В этой статье мы поделимся опытом автоматизации казначейства в торговом предприятии на базе специализированного продукта группы компаний "СофтБаланс" – Финансы 360°.
Информация о заказчике:
- Более 20 юридических лиц (группа компаний);
- Вид деятельности: оптовая, розничная и интернет-торговля товарами для домашних животных;
- Более 400 торговых точек по всей России;
- Централизованное казначейство: ежедневно производится порядка 300 платежей.
- Бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия.
Цели и задачи проекта автоматизации:
- Оказать методологическую поддержку в разработке бюджетного процесса;
- Отказаться от согласования счетов на бумаге: счета в компании согласовывали у руководителей и передавали в бухгалтерию. Далее их вносили в систему в виде платежек. Процесс согласования у разных лиц был длительным, и счета на оплату иногда терялись;
- Перейти от ручного создания платежных поручений к автоматическому формированию документов;
- Организовать контроль лимитов при оплате счетов. Он полностью отсутствовал и оплачивались все счета, вне зависимости от того, были они запланированы или нет;
- Автоматизировать процессы управления денежными средствами без внесения изменений в основную учетную систему. Заказчик хотел, чтобы не было никаких изменений в процессах бухгалтеров, а встроенная система никак не мешала работе в 1С:Бухгалтерии;
- Минимальное вовлекать специалистов заказчика в процесс автоматизации: для получения информации было только одно контактное лицо.
На выбор в пользу системы Финансы 360° повлияли следующие факторы:
- Продукт специализирован для решения конкретной задачи: автоматизации казначейства и бюджетирования;
- Квалифицированная методологическая поддержка специалистов ГК "СофтБаланс" (разработчиков системы) при разработке бюджетного процесса исходя из бизнес-процессов заказчика и возможностей продукта Финансы 360°;
- Отсутствие лицензирования рабочих мест, так как предполагалось более 200 пользователей;
- Простота администрирования – достаточно обучить пользователей;
- Бесшовная интеграция с 1С:Бухгалтерия предприятия, чтобы соблюсти основное требование об отсутствии изменений в основной учетной системе.
Ключевые задачи, решенные в ходе автоматизации
В рамках методологической поддержки:
- Разработана бюджетная модель под бизнес-процессы заказчика с комментариями и рекомендациями по совершенствованию.
- Настроен бюджетный процесс с учетом потребности в скользящем планировании. Особенно актуально в текущей экономической ситуации, когда строить долгосрочные планы без редактирования становится невозможно;
- Планирование реализовано по подразделениям и департаментам компании;
- Оптимизирована структура статей и бюджетов;
- Настроены аналитики бюджетирования для статей. Зачастую компании выбирают разные аналитики для разных статей бюджетирования. Но желание заказчика было не совсем стандартным: факт по всем статьям должен был собираться в разрезе восьми одних и тех же аналитик. Так как не все значения можно получить напрямую из учетной системы, стояла задача настроить факт так, чтобы он получался в разрезе конкретных аналитик.
Заказчик хотел автоматизировать процесс согласования, так как очень много времени тратилось на подписание платежных документов. Для этого специалисты создали:
- Более 25 ролей исполнителей в системе: от бухгалтера до директоров различных уровней и произвели настройку дополнительных условий для каждого.
- Более 20 различных маршрутов согласования для заявок на расходование денежных средств.
Для удобства заказчика специалистами ГК "СофтБаланс" был разработан новый документ планирования, поскольку пользователям был непривычен формат типового документа.
В системе Финансы 360° документ называется "Ввод плановых значений по источнику расхода". В нем:
- Сохранена максимально комфортная для сотрудников форма заполнения - внешне он напоминает документ формата Excel;
- Предопределен состав по статьям и аналитикам под конкретного исполнителя – ответственной вносит только цифры;
- Данные автоматически переносятся в типовой документ «Ввод плановых значений».
Специалисты ГК "СофтБаланс" настроили контроль лимитов по статьям оборотов – система отбора счетов на оплату стала более четкой.
Рабочее место казначея-операциониста в системе Финансы 360° напоминает интерактивный платежный календарь, который позволяет:
- Выводить счета в разных валютах;
- Отражать согласованные заявки или только заявки, согласованные в рамках реестра платежей;
- Перемещать заявки по календарю, разбивать на несколько периодов оплаты или переносить между расчетными счетами
- Формировать платежные документы одной кнопкой – при нажатии кнопки "Сформировать платежные документы" процесс выполняется автоматически.
Кроме того, для каждой из статей бюджетов было настроено правило формирования факта онлайн: при проведении документа о списании или поступлении денежных средств в основной учетной системе данные автоматически попадают в систему Финансы 360°. После разнесения банковской выписки можно сразу сформировать отчет о движении денежных средств для руководства компании, что позволяет оперативно принимать решения о распределении финансовых потоков.
Итоги проекта
- Разработана и внедрена методология бюджетирования движения денежных средств;
- Благодаря автоматизации срок согласования счетов на оплату в системе Финансы 360° сокращен в среднем в 2,5 раза;
- Полностью автоматическое создание платежных документов сильно сократило трудозатраты бухгалтеров;
- Ежемесячные расходы сократились в среднем на 10% благодаря контролю лимитов. Все платежи стали проходить отбор на оплату в текущем месяце;
- Заказчик отказался вести платежный календарь в Excel, что снизило трудозатраты на управление денежными потоками более чем на 40%;
- Оперативное формирование отчетности по движению денежных средств способствовало более качественным управленческим решениям, поскольку все данные достоверны и есть в системе.