Реалистичный подход требует смотреть правде в глаза. В хорошие времена все шло как-то само собой, решения находились в процессе, проблемы иногда растворялись сами. А теперь новая действительность, которую надо принять как данность.
Если раньше вы могли себе позволить игнорировать свои бизнес-процессы и не работать над ними, то в настоящее время такое себе позволить вы не можете.
И даже не имеет значения, находитесь вы сейчас в росте или испытываете падение.
Бизнес-процессы помогают руководителю понять, как происходит работа на каждом участке вашего дела и каждом этапе работы; какие критерии качества исполнения применяются в каждом процессе.
Что должен содержать каждый бизнес-процесс?
Все что указано ниже является железобетонным и не может быть проигнорировано, это самые строгие составляющие, которые должны быть четко прописаны и исполняться просто безукоризненно.
Дополнять можно, упрощать нельзя. Без указанных составляющих бизнес-процесс существовать не может.
Итак,
- цель (зачем делаем?);
- заказчик (для кого делаем? «Заказчиком» может быть, например, бухгалтер, для которого мы делаем отчет);
- исполнитель (кто делает);
- критерии исполнения (каким будет то, что мы сделаем? Качество исполнения, цвет, материал, полнота заполнения, объемы и тд., короче, как выглядит то, что исполнитель сделает);
- инструменты исполнения (чем делаем? В какой программе, на каком станке, с помощью каких шаблонов и тд.)
- сроки исполнения (когда мы это сделаем?);
- критерии передачи (как мы это передаем заказчику? Отправляем по почте, передаем на ОТК, заносим лично, кладем на полочку №5 и тд.);
- критерии оценки (как мы оценим исполнение работы, по каким показателям? Сюда же мы можем добавить разнообразные планы, например, продаж, посещений, выполненной продукции);
- процесс корректировки (что будет если не сделать или сделать не корректно? В данном случае должны быть прописаны процессы работы над ошибками, новые сроки исполнения и даже дисциплинарные санкции).
Что необходимо сделать?
1. Для начала собрать перечень своих бизнес-процессов.
Самое простое разбивать их по должностям, чтобы была ясность в исполнителях, далее уже каждую должность разбивать на ее внутренние процессы и каждый процесс прорабатывать по указанному выше перечню составляющих.
2. Найти проблемы, пробелы, ломанные процессы, «мусорные» процессы.
Гарантируем вам, их у вас будет много.
3. Погрустить о том, как много энергии ваших сотрудников уходило в воздух и в имитацию бурной деятельности.
Потом погрустить о выкинутых на воздух деньгах. Только грустим не долго, времена сейчас не те, некогда долго грустить, целина сама себя не освоит.
4. Чем серьезней процесс, тем тщательнее его необходимо проверить и настроить.
Как у собственника/руководителя у вас уже наверняка есть свой ранг важности процессов в голове. Например, отчетность в налоговую – критически важный процесс, выпуск продукции службой качества – критически важный процесс, настройка лидогенерации – критически важный процесс и так далее.
5. Оптимизировать все, что можно.
Для этого нужно проанализировать действия каждого сотрудника в каждом отделе, удалить лишние процессы- «пожиратели времени» (например, бестолковые отчеты) и прописать четкий алгоритм работы в Регламентах, обязательных к изучению. Отдельно оптимизировать и расписать процессы, общие для всех сотрудников компании или групп сотрудников. например, процесс взаимозамещения должностей во время вынужденного отсутствия (отпуска, болезни), который будет являться общим для всей компании. И сейчас вполне допустимо вводить строгие законы. Оповестите сотрудников, что выполнение ими бизнес-процессов сейчас на особом контроле.
6. Убирайте дубли!
В последнее время очень часто с этим сталкиваемся. Когда один процесс «висит» на нескольких исполнителей без строгой привязки, по принципу «кто сделает, тот и сделает», как вы догадались, в результате, не делает никто.
7. Автоматизировать бизнес-процессы.
Думать о скорости и автоматизации есть смысл только если процессы приведены в порядок и испытаны.
В хорошие времена мы всегда рекомендуем все что поддается автоматизации автоматизировать… Сейчас стоит быть осторожнее, действуем осмотрительно и спокойно. Избегаем больших неоправданных вливаний средств и «ломки» слаженных продуктивных бизнес-процессов. Особенно это касается не производства, а офисных процессов.
8. Осторожно внедрять новое.
Новые «фишки» должны внедряться только после оптимизации и автоматизации базовых процессов. Разрушать старое, но работающее для того, чтобы построить новое потому, что «кажется, так будет лучше» - недопустимо. Каждые нововведения в прописанные процессы должны быть тщательно продуманы и испытаны.
9. Переводить все в цифры.
Знать не только свои доходы/расходы, но и маркетинговые данные, конверсии, показатели эффективности рекламы и прочие данные, которые показывают, как развивается ваш бизнес.
10. Настроить точки контроля за выполнением процессов.
Есть аксиома – даже настроенный процесс без контроля переползает в состояние хаоса. И делает это с завидной скоростью.
Но при этом, руководитель не должен стоять над каждым сотрудником, контролируя каждый шаг. Для этого и нужны точки контроля. Регулярные срезы информации (в цифрах) которые позволят вам контролировать процесс, не утопая в оперативке. Самый простой пример – выполнение планов отделом продаж по дням, неделям, месяцам. Декомпозицию контрольных точек вы выполняете в зависимости от вашего бизнеса.
Вывод из рекомендаций по бизнес-процессам как всегда один – превращаем хаос в работающий как часы бизнес-процесс. Это не займет много времени и ресурсов, но служить вам будет годы.