Много лет мы развиваем Логистику в стиле "мы лучше знаем, что хочет клиент"... это связано с тем, что в большой сервисной/производственной компании про логистику вспоминают в случае проблем, а когда все ОК - то есть всегда дела поважнее. Вот и выдумывают логисты сами себе возбуждающие воображение и мотивацию Цели и Стратегии.
Нам повезло - ситуация поменялась. В этой статье хочу поделиться опытом проведения Стратегической сессии для объединенной команды Бизнеса и Логистики, в результате которой произошло много wow-эффектов.
Почему и зачем я это делаю? Чтобы наш опыт помогал и другим командам + интересно получать идеи из серии "как можно в следующий раз сделать лучше".
Как это началось?
Звезды сложились, и Лидер Бизнеса Таня решила, что к Логистике накопилось достаточно вопросов и пора поговорить... в процессе подготовки выяснили, что цель - не просто поговорить с Логистикой, а решить, на чем фокусировать основные силы объединенной команды. Мы с Таней потратили около 20 часов на подготовку... сейчас понимаем, что оно того стоило!
💡 активное вовлечение Тани в подготовку сессии выстрелило не только в процессе, но и после, когда появились новые вопросы и сомнения у команды - Таня помогала ребятам понять, почему было важно сделать каждый из шагов (а не спихнула всю ответственность, например, на меня).
Как это было + выводы и уроки
Открытие (30 мин)
🎯 Зачем? Чтобы люди поняли, на что они потратят день + что фасилитаторы - нормальные ребята и им можно доверять (друг друга они все уже достаточно знали)
🎬 Как? Welcome board и ROAR (Roles, Objective, Agenda, Rules) - см флипчарт
☝️Insights! Важно учесть готовность людей к формату и не переусердствовать с слишком волшебными упражнениями (нам показалось, например, что к Impromptu networking эта группа еще не готова). Еще Таня заранее говорила ребятам из Бизнеса про новый формат - создалось такое ожидание чуда и интрига... как минимум, людям было интересно
Вызовы рынка (15 мин)
🎯 Чтобы люди поняли, что мы исходим из реальных бизнес-задач и актуального контекста + что Тане это персонально надо, заинтересованность в успехе
🎬 Таня собирала данные за год и делилась со всей командой важными вызовами, которые стоят перед всей организацией. На выходе суммировала видение результата - уровень продукта/сервиса, к которому мы стремимся в 2020 году через Elevator pitch
☝️Мне как фасилитатору было очень важно, что это не только моя сессия, но и в значительной степени Танина
Понять наш Продукт (60 мин)
🎯 Как всегда, все говорят, что и так ясно... Но всем ли ясно одно и тоже? И одинаково ли ясно? Создать у людей общий фундамент = ответы на вопросы про Клиента, его Боли и Стремления
🎬 Value proposition canvas в мини-группах вокруг 4 основных типов сервиса, который бывает нужен Клиенту (например, долгосрочный и внеплановый ремонты), проработать каждый отдельно, а потом свести самые мощные факторы вместе
☝️Даже самые скептики вовлеклись, сделали классные мысли... Это был первый опыт с Value proposition, обычно используем Lean Startup Canvas... думаю, что можно эффективно комбинировать или чередовать
Увидеть наш процесс (70 мин)
🎯 Люди из трех крупных "колодцев": CSL находятся на Объекте и выступают главным лицом ДжиИ для Клиента; CFM помогает из офиса с процессингом заказов; Логисты обеспечивают доставку и таможенное оформление. Нужно было сделать так, чтобы они увидели процесс от начала и до конца, чтобы говорить на языке бизнеса, а не своей функции (колодца)
🎬 Дали 5 заранее заготовленых шага процесса, попросили сделать "как на самом деле"... получили около 10 реальных шагов. Мини-группы взяли себе области из 1-3 шагов и расписали Вход-Ценность-Выход. Потом соседние группы сверили часы, чтобы Выход из предыдущего шага был равен Входу в следующий
☝️С радостью обнаружили, что мы с Таней не знаем всех деталей процесса, зато команда (как и положено классной команде) с удовольствием визуализирует реальность
Увидеть, что происходит внутри процесса и где болит сильнее всего (90 мин)
🎯 Был четкий запрос на сверку ожиданий между "колодцами". Люди ожидали друг от друга много всего, но не всегда получали или даже знали про ожидания. Когда участники увидят вклад каждой функции на каждом шаге - можно конструктивно обсуждать проблемные зоны
🎬 Сделали под "колонками" из шагов "плавательные дорожки" с функциями... новые мини-группы заполнили каждая свою дорожку, обсудили вопросы, а затем написали боли и проголосовали за самые "ценные"... сформулировали Бэклог улучшений
☝️Оказывается, не все в бизнесе понимали метрики и критерии успеха работы Логистики, хотя мы год публиковали результаты на еже-двухнедельной основе + когда есть карта с деталями на стене, легче не уходить в обсуждение персоналий, а оставаться на правильном уровне - процесса
Формируем команды волонтеров (30 мин)
🎯 Нужно найти системные и надежные решения болей... раньше пробовали делать команды или приоритеты спускать директивно - не летело... Решили предложить людям самим вступить в игру
🎬 Стас и Таня говорили про ценность и важность этих инициатив, обещали определенную поддержку (и фиксировали на флипчарте), поясняли значение и роль волонтеров, подсказывали возможности и мотивацию... дальше просто замолчали и дали людям возможность встать и вписать себя на флипчарт
☝️У людей в этом году работы на 50% больше, чем в прошлом, а дополнительных ресурсов... как обычно. Тем не менее, люди, которые сами пришли к стратегическому пониманию проблем и ценности решений встали и вписались в команды, чем вызвали неимоверное чувство удовлетворенности у организаторов
Человеческое завершение (15 мин)
🎯 Чтобы сделать чувство локтя еще сильнее, повысить ценность сессии, выводов и принятых решений
🎬 "Что я уношу с собой?" и "Следующий шаг"... просто кушбол и разговор сидя кружочком
☝️Масса поддержки формату, вдохновение людей, откровенность и благодарность каждому члену команды за этот день... очень тепло
Огромное спасибо всем, кто помогал готовиться и проводить, а особенно: Саша Баптизманская, Маша Пронина, Таня Ермолаева, Ира Суханова.