Во многом судьбу компании определяют конкурентные преимущества. И это не только качество, цена и коммуникации, а также скорость работы, особенно, если ваш бизнес предоставляет услуги или производит продукцию на заказ.
Однако даже в компании с отлаженными процессами далеко не всегда получается сделать так, чтобы поставленные задачи были выполнены в срок. Бывает, что сотрудник не услышал или не правильно истолковал поручение.
Делимся советами, которые помогут ставить задачи сотрудникам так, чтобы их выполняли точно в срок.
1. Конкретизируйте
Размытые требования — враг эффективности. Например, «настроить повторные продажи» — это не задача, а абстрактная цель. Необходимо конкретно передать поручение: «до 22.04 нужно подготовить специальное предложение и запустить рассылку в мессенджерах по базе клиентов».
Абстрактные цели нужны исключительно для визионерства, в остальных случаях они приводят к недопониманию и подрыву мотивации, а иногда — к оттоку кадров. Потратьте больше времени на уточнения.
Также важно формулировать задачи таким образом, чтобы сотрудники понимали зачем они это делают и какой вклад вносят. Тогда они не будут думать, что выполняют «поручение ради поручения», а их работа не приносит никакой пользы.
2. Фиксируйте ответственных
Адресуйте задачу конкретному исполнителю. И обязательно фиксируйте ответственного, например, в CRM-системах. Данное действие улучшает качество работы. Зная, что поручение закреплено за конкретным человеком, сотрудники не будут перекладывать обязанности друг на друга.
3. Ставьте сроки
Кажется, довольно очевидно, что у поручения должен быть конкретный дедлайн, однако очень часто можно услышать от руководителей подобные фразы: «чем быстрее, тем лучше», «в ближайшее время» или «нужно было сделать еще вчера». Запомните: задачи без сроков будут выполнены в последнюю очередь.
4. Разбивайте на этапы
Если вы сформулировали глобальную задачу на долгий период, разделите её на этапы и подзадачи, а также разработайте KPI для каждого промежутка. Благодаря такому подходу, во-первых, ваши сотрудники не будут откладывать выполнение поставленной цели, во-вторых, вам будет проще контролировать сроки и оценивать эффективность.
5. Собирайте обратную связь
Каким бы гением коммуникации не был руководитель, это вовсе не означает, что все подчиненные верно понимают его поручения. Потратьте чуть больше времени на общение с исполнителем, чтобы убедиться в правильности толкования вашей задачи.
6. Согласовывайте с другими исполнителями/отделами
Создавая поручения, важно не допускать конфликт интересов внутри компании. Например, вы одновременно поставили задачу отделу продаж — увеличить товарооборот на 200%, а отделу по контролю качества — снизить процент брака. В данном случае цели одних будут противоречить целям других. Согласовывайте поручения между отделами, чтобы избежать проволочек.
7. Внедряйте современные технологии
Не храните задачи в переписках, в блокноте или в голове. Используйте программы и сервисы для постановки и отслеживания задач. Если у вас маленькая команда, можно использовать стандартные таск-трекеры, например, Trello, а для среднего и крупного бизнеса подойдут CRM-системы, например, Битрикс24.
Заключение:
Четко формулируйте задачи и разделяйте их на этапы, устанавливайте адекватные дедлайны, назначайте ответственных и уважительно относитесь ко всем сотрудникам. С таким подходом вы всегда будете укладываться в сроки.