Один из ключевых этапов автоматизации и запуска новой системы – перенос данных из "старых" систем. Можно выделить несколько основных способов переноса данных, они представлены на схеме.
Чаще всего опираются на типовые или доработанные правила автоматического переноса данных, но в большинстве случаев типовые правила не отвечают специфике бизнеса, а доработка правил может не дать результат в необходимый срок.
По каким причинам автоматический перенос может не оправдать ожидания?
- Сложная информационная среда: использование различных систем в интересах бизнеса – «зоопарк систем».
- Стихийный перенос данных «по потребности»: выявление потребностей в ходе эксплуатации.
- Отсутствие или недостаточность методологической проработки этапа: какие данные и откуда перенести.
- Существенная погрешность между плановыми сроками реализации этапа и требуемыми на самом деле.
Решение проблемы – проработка и построение полноценной модели переноса данных. Она включает следующие этапы:
1. Установка срока запуска новой системы.
2. Проработка структуры данных к переносу.
3. Оценка требуемой полноты переноса данных и их объема.
4. Определение последовательности заполнения системы.
5. Выбор способа и источника переноса данных для каждого объекта системы.
6. Определение метода сверки данных после переноса.
7. Составление плана со сроками исполнения и ответственными.
8. Составление перечня организационных мероприятий по подготовке к переносу.
Рассмотрим каждый этап переноса данных подробнее.
1. Установка срока запуска «новой» системы
Существенное влияние на объем и выбор способа переноса данных оказывает определение даты запуска работы в новой системе. Практика показывает, что предпочтительным является запуск работы в новой системе с начала календарного года, так как:
- В оперативном контуре к концу года происходит максимальное закрытие заказов - это приводит к сокращению объема данных к переносу.
- Возможно проведение полноценной инвентаризации товарных остатков и взаиморасчетов без ущерба оперативной деятельности.
- Происходит снижение уровня НЗП
- В случае ведения регламентированного учета в единой базе не требуется сопоставимость данных по закрытию периодов «внутри года» ввиду отличающихся механизмов расчета себестоимости, ведения взаиморасчетов и так далее.
На данном этапе с заказчиком необходимо согласовать:
- дату запуска новой системы;
- период, за который будут переносится исторические данные
- установить сроки проведения работ по переносу данных.
2. Проработка структуры данных к переносу
При разработке методологии переноса данных следует комплексно понимать задачи, которые стоят перед конкретной системой.
При проработке целевой структуры данных следует четко понимать, какие данные в каком виде учета должны найти свое отражение: в оперативном, регламентированном, международном, управленческом.
Итог работы на данном этапе – сводная таблица, отражающая прототип структуры данных к наполнению в новой системе.
3. Оценка требуемой полноты переноса данных и их объема
Данный этап предполагает работу в четырех направлениях:
- Составление и утверждение полного списка начальных настроек системы
- Определение полного перечня справочников для корректной работоспособности новой базы
- Определение полноты переноса остатков
Глубина переноса данных рассматривается в зависимости от потребностей бизнеса. Например, для переноса данных по задолженности поставщикам может быть два подхода:
- Перенос взаиморасчетов в соответствии с типовой логикой – документами "Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками" + указание расчетного документа (объект расчета).
- Перенос первичных документов в новую систему с учетом всех оперативных движений в исторической системе. Такой подход может быть реализован, когда предприятию необходимы данные о деятельности в предыдущих периодах.
Выбор подхода напрямую влияет на дальнейшее определение способа и методологии переноса остатков, в том числе собственных товаров на складах, взаиморасчетов, отражение на счетах регламентированного учета.
4. Оценка объема справочников и количества их элементов; документов (закрытых и незакрытых); записей в документах ввода начальных остатков.
Например, для оценки количества записей в документе ввода начальных остатков собственных товаров можно использовать либо отчеты оперативного контура остатков на складах, если не стоит задача сверки по стоимости, либо оборотно-сальдовую ведомость по счетам учета ТМЦ.
Итогом должна стать заполненная модель-схема с описанием по каждому разделу переносимых документов, данных и их объема.
4. Определение последовательности заполнения системы
Вне зависимости от выбранного способа и полноты данных к переносу, следует соблюдать очередность наполнения системы данными. Общий подход к последовательности наполнения базы данными следующий:
Определение последовательности необходимо для построения календарного плана переноса данных, а также выявления ключевых позиций, на которых может быть завязана работа смежных исполнителей.
Итог работы на данном этапе – утверждение модель-схемы последовательности переноса остатков.
5. Выбор способа переноса и источника данных для каждого объекта системы
Напомним существующие способы переноса данных:
- Автоматический перенос данных типовыми или доработанными правилами
- Наполнение системы данными с помощью типовых документов (ручной ввод)
- Комбинированный перенос данных (частично правилами, частично ручное заполнение)
Источниками данных выступают:
- Историческая база
- Внешний файл
- Прочие СУБД
В больших проектах миграции могут быть определены несколько способов и источников для переноса данных. Например, при переносе ТМЦ в разрезе складов, для одного склада может быть использован автоматический перенос остатков типовыми правилами, а для другого склада – ручное заполнение или загрузка из внешнего файла.
В результате таблица с моделью переноса заполняется в разрезе способа и источника для каждого объекта системы. Такой подход позволяет на следующем этапе детально запланировать и контролировать ход переноса данных.
6. Определение метода сверки данных после переноса
Очень важно согласовать с заказчиком метод сверки данных после переноса. Приведем примеры методов сверки:
Определение и утверждение метода сверки позволит достичь наиболее качественного переноса данных и внесет ясность для всех участников процесса. Итогом отражается в таблице, пример приведен ниже.
7. Составление плана со сроками исполнения и ответственными
На седьмом этапе определяется рабочая группа и закрепляются ответственные со сроками исполнения и датами сверки. По итогу этапа составляется детальный план переноса данных с распределением загрузки трудовых ресурсов.
8. Составление перечня организационных мероприятий по подготовке к переносу
Итак, на последнем этапе нужно:
1. Подготовить данные к переносу, а именно:
- Подготовить шаблоны и описания правил загрузки
- Проверить корректность базы источника на предмет остатков на складах, взаиморасчетов с клиентами и поставщиками, взаиморасчетов с сотрудниками и так далее
2. Определить даты запрета движения остатков на время переноса
3. Подготовить план итерации загрузки и мероприятий в случае сбоя переноса (обеспечить резервное копирование базы после каждой итерации переноса)
Инвентаризация на складах, раннее закрытие базы, инвентаризация взаиморасчетов и прочее – это те мероприятия, которые обязательно необходимо запланировать и учесть на этапе переноса остатков. Даты проведения данных мероприятий должны быть синхронизированы с общим планом переноса данных.
Выводы
Описанный нами подход отвечает критериям управления этапом проекта с точки зрения целостности и комплексности. Он требует трудозатрат, но при этом позволяет:
- Получить гарантированно качественный результат переноса данных вне зависимости от выбранного способа переноса.
- Оптимизировать и контролировать ход выполнения проекта.
