Что такое корпоративная карта
Корпоративная карта работает также, как карта физлица: позволяет 24/7 оплачивать покупки и снимать наличные. Если она привязана к отдельному карточному счёту, её нужно вручную пополнять, если к расчётному счёту — можно пользоваться всеми деньгами, которые доступны компании.
Какие карты бывают
Неименной картой (или на предъявителя) может расплатиться любой получивший её сотрудник. Именная оформляется на конкретного сотрудника, который будет отвечать за все траты с неё.
Дебетовые карты — это когда вы тратите деньги компании, кредитные — когда заёмные деньги банка.
Валютные карты привязаны к валютным счетам, обычно их выпускают для зарубежных командировок.
Виртуальные карты — это когда нет пластикового носителя, карта живёт только в смартфоне. Это удобно для интернет-покупок.
Для чего нужна бизнес-карта
Предприниматели выпускают бизнес-карту для своего удобства. Ей можно расплатиться за мобильную связь или интернет, а также настроить автоматическое списание денег. Можно купить в магазине расходники для бизнеса — это актуально для строительных и монтажных компаний.
Корпоративные карты облегчают выдачу денег сотрудникам. Продавец поехал в командировку — ему можно просто выдать карту с определённым лимитом, а не оформлять подотчётные. Помощник заказывает канцелярию — на сайте он может просто указать данные бизнес-карты, а не платить со своей, а потом просить компенсацию.
В некоторых банках руководитель может гибко настраивать ограничения для карты. Например, сотрудник — водитель грузовика, которому в пути нужно заправляться — тогда можно настроить, что карта работает только на оплату за топливо.
При помощи карты можно не только платить, но и класть выручку на счёт. Например, продавец заканчивает смену, берёт купюры и вносит в банкомат.
Какие траты с корпоративной карты разрешены, а какие — нет
Выплачивать зарплату и пособия, например, больничные, с карты запрещено.
Для ИП других ограничений нет: деньги можно тратить на любые цели, как предпринимательские, так и личные. Если ваша система налогообложения — ОСНО или УСН «Доходы минус расходы», вам придётся вести раздельный учёт предпринимательских и личных расходов. Поэтому, чтобы учесть потраченные с карточки суммы при расчёте налога, собирайте подтверждающие документы.
Организации могут тратить деньги с бизнес-карты только на нужды компании. Например, можно:
- Заплатить поставщикам за товары или услуги: аренду, коммунальные платежи.
- Оплатить командировочные или представительские расходы: проживание, питание, проезд, аренду автомобиля.
- Купить хозтовары, канцтовары, программное обеспечение, потратить деньги на ремонт или уборку офиса.
- Заправить служебный автомобиль или купить запчасти к нему.
Каждый сотрудник, который расплатился картой, должен подтвердить покупки документами, такими как кассовый чек, договор, акт, накладная.
Как пополнить корпоративную карту
Если ваша карта привязана к карточному счёту, вы можете платёжным поручением перевести деньги на этот счёт с расчётного. Через банкомат можно пополнить карту, если вы:
- вносите выручку магазина,
- возвращаете заём,
- занимаете деньги компании.
Плюсы и минусы бизнес-карт
Плюсы
- С бизнес-картой деньги компании доступны 24/7, расплачиваться можно через терминалы на кассе и в интернете.
- Выдача денег становится проще: сотрудники сами распоряжаются деньгами, но в рамках лимитов и ограничений.
- Руководителю легко проконтролировать расходы сотрудников, в отличие от налички.
- Банки стимулируют пользоваться бизнес-картами, поэтому предлагают различные бонусы.
- ИП может пользоваться корпоративной картой для личных целей, поэтому не платить комиссию за перевод денег с расчётного счёта на личный.
Минусы
- При оплате бизнес-картой продавец должен применять кассу, даже если это сделка между юрлицами.
- Нельзя снимать много наличных: это большие комиссии и вопросы от банка, который будет подозревать обналичку.