Обсуждала с одной знакомой ситуацию по описанию бизнес процессов. Вопрос звучал:
“Подскажи как правильно, уже год делаю первые шаги и не понимаю верно ли”.
Когда-то давно я даже в ВШМ диплом писала по этой теме, так что поделюсь.
Бизнес процессы для многих - это наведение порядка. А порядок - это спокойствие за качество, за ввод новеньких, за собственный отпуск и даже за продажу, точнее за покупку бизнеса. И все это чистая правда.
Вот только есть несколько важных НО, не разбираясь с которыми многие описывают-описывают и в ужасе понимают, что кроме макулатуры и измученных сотрудников мало чего приобрели.
Что за НО?
1.⠀Первое: классика описания бизнес процессов подразумевает работу сверху вниз.
От глобального первого кубика, представляющего всю компанию с входом и выходом, к бесконечной его детализации. Вот всё НО в этом бесконечно.
Знаете юморную теорему о бесконечности береговой линии Англии? Тут также: вы все проваливаетесь и проваливаетесь глубже и все больше поводов сделать еще один рисунок.
Находитесь постоянно перед выбором: разбить процесс, например, облачения в униформу на шаги или просто оставить “одеть униформу” одним кубиком. Так вот всё это бесконечное описание съедает такое количество человекочасов! Кажется вовлеченным людям ужасно тяжелым заданием! А значит в итоге мы получаем наполовину отписку.
И что с ними делать? Где отпуска? где порядок? Единственный плюс: продать компанию с такой папочкой-описанием реально можно дороже;)
Какой выход?
Нет смысла описывать все-все сверху вниз. Надо разрабатывать и снизу вверх. Только по тем вопросам где сбоит. Нарекания клиентов, сбои в учете, конфликты между подразделениями. И именно разрабатывать. Какой смысл записать как сейчас не хорошо? Надо создавать гипотезу хорошего процесса. Тестить и фиксировать.
2.⠀Второе НО: при описании бизнес процессов все думают о технических алгоритмах выполнения работы: действия доставщика, продавца, кладовщика.
Хорошие описания реально помогут уменьшить количество сбоев, ввести новых людей. НО не отпустят вас в отпуск, не выведут из операционки!
Почему?
Как у живого существа есть ноги-руки-желудок, которые позволяют решать задачи, но за ними стоит нервная система. Именно она определяет как именно поступить руке и ноге - а в итоге решает всё. Поэтому вместе с созданием алгоритмов действий людей на местах, важно создать, описать и внедрить четкие бизнес процессы управления.
Да, я о Птице системы управления.
Отдельно описать как работает операционка, как проекты развития, как стратегирование будет происходить в компании.
А это даже не приходит в голову тем, кто садится рисовать бесконечные блок схемы.
Именно за выстроенными процессами совещаний, простых и удобных табличек с целями стоит ваш отпуск, а значит и возможность заняться интересными проектами вместо тушения пожаров.
3.⠀И есть еще одно третье НО: это в двадцатом веке считали, что хорошая компания - слаженный механизм, в двадцать первом - это развивающийся организм.
Поэтому первая зафиксированная на бумаге логика бизнес процесса это лишь 20% решения задачи. Важно создать управление обновлением, а это значит, что у вас должен быть некий ответственный и почему-то ему должно быть интересно заниматься апдейтами.
Знаете в какой ситуации этого легче всего достичь? Когда этот ответственный - наставник. Когда он знает, что ему регулярно важно готовить новеньких, а рассказывать им устаревшее он не станет, поэтому обновит описание обязательно сам. Кстати и писать нудно юридическим языком если не станет, то будет гораздо больше прав;)
Так что не описывайте бизнес процессы. Создавайте их по болевым точкам снизу и по всем трём частям системы управления сверху. Не пытайтесь создавать умные и нудные схемы - делайте памятки для конопатых новичков силами наставников.
И будет вам отпуск и счастье)
#бизнес развитие #бизнеспроцессы #управление бизнесом #предприниматель #фаундер