Каждая должность в компании, имеет множество функций.
Все функции имеют свои регламенты.
Кроме регламентов есть должностные инструкции, пароли, списки, чек листы и много других документов и рабочих черновиков.
Чтобы в этом всём не потеряться руководителю и не запутать Сотрудников, стоит создать описание всего этого многообразия и создать определенные правила которым будут придерживаться Сотрудники.
Папки Создаются изначально с использованием вертикальной оргсхемы компании в соответствии с распределением ответственности.
Так например,
в папку Генерального директора входят обязательно, три папки его помощников по отделениям;
Папка Административного директора
Папка Технического Директора
Папка Директора по Развитию
Соответственно Генеральный директор имеет доступ ко всем этим папкам.
А, например Административный директор имеет доступ только к папке Административного Директора.
Переходя в свою папку, Административный директор видит папки с отделениями за которые он отвечает,
это будет например
папка отделения Построения и папка отделения Распространения.
Здесь могут быть и другие папки с которыми работает только Административный директор, например папка разработки карьерных лестниц или папки разработки отпусков и подмен, и другое с чем работает только Администратор и Генеральный директор.
При переходе в папку отделения за которое отвечает Административный директор, мы найдем папки с отделами.
К папкам отделов доступы будут иметь уже и Сотрудники, должности которых включают в себя функции этих отделов.
Например, в компании есть Сотрудник по кадрам и конечно же у него будет своя папка в которой он будет иметь доступ ко всем необходимым для работы документам.
Таким образом, все Сотрудники имеют доступ к нужной только для них и их руководителей информации.
Одна из основных задач, это оптимизация и стандартизация работы руководителей которые имеют множество доступов, но самая важная задача это понятная структура для собственника, генерального директора и специалиста разработки регламентов.
В этом случае среди всего многообразия функций, регламентов и документов можно работать с созданием новых регламентов и улучшать существующие процессы.
Важно также обеспечить создание периодических копий всех документов, на всякий случай, делает это собственник.
Например, если документы ведутся в гугл диске то копия делается в яндекс диске.
Сотрудник отдела совершенствования ведет еженедельный отчёт об улучшениях и изменениях, вот эти то изменения и нужно обновлять раз в месяц в копии резервного хранилища.
Возвращаясь к документам, нужно подчеркнуть, что большую часть занимают регламенты.
При создании регламентов их нужно где то размещать, чтобы всегда можно было отыскать.
При размещении регламента нужно понимать кто с ним работает.
Но при этом мы не размещаем сам регламент в папке Сотрудника.
Все регламенты мы храним в папке Сотрудника отдела Совершенствования.
Не обязательно, что у нас есть отдельный Сотрудник Совершенствования, но кто то конкретно должен отвечать за создание и улучшение Регламентов.
Это может быть Руководитель отделения Квалификации, может быть заместитель технического директора, технический или генеральный директор или сам собственник.
Но функция создания и улучшения регламентов крайне важная и за это должен кто то отвечать.
Сотрудники же, которые непосредственно выполняют функции описанные в регламентах имеют ссылки на свои регламенты в Должностной инструкции или отдельном чек листе.
Самих же регламентов в их папках нет, это значительно упрощает работу при изменении регламентов и облегчает поиск Сотрудникам, нужных документов в их папке.
И конечно же Сотрудники имеют ограниченные доступы.
Которые они получают в соответствии с занимаемой должностью.
Одновременно с должностью Сотрудник получает доступы, которые ему необходимы в соответствии с его должностной инструкцией.