Думаю, каждый попадал в ситуацию нехватки времени, много дел, а еще кто-то постоянно отвлекает, работа накапливается, в итоге организм испытывает стресс, переходит в режим «защиты».
Тайм-менеджмент: различные методы и техники для организации времени. Определений множество, но все они несут одну ключевую мысль «разумно распоряжайся своим временем».
Временной ресурс не безграничен, так же как и ваша нервная система. Чтобы не потерять себя в работе, необходимо научиться грамотно использовать свое время. В этой статье я поделюсь личным опытом, который помог мне правильно начать работать. Хватит лить воду, перейдем к делу.
Итак, вы пришли на работу, что необходимо?
- Выпишите все свои задачи на ближайшую неделю, либо составьте/откройте список на телефоне/компьютере (здесь, кому как удобно). Выписываем все, обязательно указываем в каждой задаче крайний срок (к какому дню нужно выполнить задание). Это важный этап, который нельзя пропускать. Вы должны понимать весь объем работы.
- Сделайте приоритизацию задач. Важные и горящие дела идут вверх по списку. Но что делать, если практически все задачи такие? Ставить приоритет среди горящих. И далее переходим к следующему шагу.
- Примерно оценивайте каждую задачу. Например, сделать отчет по контекстной рекламе. Вспоминаем, сколько времени занимает данный отчет, ну пусть будет 1,5 часа. И так делаем с каждой задачей. Если сомневаетесь, заложите побольше времени. Лучше потом выполнить дополнительную задачу, чем ваш план сорвется.
- Закладывайте время на консалтинг/отдых/форс-мажоры. Рассмотрим детально, у вас девяти часовой рабочий день:
1 час - обед. Остается 8 часов
1 час - разговоры с коллегами, попить чаю. Давайте будем честны, мы не роботы. Никто не будет сидеть и 8 часов подряд усердно работать. Вы ходите в туалет, пьете чай/кофе, просто болтаете с коллегами. И это нормально, вы должны отдыхать, чтобы и дальше продуктивно работать. Остается 7 часов
1 - 1,5 часа - общение с коллегами по задачам/ответы на вопросы/общение с руководством. К вам могут подходить коллеги/руководство и уточнять какие-то моменты. Вас всегда будут дергать, от этого никуда не деться. Остается 5,5-6 часов
Полчаса - форс-мажор. Конечно, это очень мало для таких обстоятельств. Но если вдруг оно случится у вас будут эти полчаса, плюс время от общения с коллегами и, скорее всего, время от обеда и отдыха на решение срочной проблемы. Остается 5-5,5 часов.
Полчаса - составление списка по приоритизации и оценке задач. Остается 4,5-5 часов
Итого, у вас есть примерно 4-4,5 часов чистого рабочего времени конкретно на ваши задачи.
- Подведите итоги. Вы оценили все задачи и факторы, теперь перед вами реальная картина, что и сколько вы можете сделать за один день. Идете с данным списком к руководству и говорите, что все сделать не успеете, конечно, все аргументируя. Таким образом, вы сами понимаете, что успеете сделать и можете договориться с руководством о приоритизации задач.
Если коротко, то необходимо следовать по следующим шагам:
- Список
- Приоритизация
- Оценка
- Итоги
Надеюсь, статья написана понятно и поможет вам организовать эффективный рабочий день.
