Коммерческий директор «С.П.ГЕЛПИК» рассказал о результатах настройки тревел-политик в компании, как им удалось упростить жизнь бухгалтерии, сэкономить и ускорить бизнес-процессы, связанные с командировками.
Оборот компании: > 5 млрд. рублей
Задача: начать экономить на организации командировок
Размер компании: около 200 сотрудников
Количество командируемых: 35
Количество поездок в месяц: ± 50
Способ бронирования: сотрудники самостоятельно бронируют услуги
Результат: стали тратить на командировки на 50% меньше
Инструменты Smartway: бронирование билетов, отелей, такси, тревел-политики
О клиенте
С.П.Гелпик разрабатывает, продает и обслуживает медицинское рентгенодиагностическое оборудование. Это единственная компания в России, которая полноценно собирает и производит флюорографы и магнитно резонансные томографы для исследования конечностей.
Главный офис — Москва. Филиал — Иркутск. Обособленное подразделение — ЗАО Ренекс, Новосибирск.
Цели командировок
В командировки в основном ездят два отдела компании: коммерческий и сервисный. Сотрудники первого посещают выставки, конференции, аудиенции с министерствами, круглые столы. Встречаются с дистрибьюторами по всей России.
Сервисные специалисты устанавливают и ремонтируют оборудование, обучают сервисных представителей, клиентов. В сумме это около 35 сотрудников, почти ⅕ всей компании.
«Нашим специалистам важны личные встречи с клиентами. Большинство из них практически живут в командировках: возвращаются домой на один день и почти сразу же отправляются в следующую поездку. Их работа — монтировать и ремонтировать оборудование, обучать других мастеров. Все это сложно делать через Zoom».
Проблема — было трудно планировать бюджет
Раньше все командировки согласовывали по почте и в системе электронного документооборота. Билеты и жилье бронировали на популярных агрегаторах.
Минус такого подхода в том, что сотрудники выбирали билеты и гостиницу нерационально. Даже если на поездку был установлен лимит, его все равно превышали, ссылаясь на отсутствие более дешевых вариантов. У компании не было ресурсов перепроверять и контролировать каждую командировку.
Если не закончен ремонт оборудования или затягивается монтаж, — приходится сдвигать сроки поездки. В этом случае сотрудники меняют обратный билет, продлевают жилье, запрашивают деньги на такси.
Раньше все это они оплачивали своими средствами, а позже компания возмещала. Часть таких расходов было невозможно контролировать.
От такой организации поездок в частности страдала бухгалтерия. Сотрудники регулярно теряли чеки, квитанции и посадочные талоны. На сбор отчетности в компании тратили не только время, но и деньги. Например, чтобы восстановить посадочный, бухгалтер отправлял заявление в авиакомпанию и заказывал справку о совершенном полете. Эта услуга платная.
Задачи
- Сделать процесс организации командировок прозрачным для всех.
- Сократить нецелевые траты на командировки.
- Упростить документооборот.
«Мы хотели сократить командировочные расходы и помочь бухгалтерии наладить отчетность. О Smartway узнали на тематическом форуме. Сначала протестировали на одном отделе. Спустя месяц на сервис перешла вся компания. Сейчас через Smartway мы организовываем все поездки».
Как решили задачи с помощью Smartway
1. Благодаря тревел-политикам установили лимиты на билеты и гостиницы.
Первым делом в компании настроили тревел-политики. Сотрудники продолжают покупать билеты и бронировать жилье самостоятельно. Но теперь уже через Smartway.
На перелеты, поездки и проживание установили лимиты по стоимости. Если поездка не вписывается в бюджет, система отправляет ее на дополнительное согласование руководителю отдела. За ним остается финальное решение: подтвердить или отказать.
«Теперь мы обсуждаем поездки в рамках одного личного кабинета. Руководителям и сотрудникам не нужно тратить время на звонки или электронную почту, чтобы обсудить детали. С одной стороны, никто ни за кем не следит. С другой — сотрудники не выходят за рамки бюджета».
2. Наладили документооборот и помогли бухгалтерии.
В личном кабинете Smartway есть специальный раздел, в котором автоматически появляются все документы. Билеты приходят на личную почту сотрудника, а закрывающие — на почту бухгалтерии.
«Удобно, что все закрывающие документы появляются в личном кабинете сразу после покупки услуги. Бухгалтеру остается только внести данные в авансовый отчет. Теперь мы видим все затраты и знаем, на чем можно сэкономить».
Сколько времени занял переход на Smartway
Чтобы полностью автоматизировать поездки, «ГЕЛПИКу» понадобилось около месяца. Для перехода на Smartway необходимо было внести данные пользователей, настроить ограничения и схемы согласования, раздать доступ сотрудникам. Также необходимо было обучить всех пользоваться платформой.
Однако в компании посчитали, что выгоднее один раз потратить время на автоматизацию деловых поездок в компании, чем постоянно на это отвлекаться и терять время.
«Мы не хотели оставлять командировки в том состоянии, в котором они были до Smartway. Командировки — несложный, но в нашем случае очень трудоемкий процесс. У нас высокотехнологическая компания, поэтому было важно оцифровать командировки один раз, чтобы в будущем избавиться от регулярных переплат. Помимо денег, волновали затраты рабочего времени на их организацию».
Планы на будущее
В Smartway можно не только купить билеты и забронировать гостиницы, но и заплатить за такси. Это значит, что сотрудник заказывает поездки в привычном приложении «Яндекс.Go», а оплачивает — со счета компании в личном кабинете Smartway. Главное, заранее выписать ваучер на даты поездки.
На такси также распространяются тревел-политики компании. Можно выставлять любые ограничения. Например, разрешить поездки только в рабочие дни и только эконом-класса. Или вовсе запретить эту услугу для конкретной группы сотрудников.
«К такси в командировках у нас много вопросов. Например, сложно доказать, что поездка из аэропорта в гостиницу в конкретном городе не может стоит 2000 рублей, как указано в чеке. Бухгалтерия верит на слово и возмещает средства сотруднику по выписанной квитанции. Поэтому в ближайшем будущем мы планируем попробовать услугу такси через Smartway. Наши сотрудники не будут оплачивать такси своими деньгами. А бухгалтерии — не нужно собирать и ждать кучу закрывающих».
Листайте дальше, чтобы бесплатно попробовать демо-версию сервиса и оценить все преимущества платформы Smartway.