Чтобы сэкономить на бумаге нужно отказаться от создания массы ненужных и даже «вредоносных» документов.
В конкретном примере — это приказ об изменении персональных данных работника в кадровых документах.
Почему?
Ответ. Основанием для вступления работника в трудовые отношения является заключенный трудовой договор, в котором в обязательном порядке указывается ФИО (при наличии отчества) работника и документ, удостоверяющий его личность (ч. 1 ст. 57 ТК РФ).
При приеме на работу работник предъявляет документы, в частности, паспорт и СНИЛС (ст. 65 ТК РФ), и эти персональные данные работника вносятся в кадровые документы, в автоматизированную систему, например 1С, без особого распоряжения = приказа работодателя, а исключительно потому, что есть документ — основание трудовой договор!
Так почему же при изменении персональных данных вдруг появился приказ? Разве кадровик самостоятельно, без письменного распоряжения работодателя не сможет внести эти изменения?
Работник вам предъявит изменившийся документ, например, вновь выданный паспорт. В интересах кадровика момент предъявления зафиксировать в виде заявления от работника.
Интерес выражается в письменной фиксации даты (на заявлении работника), когда Работодатель, в лице кадровика, узнал о произошедших изменениях. А далее кадровик на основании заявления работника вносит изменения в кадровые документы.
В этой ситуации на заявлении не нужна даже виза работодателя!
А проверочным вопросом о необходимости приказа является следующий: если приказа работодателя не будет, произошедшие изменения перестанут быть законными и действительным паспортом снова станет прежний? Конечно, нет!
Соответственно приказ об изменении персональных данных работника абсолютно ненужный документ
Почему он ненужен?
Его отсутствие в системе кадрового учета никакой процесс не нарушает и не тормозит.
Чем он вреден для кадрового учета?
Наличие таких «недодокументов»:
- усложняет кадровый учет за счет дублирования документов – оснований, в рассматриваемом случае — это заявление работника;
- создает хаос в работе кадровой службы.
Множество документов в отделе кадров не предусмотрены законодательством, а значит кадровики не смогут найти «законных» оснований и ответов на вопросы по процедурам их создания, учета и хранения.
Призываю всех коллег, давайте начнем избавляться от ненужных документов в кадрах, иными словами, оптимизировать кадровое делопроизводство!
Оптимизация поможет вам построить устойчивую систему кадрового учета, и, для решения задачи со ⭐️, без лишнего стресса перейти к ЭДО, если захотите.
С чего начать?
- Разложите кадровый учет на процессы и операции.
- Проанализируйте какие документы участвуют в той или иной операции.
- Разделите эти документы по целям, отвечая на 3 вопроса:
1. Зачем этот документ нужен?
2. Где в трудовом законодательстве и в какой статье закона о нем говориться?
3. Можно ли его заменить или есть ли другой документ, который отвечает той же цели учета кадрового мероприятия?
В итоге вы обнаружите огромное число избыточных документов.
Помните, наличие большого числа документов «плодит» массу ошибок внутри документов, а также нарушает и замедляет процессы в кадровом учете.
Для кадровиков это крайне важно и нужно! При наличие прозрачной, понятной системы кадрового учета, автоматизированной в ЭДО новому кадровику, приходя в новую организацию, не нужно будет разбираться с хаосом, восстанавливать учет и настраивать его «под себя».
Начните уже сейчас!