Как правило, финансовые компании начинают работу с кредиторскими задолженностями после того, как получают одобрения счета для оплаты. Профильные специалисты занимаются:
- обработкой и проверкой операций между компанией и её клиентами;
- оплатой счетов (а не товаров и услуг);
- контролем корпоративных служб и систем, через которые проходит выставленный счет
Задачи сложные и требующие много внимания. Кроме того, направление Accounts Payable, которое и занимается ими, состоит из большого количества уровней регулирования, аудиторских требований, принципов итоговой отчетности и т.д.
Технология process mining способна визуализировать полный процесс работы с кредиторскими задолженностями, воссоздать всю последовательности пути от получения счета до его оплаты. Всё это дает возможность своевременно закрыть операции, предпринять меры по ликвидации возникших проблем в процесса, сохраняя при этом финансовую ликвидность организации.
Пять основных причин, почему именно процессная аналитика максимально полезна в работе с задолженностями:
- Определение денежных компенсаций
Process mining дает возможность экономить. Как? Технология находит счета, где организация упустила какие-либо денежные выгоды, а потом визуализирует весь процесс – так становится очевидно, когда именно была потеряна возможность компенсации.
Интеллектуальный анализ данных также предполагает создание собственного плана, с которым можно максимизировать скидки и значительно экономить.
- Уменьшение DPO
DPO – это период кредиторской задолженности. Процессная аналитика помогает совершенствовать движение денежных средств благодаря сокращению времени, которое нужно компании для оплаты счетов и/или выставления их поставщикам.
Технология как бы «связывает» соответствующие данные с процессов, благодаря чему становится возможным анализ неоплаченного счета/покупки, а потом его подробный разбор на тему «Кто?», «Что?», «Где?» и т.д. Например, ошибки в счете-фактуре – некорректные суммы или данные вендоров – могут негативно повлиять на оборотный капитал.
Process mining же обнаруживает нестыковки в поставках, что дает возможность пересмотра условий будущих контрактов и/или платежей.
- Ликвидация дублирования платежей
Многие крупные компании, скажем, разрешают проводить платежи сотрудникам, которые не входят в Accounts Payable. Это может создать неудобный момент, когда оплата выполнена одним и тем же пользователем. Такое же возможно и с вендорами/поставщиками, когда они выставляют сразу несколько одинаковых счетов-фактур. Процессная аналитика помогает сразу фиксировать подобные случаи.
- Контроль оплаты в срок
Наглядное представление сроков от поступления платежа до оплаты и, важно, оповещения realtime о необходимости совершения операций – одна из возможностей процессной аналитики.
На обработку счета уходит достаточно много времени, а некорректные инвойсы могут стать причиной задержки платежей. Process mining точно определяет время, которое потрачено вручную зря.
- Соблюдение SLA
Высокоскоростная бесконтактная обработка счетов оказывает довольно большое влияние на вышеперечисленные метрики (KPI). Сокращение или полная ликвидация ручных операций снижает затраты Accounts Payable-штата и уменьшает время обработки счетов. Удобно, эффективно и очень результативно.