении о командировках говорится, что это необязательно и решает сама компания.
Шаблон приказа о командировке и правила его оформления
Плюсы:
- сможете продолжить сотрудничество по трудовому договору.
Минусы:
- Работник едет за границу, чтобы выполнить конкретное поручение. Если его нет, то суть командировки теряется, а значит, этот вариант вам может не подойти.
- Поездка временная, и компания должна установить её срок. Если сотрудник не знает, как долго он планирует пробыть за границей, то этот способ не для вас.
- Нужно оплачивать сотруднику проезд, жильё и суточные. Все расходы указаны в статье 168 ТК РФ.
Дистанционная работа. Компания может перевести работника на удалённый режим. Для этого нужно заключить трудовой договор о дистанционной работе. Если сотрудник уже работает в компании, то оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
Анна Устюшенко, руководитель группы практик «Коммерческое и трудовое право» юридической фирмы INTELLECT:
«Дистанционный режим — оптимальный вариант, если работник уехал в другую страну. Трудовым кодексом это не запрещено, если компания и сотрудник согласовали работу на удалёнке. Работодатель не может уволить человека за то, что сегодня он работает из Москвы, завтра из Твери, а послезавтра из Стамбула».
Плюсы:
- сможете продолжить сотрудничество с работником;
- можно обмениваться документами в электронном виде.
Минусы:
- запрета на дистанционную работу с сотрудником за границей нет, но Минтруд не рекомендует применять этот способ.
Условия труда сотрудников должны быть безопасны — об этом заботится работодатель. В Минтруде считают, что если работник за рубежом, то компания не может этого сделать. Письма министерства носят рекомендательный характер, каждая организация сама решает, следовать им или нет.
Договор ГПХ
Если вы заключали договор ГПХ, то после отъезда исполнителя за рубеж менять условия не нужно. Он не считается работником в штате, а выполняет задание и получает за него гонорар. Договор оформляют на конкретный срок, и если нужно, продлевают.
Как самостоятельно заключить договор оказания услуг
Плюсы:
- просто оформить;
- не надо начислять больничные и отпускные.
Минусы:
- вы платите за результат и не можете требовать, чтобы исполнитель соблюдал график работы и находился на связи в рабочее время.
Договор ГПХ подходит и в том случае, если исполнитель — иностранный гражданин или лицо без гражданства за пределами РФ.
Если штатный сотрудник уехал в другую страну и работодатель хочет перевести его на договор ГПХ, то это риск для компании.
Гражданско-правовой договор с бывшим работником могут признать трудовым и тогда грозит штраф:
- от 50 000 до 100 000 рублей для компании;
- от 10 000 до 20 000 для кадрового работника, руководителя, бухгалтера;
- от 5 000 до 10 000 для ИП.
Кроме того, переход на договор ГПХ после трудового привлекает внимание налоговой. Инспекторы могут заподозрить оптимизацию расходов, так как ГПХ позволяет не начислять часть страховых взносов исполнителям.
Скачать шаблон договора возмездного оказания услуг
Как платить зарплату работнику за границей в условиях санкций ЕС и США
Платёжные системы MasterCard и Visa приостановили работу с картами, выданными российскими банками. Чтобы перечислить зарплату сотрудникам за границу, есть два варианта:
- переводить зарплату через российские банки, которые не попали под санкции;
- использовать сервисы-посредники, например, «Золотая корона», «Юнистрим», Contact.
Если карта сотрудника открыта в иностранном банке, то ограничений на перевод зарплаты работникам за границу у компаний нет. Но порядок переводов в условиях санкций может отличаться, поэтому детали лучше заранее уточнить в своём банке.
Какие отчисления надо делать за работника, уехавшего за границу
Работодатель должен платить НДФЛ и страховые взносы. Для НДФЛ важно учитывать два условия:
- сотрудник резидент или нет;
Если место работы сотрудника за границей, то его вознаграждение — доход от источников за пределами РФ. В этом случае:
- работник-резидент должен сам посчитать и заплатить НДФЛ;
- работник-нерезидент не платит НДФЛ.
