Короткий ответ: надо. В доказательство приведем один сравнительно свежий случай из судебной практики.
Одно предприятие приобрело несколько новых автомобилей и несколько единиц спецтехники. По приказу руководителя бензин и дизельное топливо, которые были израсходованы до постановки нового транспорта на учет в ГИБДД, были списаны.
Орган финнадзора при проверке установил, что путевые листы для подтверждения расхода топлива в этой ситуации учреждением не оформлялись — хотя учетной политикой было определено, что списание топлива происходит только на основании правильно оформленных путевых листов.
Отсутствие документального подтверждения расходов ревизоры признали грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета. Руководителю организации выписали штраф по ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП.
Обескураженный руководитель обратился в суд. Он объяснил: автомобили и спецтехника были новыми, и их надо было заправить, чтобы перегнать от поставщика в учреждение — а затем в ГИБДД, для постановки на учет. То есть это была разовая эксплуатация транспорта, не подпадающая под «перевозку пассажиров и багажа», при которой закон обязывает оформлять путевой лист.
К тому же тогда автомобили и спецтехника еще не были зарегистрированы в ГИБДД. А значит, было невозможно заполнить некоторые обязательные реквизиты путевых листов: в частности, указать государственный регистрационный номер транспортного средства. По мнению руководителя учреждения, все это давало право обойтись без оформления путевых листов.
Однако суд счел его доводы безосновательными. Для списания топлива наличие оформленных путевых листов является обязательным, вне зависимости от целей эксплуатации транспорта. И то, что автомобили не поставлены на регистрационный учет — тоже не причина не составлять путевые листы.
Поскольку машины уже приняты к бухгалтерскому учету с присвоением инвентарных номеров, то в реквизитах путевого листа вместо регистрационного номера можно было указать гаражный / инвентарный номер (Решение Прикубанского районного суда г. Краснодара Краснодарского края от 14 декабря 2021 г. по делу № 12-1067/2021).
Вот так. Примите к сведению.