Я про постановку задачи писала уже не единожды))) И про самые распространённые ошибки в постановке задачи, и про то, зачем и как передавать сотруднику стандарты выполнения и ресурсы, и про то, как сделать задачу мотивирующей (это конечно не всё, ещё парочку внизу прикреплю))))
Очень часто руководители у меня даже спрашивают: уж не выставляем ли мы сотрудников идиотами, с такой подробностью разжёвывая им задачи? Не делаем ли их глупее? Не отбиваем на навыки самостоятельного решения задач?
А время? Где взять столько времени, чтобы так расписывать задачи?! (ага-ага, а время на исправления/выполнение сначала/расхлёбывание проблем из-за ошибочного выполнения есть))
А я вот что скажу: всё же крайне важно анализировать особенности своих сотрудников и взвешивать риски.
- Положим, не расскажете вы детально, как сделать задачу - и сотрудник сделает её по-своему. Вот совсем по-своему. Так, что ой-ёй-ёй. Что лучше: подстраховаться стандартизацией или получить "черт-те что и сбоку бантик"? (так бабушка моя говорила)))
- Или вот не обозначите, где ресурсы взять - сотрудник начнёт... и тут же закончит. Потому что "а мне не дали", "а я звонил - не дозвонился", "а кто мне сказал, что это там надо брать?!" и всё такое. Что лучше: на всякий случай обозначить места, где
деньгиресурсы лежат, или рисковать невыполнением задачи (да ещё и с "объективной" причиной)? - Или не скажете про контроль. А сотрудник и решит, что "оно никому не надо" и "проверять никто не будет". Стоит две минуты вашего времени избавления от таких последствий?
- Или, скажем, не уточните, как сам сотрудник понял эту задачу, а он... по-своему понял. Даже если вы стандарты давали))) Ну и... - мочало, начинай сначала :)
Помните такую саркастическую шутку:
Какие же мои подчинённые глупые! Десять раз объяснял им, что надо сделать. Уже сам понял, а они никак...
В общем, я за то, что бы руководитель умел ставить задачу максимально подробно и детально (именно умел!), а дальше мог при необходимости сократить эту постановку в зависимости от известности задачи и особенностей сотрудника (привет, ситуативное управление))).
А сегодня - ещё несколько деталей и тонкостей, на которые я рекомендую обратить внимание при постановке задачи:
(да-да, с ними регулярно возникают проблемы)
Применяйте понятный язык
Говорите на том языке, на котором говорите с сотрудником обычно.
Красивые фразы типа “Уважаемый Василий Петрович, не будете ли вы так любезны взять свой двусоставный инструмент, предназначенный для копания земли” не работают.
Говоря просто (заранее прошу прощения за мой понятный))): не умничайте)) Это может запутать, вызвать скепсис, даже напугать (например, неопытных сотрудников), но точно не добавит ни эффективности постановке задачи, ни авторитета вам как руководителю.
Не отбивайте руки
Я регулярно пишу о том, как сильно подбор разных слов меняет восприятие одной и той же мысли.
Поэтому в задаче обязательно следите за оценочными словами, которые могут сработать и как вдохновение, и как «отбивание рук».
Вместо слов и фраз типа "нам опять навязали", "опять твоё нелюбимое", "ты очень вряд ли справишься", "бессмысленная трата времени" и пр., которые заставляют возненавидеть задачу, не успев её даже услышать, - применяйте ну хоть немного более оптимистичное/нейтральное "задачка сложная" или "новый вызов". А ещё лучше - вызывающие интерес слова и фразы типа "интересная задачка", "это будет любопытно", "как ты любишь" и т.п.
Говорите чётко
Вообще конечно чистка речи помогает не только в постановке задачи)) Но в задаче результат будет заметен весьма быстро.
Уберите из постановки задачи:
- слова-паразиты (нуууууу, воооот, как бы) и прочие,
- вводные слова (в принципе, в целом, в общем и т.п.), которые при большом количестве становятся паразитами,
- так называемые "размывающие" слова (около, примерно, как бы, довольно-таки и пр.),
- уменьшительно-ласкательные формы!
Кстати говоря, все вышеперечисленные слова снижают не только серьёзность восприятия конкретной задачи, но и ваш авторитет в целом.
Будьте уверены и спокойны
Не ставьте задачу в ситуации паники, истерики, гнева и других сильно эмоциональных ситуациях.
А ещё последите за виноватым тоном: его нужно убрать, чтобы задача звучала как задача, а не как мольба. Ну и туда же нервические жесты рук, опущенный взгляд, "перетаптывание" на месте и прочие признаки тревоги (туда же - в смысле убрать)))
А если у вас это принято и получается - вводите юмор. Позитивная окраска процесса постановки задачи повышает мотивацию на её выполнение.
Не обрывайте диалог
Вот тут двойственный момент. Объясню:
С одной стороны, постановка задачи - монолог. Ибо руководитель рассказывает, что делать, а сотрудник фиксирует. Диалог - в конце, чтобы проверить, всё ли верно понял сотрудник. Ну и чтобы он задал уточняющие вопросы.
С другой стороны, если сотрудник включается с советами/рекомендациями - важно не обрывать его сразу (тем более грубо), а сначала определиться: у него достаточно опыта и экспертности (или напротив, свежести и "незамыленности") и ему действительно есть что сказать, или он просто отвлекает ваше внимание/тянет время/манипулирует.
В общем, очередной простой ликбез для неопытных (ну или опытных, но уставших и забегавшихся) руководителей. Уж лучше потратить двадцать минут драгоценного времени на постановку задачи, зато быть спокойным за её выполнение, чем сэкономить из них пятнадцать, а потом рвать на себе волосы из-за... ну вы поняли)) Бантика сбоку)))
____________________
Ещё про постановку задачи:
Что ты понял? Как руководителю убедиться, что сотрудник выполнит задачу нужным образом
Задача или просьба со стороны руководителя: в чём разница, и как это работает
Как не надо ставить задачу. Типовые ошибки руководителя и внутренний диалог сотрудника
