Эффективная рабочая встреча — это когда каждый ее участник знает, зачем он тут и что от него требуется в итоге. Чтобы не тратить время на скучных и бесполезных переговорах, контуровцы придерживаются нескольких советов. Каких именно — расскажем в статье. Используйте статью как чек-лист, и сможете не переживать о том, что встреча пойдет не по плану.
Подумайте, нужно ли вообще встречаться
Обычно на встречи приглашают, чтобы обсудить задачи и планы или попытаться всей командой найти решение проблем. Возможно, получится обсудить это текстом — в электронной почте или рабочем чате. Если нужна позиция коллег, создайте опрос или развернутую анкету, где каждый сможет высказаться. Это поможет быстро структурировать данные и обработать их. Такой способ не займет много времени у коллег — им не придется тратить силы и на подготовку, и на встречу.
Сформулируйте цель
Если вы решили, что без встречи не обойтись, сформулируйте ее цель. Заранее подумайте, какие результаты должны быть в конце встречи, какое решение должно быть принято.
Решите, кто нужен на встрече
Когда вас постоянно дергают на встречи, это неприятно. Поэтому когда планируете встречу, приглашайте только тех, кто заинтересован или сможет принять решение. Не приглашайте как можно больше людей «на всякий случай». Если не уверены, что человеку обязательно нужно прийти, напишите в приглашении, кто точно должен быть, а кто может прийти по желанию.
Погрузите коллег в контекст
Цель встречи хорошо знает только тот, кто ее организовывает. Чтобы коллегам было проще, соберите полезные материалы: аналитику в документе, карточку в трелло или что угодно еще, что поможет понять контекст. В пригласительном письме напишите тему встречи и оставьте ссылку на документацию, которую стоит изучить. Не отправляйте встречу с темой «Поболтать» без описания — человек будет растерян и не поймет, зачем вообще это нужно.
Назначайте встречу заранее
Обычно рабочие задачи планируют на неделю вперед. Если прислать коллегам внезапную встречу, скорее всего, пообщаться не выйдет. Постарайтесь заложить время, чтобы все успели подготовиться и изучить нужные материалы, для этого назначайте встречу за 3-4 дня. Чтобы точно никто не забыл, можно напомнить о планах за день.
Старайтесь придерживаться стандартной длины встречи — 30 минут
30 минут — время максимальной концентрации и сосредоточенности на разговоре. Если встреча затягивается или изначально планируете уделить ей больше часа, предусмотрите перерыв на 10 минут. Так участники смогут передохнуть, освежить мысли и продолжить беседу с новыми силами.
Помните о коллегах в других городах
Если у вас распределенная команда, помните, что у коллег могут быть другие часовые пояса. Например, если вы запланируете встречу в 9 утра по Екатеринбургу, то в Питере будет 7 утра, а в Ижевске — 8 часов. В это время ребята только начнут просыпаться или будут в пути на работу. Подключиться к встрече у них, скорее всего, не получится.
Заранее проверьте видеосвязь
Если вы подключаетесь удаленно, проверьте, чтобы все хорошо работало до начала встречи. Настройте микрофон, подберите свет, чтобы вас было хорошо видно. Если нужно, поставьте встречу на запись, чтобы потом пересмотреть и вспомнить основные мысли. В Контуре для созвонов обычно используют Толк. Там удобный интерфейс, а записи встреч сохраняются на облако в течение двух минут — можно быстро вернуться и пересмотреть.
Подведите итоги встречи
После встречи зафиксируйте основные тезисы и решения, которые были приняты. Пришлите письмо коллегам, которые присутствовали. Это поможет даже через несколько недель не забыть, что обсуждали и к чему вы пришли.