Дарья Еремина, HR-менеджер компании МТЛ, рассказывает, как им удалось сократить время сотрудников на организацию командировок в 2 раза. Спойлер: теперь они пользуются сервисом для автоматизации деловых поездок Smartway. О том, каким был запрос клиента и как его удалось решить, читайте ниже.
Задача: сделать организацию командировок быстрее и удобнее
Размер компании: ±300
Количество командируемых: ±20
Количество поездок в месяц: ±50
Способ бронирования: офис-менеджеры бронируют поездки для сотрудников
Результат: стали тратить на организацию командировок на 50% меньше времени
Инструменты Smartway: бронирование билетов, отелей, интеграция с «1С».
Об МТЛ
Компания МТЛ (АО «МЕДИЦИНСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ Лтд») разрабатывает, производит, поставляет и обслуживает высокотехнологичное медицинское оборудование для лучевой диагностики. География поставок — от Калининграда до Дальнего Востока.
Проблема: хаос при организации срочных деловых поездок
Сотрудники компании ездят в командировки от 50 раз в месяц: 95% поездок по России, 5% — за рубеж. Большая часть из них связана с установкой, монтажом и ремонтом аппаратов. Продавцам тоже иногда приходится ездить к клиентам, а еще команда посещает выставки и конференции, в том числе международные, например, в ОАЭ и США.
Раньше офис-менеджеры организовывали командировки для сотрудников самостоятельно: искали и оплачивали билеты и жилье на нескольких разных ресурсах, проводили операции вручную. Система работала, но была недостаточно удобна и давала сбой при срочных поездках. Если сломался рентген, поликлиника не должна оставаться без аппарата. Бывает, самолеты летают раз в две недели, и сотруднику нужно успеть на ближайший рейс через четыре часа. А если менеджер отдела недоступен, никто не знал, где быстро найти данные сотрудника для покупки билета.
У сотрудника не должна болеть голова о том, как купить билеты.
Кроме того, было сложно обосновывать траты на командировки. Проблемы с закрывающими документами приходилось решать вручную. Например, если гостиница не отправила их в срок, приходилось связываться с администраторами и просить выслать документы.
Задача: придумать, как быстро и без проблем организовывать срочные командировки
Стали думать, можно ли решить проблему. Рассматривали разные компании, в том числе онлайн-сервис для бронирования деловых поездок Smartway. Менеджер показала, как пользоваться сервисом, а ежемесячный платеж оказался меньше, чем у других предложений. К тому же, коллеги сделали скидку на первые месяцы подписки. Попробовали и сервис понравился.
Решение: единая база сотрудников с общим доступом и удобным документооборотом
Как и раньше, командировки бронируют офис-менеджеры. Можно было бы предоставить возможность купить билеты членам команды, но у них нет на это времени. Пока сотрудник пакует чемоданы, менеджер бронирует жилье и билеты и оформляет бумаги. Согласуем поездки коротким звонком, что занимает меньше минуты. Здесь важна скорость.
Smartway упрощает работу команды.
Проблема с паспортными данными решилась с помощью единой базы сотрудников в Smartway. Теперь любой менеджер может оформить командировку каждому сотруднику.
Еще одна причина выбрать Smartway — связь с фирмой «1С». Это гарантия беспроблемной интеграции с «1С:Бухгалтерией». По электронному документообороту Smartway присылает акты выполненных работ, счета-фактуры и реестры документов — какие заказы выполнены и по каким сотрудникам. После мы формируем общую проводку по командировочным расходам. Если раньше были сложности с обоснованием затрат на командировки, сейчас Smartway экономит нам время и нервы.
Теперь не нужно собирать документы после поездок, что экономит 50% времени сотрудников.
Удобно, что сервис и поддержка теперь в одном месте. Если у нас возникают проблемы, мы пишем в чат, и менеджеры поддержки помогают их решить.
Листайте дальше и переходите на сайт, чтобы бесплатно протестировать сервис и оценить все преимущества платформы для организации командировок Smartway.