Ребята, всем привет! 👋 Приходилась ли вам сталкиваться с ошибками ввода данных в Excel?
Я с таким сталкиваюсь регулярно, особенно в тех случаях, когда мне приходиться подбирать решение для автоматизации работы, где пользователь вводит те или иные данные вручную.
Например, один и тот же отдел или должность пользователь может записать, то с БОЛЬШОЙ, то с МАЛЕНЬКОЙ буквы, либо допустить опечатку и т.п.
Мне задают вопрос: "Как избежать ошибок при вводе данных?".
По мне безусловно ответ очевиден - при помощи проверки вводимых значений. Но как показывает практика ни все об этом знают.
Об этом и поговорим...
Проверка данных – это инструмент Excel, с помощью которого пользователь может сам сформировать ограничения на ввод данных в ячейки, а также выводить на экран сообщения, предлагающие выполнить правильные действия и уведомлять об ошибках.
С помощью проверки данных можно:
- упростить ввод повторяющихся данных, сформировав из них выпадающий список;
- создать подсказку для ввода данных в ячейку, которое будет появляться при выделении ячейки.
Таким образом, можно подсказать пользователю о необходимости ввода тех или иных данных.
Рассмотрим каждый из таких способов.
⏩ Установка ограничений на ввод данных
Если таблицу только предстоит заполнять, то, чтобы избежать случайных опечаток или облегчить ввод повторяющихся значений, можно задать ограничения на вводимые данные.
Если таблица уже заполнена данными, то, чтобы обнаружить неверные данные, необходимо так же установить ограничения на данные.
Ваши действия:
☑️ Шаг 1: Выделить диапазон ячеек
☑️ Шаг 2: На вкладке Данные [Data], в группе Работа с данными [Data Tools], выбрать Проверка данных [Data Validation].
☑️ Шаг 3: В диалоговом окне Проверка вводимых значений [Data Validation] на вкладке Параметры [Option], задать Условие проверки [Validation criteria] – выбрать тип данных и поставить ограничение на вводимые значения:
🔔 Что важно! Применив типы проверок Целое число или Действительное, внести в ячейку можно будет только число. При этом стоит помнить, что даты и время Excel воспринимает и хранит именно как числовые значения, поэтому ввод даты и времени тоже будет разрешен, если он не противоречит остальным условиям проверки.
☑️ Шаг 4: На вкладке Подсказка (Сообщение) по вводу [Input Message] ввести подсказку об ограничениях при вводе данных. Подсказка будет отображаться в активной ячейке при условии, что выбран параметр Отображать подсказку, если ячейка является текущей [When input message when cell is selected].
☑️ Шаг 5: На вкладке Сообщение об ошибке [Error Alert] в поле Вид [Style], выбрать:
☑️ Шаг 6: Подтверждаем --->> ОК
🔔 Что важно! Сообщение об ошибке будет выводиться на экран, при условии, что установлен флажок Выводить сообщение об ошибке [Show error alert after invalid data is entered].
При вводе неверных данных в ячейку отобразится сообщение для ввода (подсказка) и предупреждение, например:
⏩ Поиск неверных данных
В случае если данные в таблице уже заполнены, и необходимо обнаружить некорректно введенные значения Excel сможет обвести все неверные данные если задать ограничения на введенные данные.
Для этого следует:
☑️ Шаг 1: Задать ограничения на введенные данные.
☑️ Шаг 2: На вкладке Данные [Data] в группе Работа с данными [Data Tools], открыть список кнопки Проверка данных [Data Validation],
например,
☑️ Шаг 3: выбрать Обвести неверные данные [Circle Invalid Data].
На текущем листе все неверные данные будут обведены красным цветом.
🔔 Важно!
- Excel только указывает неверные данные, задача пользователя – внести изменения.
- При сохранении изменений в файле, красная обводка автоматически убирается с листа. На печать обводка неверных данных не выводится.
Для принудительного удаления обводки неверных данных, следует:
- на вкладке Данные [Data] в группе Работа с данными [Data Tools], открыть список кнопки Проверка данных [Data Validation] ;
- выбрать Удалить обводку неверных данных [Clear Validation Circles].
📣 ПОДВОДЯ ИТОГ, что хочется подчеркнуть следующие основные преимущества.
✅ Основными преимуществами использования рассмотренных способов защиты являются:
- защита ячеек позволяет скрыть формулы от просмотра и защитить содержимое от изменений.
- Защита ячеек позволяет скрыть формулы от просмотра и защитить содержимое от изменений.
- определенные диапазоны ячеек можно защитить для разных пользователей.
- защита листов от просмотра другими пользователями.
✅ Основными преимуществами использования проверки данных являются:
- упрощение ввода повторяющихся данных.
- предотвращение ввода некорректных данных путем ограничений на вводимые значения.
- выявление неправильных данных.
Используйте в работе рассмотренные способы защиты и проверку данных - это позволит Вам избежать ошибок ввода данных в Excel.
А на этом сегодня все. Продолжение следует...
Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить новые уроки и полезные фишки Excel. Следите за нашими новостями и вы узнаете больше о VBA и Excel в частности.
В следующих уроках более подробно рассмотрим:
☑ Создание и ведение таблиц
☑ Вычисления в таблицах
☑ Преобразование таблицы в обычный диапазон
☑ Удаление дубликатов и др.
За лайк 👍 и репост 🔁 данного поста благодарочка 💖 и респект 🤝 каждому!
#проверка данных в excel #excel #установка ограничений на ввод данных #примеры excel #поиск неверных данных в excel #обучение excel #фишки excel #задачи excel #работа с данными в excel #ввод повторяющихся данных в excel
