Как автоматизировать бизнес за 2 месяца

Ситуация: вы давно планировали переехать и сейчас все звезды на небе сошлись и вы решили - «Все. Через 2 месяца уезжаю».

А что делать с бизнесом?

Нужно сделать так, чтобы вы могли им управлять удаленно и все работало дальше, а вы смогли спокойно обустраиваться на новом месте.

Что делать

Давайте разделим нашу большую задачу по автоматизации бизнеса на 4 блока:

1. Анализ ситуации - как сейчас.
2. Разработка структуры, как должно быть.
3. Внедрение.
4. Анализ и доработка.

Блок 1. Анализ ситуации, как сейчас

1. Распишите бизнес-процесс - от получения заявки клиента или закупки материалов и товаров до получения клиентом товара в руки. Так же прописать в данном бизнес-процессе роли руководителя, сотрудников и аутсорса. Задача - нужно на большом пространстве расписать все направления деятельности компании поэтапно, максимально подробно, со всеми нюансами.
2. Проанализируйте техническую и программную часть вашего бизнеса. Как устроено взаимодействие с клиентами, система учета товаров, документооборот, учет финансов. Задача - понять, что ведется и можно ли этим пользоваться удаленно, не находясь физически в офисе. Например, если учет ведется в тетрадке, удаленно вы ничего не узнаете.
3. Проанализируйте, как ведется коммуникация руководитель - поставщики - сотрудники - клиенты. Задача - понять, как построено общение и насколько она прозрачно внутри компании, то есть руководитель всегда пишет каждому сотруднику отдельно или есть общий канал общения.
4. Проанализируйте задачи сотрудников, зоны их отвественности, систему мотивации, инструменты отчетности и контроля. Задача - понять, что люди делают и как отчитываются перед руководителем.
5. Определите задачи руководителя, при необходимости провести трекинг задач в течении нескольких дней.
6. Выделите список задач руководителя, которые можно делегировать. Измените список задач руководителя, убрав оттуда все, что можно делегировать.
7. Разработайте, исходя из анализа проведенного выше, список мероприятий для успешного делегирования, автоматизации. Задача - расписать, что конкретно нужно сделать, в какие сроки и что для этого потребуется.

Блок 2. Разработка структуры, как должно быть.

У нас есть задачи, которые должны остаться у руководителя после всех изменений. Поэтому теперь мы разрабатываем "Как должно быть" в вашей организации.

1. Переработайте структуру бизнес-процесса. Задача - переработать структуру так, что бы руководитель не участвовал в процессах физически, только удаленно. То есть, чтобы он не ездил в транспортную компанию за грузами, не работал физически с покупателями в торговом зале итд.
2. Распределите новые задачи по текущим сотрудникам, сформируйте новые вакансии при необходимости. Скорее всего, текущих сотрудников вам не хватит. Поэтому нужно понять, кто вам нужен еще и прописать этим должностям задачи.
3. Разработайте инструменты отчетности и контроля поставленных задач с учетом новых условий. Задача - сделать так, чтобы руководитель мог видеть, что происходит в бизнесе с помощью программно-технических средств и отчетов сотрудников.
4. Разработайте и переработайте должностные инструкции для текущих должностей с учетом планируемых изменений и для новых должностей. Измените системы мотивации при необходимости. Задача - через должностные инструкции (или просто инструкции) дать понимание, что они теперь будут делать, как, в какие сроки и перед кем отчитываться. А так же, как в новых условиях им будет начисляться зарплата.
5. Распределите задачи руководителя на ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Посмотрете насколько руководитель загружен ежедневно.
6. Запланируйте внедрение технических нововведений. Например, в какие сроки будет производиться изменение текущей CRM или когда планируется установка и настройка видеокамер.
7. Запланируйте обучения сотрудников. Так как вы даете им новые задачи, то для того, чтобы задачи выполнялись эффективно, необходимо провести обучения.

Блок 3. Внедрение

Задача внедрить все, что запланировали.

1. Внедрите и настройте технические нововведения, инструменты контроля и отчетности.
2. Разработать инструкции по работе с техническими нововведениями, отчетностью. Зачем? Чтобы было меньше вопросов. Всегда проще сказать посмотри в инструкцию, там все написано, чем объяснять человеку, что делать. А чтобы инструкция была, ее нужно написать.
3. Проведите поиск, собеседование и найм нового персонала при необходимости.
4. Внедрите новые должностные инструкции. Здесь важно объяснить сотрудникам словами, что они будут делать, как, в какие сроки и перед кем отчитываться. И отвечать на все появляющиеся вопросы. Так же обсудить изменение системы мотивации при необходимости.
5. Внедрите инструкции по задачам. Например, есть сложные задачи с нюансами - приемка товара или обзвон клиентов. И мало просто дать инструкции, необходимо объяснить, проговорить нюансы, ответить на вопросы.
6. Обучите работе в новых условиях. Проведите общее собрание, расскажите, что теперь ваша команда будет работать по новым условиям, подробно расскажите про взаимодействие коллектива с руководителем. Ну и самое главное, объяснить, что ничего особо не меняется, никто ничего не продает, просто вы работаете по-другому.

Блок 4. Анализ и доработка.

Через пару недель, месяц, посмотреть все ли работает. При необходимости откорректируйте инструкции, проведите собрание с обратной связью от сотрудников.

Теперь можно переезжать

Кажется, вроде, ничего сложного и раз вы уж смогли поставить на ноги свой бизнес, то и автоматизируете его тоже сами. Так-то оно так, но... Когда вы в ежедневной рутине, вам некогда вот этим всем заниматься, вам бизнес делать надо. Поэтому самостоятельно на это уходит около года. Поверьте мне, первый раз ровно столько у меня на это и ушло. От идеи до спокойного отпуска.

Зато второй бизнес я изначально делал с возможностью удаленного управления и поэтому, когда встала задача переехать в другой город, то никаких сложностей не возникло.

Со мной все 4 раздела можно сделать за 2 месяца.

Если вы хотите переехать в другой город или просто хотите меньше работать - напишите мне, помогу 🛟