Концепция Source-to-pay (S2P) означает «от поиска поставщика до оплаты». Она предполагает объединение всего закупочного процесса в единый контур. Благодаря автоматизации трудоемких операций и анализу больших данных S2P повышает эффективность поиска требуемых поставщиков и взаимодействия с текущими партнерами.
Цикл S2P выглядит следующим образом: определение потребности, поиск поставщиков, проведение торгов, согласование и подписание контракта, поставка и оплата.
Остановимся на каждом из этапов подробнее.
Определение потребности
Автоматизированные системы S2P помогают правильно определить потребность. Детальный анализ данных позволяет оценить складские остатки, увидеть возможности по консолидации объемов или снижению цены закупки.
Поиск поставщиков
Данные в системе S2P показывают, можно ли удовлетворить бизнес-потребность через существующий пул поставщиков или нужно искать новых. Непосредственно в системе можно проводить аккредитацию поставщиков, оценивать риски, осуществлять проверку безопасности. В единой базе партнеров хранится информация об истории взаимодействия с каждым контрагентом.
Проведение торгов и закупка
Этот этап реализуется через электронную торговую площадку, где созданы условия для проведения различных типов процедур. Отдел закупок объявляет тендер, анализирует предложения от участников и выбирает победителя.
Согласование и подписание контракта
После того, как поставщик выбран, происходит обсуждение условий контракта. Конструктор договоров и библиотека готовых шаблонов ускоряют процесс согласования. Подписание контракта происходит в электронном виде.
Поставка и оплата
Заказчик отслеживает соблюдение сроков поставки и выполнения работ, фиксирует информацию о приемке товаров/услуг, проводит сверку и осуществляет оплату.
Благодаря подходу S2P закупочный процесс не «разрывается» между различными этапами и отделами. Все переходы происходят бесшовно в рамках единой платформы.
Переходя на закупки в формате S2P, компании получают сразу несколько преимуществ:
Минимум ручных операций
Если вы когда-нибудь видели разбросанные по всему столу заявки на закупку и счета на оплату, то вы понимаете, как много всего делается в процессе снабжения вручную. Ошибки, связанные с человеческим фактором, неизбежны. Автоматизация в системе S2P позволяет значительно сократить количество таких ошибок.
Быстрый ввод нового поставщика в пул контрагентов
При подключении новых поставщиков, как правило, необходимо несколько дней, чтобы собрать нужные данные. Инструменты S2P значительно сокращают время, необходимое для проверки контрагентов и начала работы с ними.
Удобное управление поставщиками
Навигация по многочисленным поставщикам и эффективное управление жизненным циклом договора могут быть весьма проблематичными. Для каждого контрагента есть собственный график заказов, условия работы и т.д. Модуль управления поставщиками помогает отслеживать все ключевые точки. Что способствует более продуктивному и предсказуемому сотрудничеству.
Время на стратегию
Автоматизация позволяет освободить сотрудников отдела закупок от рутинных операций. Они могут сконцентрироваться на стратегических задачах: планировании, анализе эффективности, проведении нестандартных закупок со сложной логистикой и низкой конкуренцией поставщиков.
Как внедрить S2P в вашей компании?
Первое российское комплексное решение для цифровизации закупочного процесса — B2B Digital Supply Solution. Это современный подход к управлению закупками, который подразумевает выстраивание сквозного процесса и бесшовную автоматизацию всех этапов: от заявки внутреннего заказчика до оплаты поставщику за выполненный контракт.
Подробную информацию, как B2B-Center помогает отечественным компания переходить на российское ПО можно получить на сайте или в нашей публикации.
#облачные технологии #электронные торги #закупки