Современные компании думают не только о прибыли, но и о природе — и дело не только в «зелёном» производстве. Важно делать административные процессы более экологичными. Например, снизить количество потребляемой бумаги, как это сделали в ТЕХНОНИКОЛЬ.
Так, раньше нужно было оформлять физическую доверенность на водителя автомобиля, который доставлял нашу продукцию конечному потребителю. По правилам документооборота это обязательно — потому что товар передаётся покупателю в момент погрузки в машину. Но бумажная доверенность тормозила процессы, ведь её нужно сначала распечатать, а потом подписать. Поэтому мы начали искать электронный аналог. Сложность заключалась в том, что на тот момент закон не предусматривал такого документа. Решение нашли силами нескольких служб сразу: IT, юристов и логистов.
Первым делом юридический отдел подготовил договор на перевозку, в приложение к которому сразу вносились данные водителя — так мы смогли отказаться от печатной доверенности.
Следующий шаг — поменять информационную систему под бизнес-процессы. Специалисты IT-службы изменили целую группу программных продуктов под новый формат. При этом важно было внести коррективы так, чтобы не сломать сервисы, которые исправно работают.
После того, как скорректировали программное обеспечение, за дело принялся логистический отдел. Ему нужно было внести изменения в документы и убедить партнёров принять новую систему документооборота. Результата удалось достичь в рекордные сроки: за два месяца более 90% клиентов начали подписывать заявку-договор в электронном виде.
Благодаря отказу от бумажных доверенностей мы экономим огромное количество бумаги — до полумиллиона листов в год. За этот период отгружается больше 300 тысяч фур со стройматериалами, и раньше в день могло поступать свыше 820 пакетов передаточных документов. Сейчас мы их не используем, и это помогает сохранять лес и ускоряет бизнес-процессы.