Пример. Дизайнер Анна работает в штате российской компании. В месяц она получает 80 000 рублей, из которых 10 400 рублей работодатель отчисляет как НДФЛ. В марте 2022 года Анна решила на несколько месяцев переехать в Армению. Чтобы не терять ценного сотрудника, компания предложила ей заключить допсоглашение о дистанционной работе.
Если Анна вернётся в Россию через шесть месяцев, то останется резидентом и должна будет сама рассчитать и заплатить налог с зарплаты. Если по итогам года Анна не будет резидентом, то ни она, ни компания НДФЛ платить не будут.
Если место работы сотрудника в России, то его зарплата — доход от источников в РФ.
В этом случае:
- за работника-резидента компания платит налог по ставке 13%, если сумма меньше 5 миллионов рублей;
- за работника-нерезидента налог надо заплатить по ставке 30%.
Письмо Минфина о налоговом статусе работника
Если сотрудник работает по трудовому договору, то компании должна платить за него взносы на:
- пенсионное страхование;
- медицинское страхование;
- социальное страхование;
- травматизм.
Наниматели по договору ГПХ перечисляют за исполнителя взносы на пенсионное и медицинское страхование, а также взносы на травматизм, если это прописано в договоре.
Как обмениваться документами с сотрудником за границей
Вы должны договориться с сотрудником, как тот будет получать документы и отчитываться о работе. Есть три варианта: отправка оригиналов, обмен скан-копиями и электронный документооборот. В зависимости от того, по какому договору работаете, нужно будет соблюдать те или иные требования.
Если сотрудник работает по трудовому договору. Вы можете отправлять ему оригиналы документов за границу, но это самый трудный вариант. Для этого вам потребуется:
- тратить деньги на бумагу, картриджи, оплату почтовых или курьерских услуг;
- рассчитывать время, когда придут документы: доставка, как правило, занимает 7−10 дней;
- выделять место, где хранить папки с бумажными документами.
Также обмениваться с сотрудником документами можно электронно через специальную программу. Но для этого понадобится электронная подпись. О том, как её оформить, мы подробно описали в статье.
Документы, подписанные с помощью электронной подписи, имеют полную юридическую силу.
Если компания и сотрудник заключают трудовой договор и дополнительные соглашения в электронном виде, то для подписания работодателю нужна квалифицированная подпись, а сотруднику достаточно неквалифицированной.
Справка. Неквалифицированная подпись заменяет обычную. Она нужна для отправки документов в налоговую или внутреннего документооборота компании. Квалифицированная подпись более защищённая — для её использования надо установить на компьютер специальную программу. Получить КЭП можно только в налоговой или аккредитованных удостоверяющих центрах.
Большинство других документов можно отправлять по электронной почте в виде скан-копий. Но этот момент нужно заранее прописать в договоре.
Анна Устюшенко, руководитель группы практик «Коммерческое и трудовое право» юридической фирмы INTELLECT:
«Сложнее всего оформить больничный. Сотрудник должен отправить в отдел кадров оригиналы документов по почте заказным письмом с уведомлением. Другой вариант — прислать серию и номер электронного листка нетрудоспособности.
Работнику нужно взять в стране, где он находится, справку или больничный, подтверждающий факт болезни, её срок, диагноз. Заверить у местного нотариуса или апостилировать. Но и это ещё не всё. Нужно обратиться в поликлинику в России, чтобы заменить иностранную справку на электронный больничный. Впрочем, это можно сделать и по доверенности.
Номер электронного больничного нужно сообщить работодателю в течение 6 месяцев, чтобы получить пособие».
Если работник не против, то на время болезни ему можно оформить отпуск без сохранения зарплаты.
По договору ГПХ. Компания и исполнитель могут продлить договор удалённо. Для этого достаточно выслать оригиналы документов по почте или обменяться скан-копиями. В договоре нужно указать, что стороны не против такого способа и прописать адреса электронной почты, с которых будут отправлены документы. Сам договор можно подписать как обычной подписью, так и электронной. Кроме того, можно использовать электронный документооборот.
В телеграм-канале Справочной больше полезных материалов для бизнеса, открытые комментарии для нетворкинга и прямые эфиры с экспертами. Подписывайтесь!