В кризис привычные методы работы не всегда остаются эффективными — возможной заменой более консервативным подходам к управлению могут стать гибкие методологии. Эксперт по цифровой трансформации и управлению проектами Павел Алферов и генеральный директор ScrumTrek, agile-коуч Иван Дубровин рассказали о применимости гибких подходов в целом и в период кризиса.
Перед стартом: нужны ли вашему бизнесу гибкие подходы
Существуют модели, которые помогают оценить применимость подходов и границы их использования конкретно для вашего бизнеса. Одна из них — модель CYNEFIN Дейва Сноудена, лидера в области управления знаниями. Она определяет тактики поведения в различных условиях.
Согласно модели, все ситуации делятся на четыре типа/системы:
- Упорядоченные простые. Связи между причинами и следствиями понятны и не требуют дополнительного объяснения.
- Упорядоченные сложные. Связи между причинами и следствиями требуют специального анализа или привлечения экспертов.
- Запутанные/комплексные. Связи между причинами и следствиями открываются частично, часто только в ретроспективе.
- Хаотические. Следствия между причинами и следствиями установить невозможно.
Сноуден предложил для каждой из систем свой алгоритм действий:
- Простой домен: использование лучших практик. Например, у вас есть задача перебраться с одного берега на другой. Алгоритм будет выглядеть так: восприятие — категоризация — реакция по правилам. То есть посмотрели, увидели что это стандартная задача и применили лучшие практики - спокойно аккуратно прошли по камушкам.
- Сложный домен: аналитическое мышление. Перед вами стоит все та же задача, только на реку опустился туман. Стал хуже виден противоположный берег, но дорога до него просматривается. Алгоритм: восприятие — анализ и экспертиза — реакция. Посмотрели, проанализировали, наметили маршрут, прошли.
- Запутанный или комплексный домен: управление паттернами. Задача — туман опустился еще сильнее, видны только первые шаги. Алгоритм: исследование — восприятие и понимание — реакция. Делаем несколько шагов и вглядываемся в туман — стоит ли идти дальше.
- Хаотический домен: разрушение сформированных моделей мышления. Теперь нам не видно ничего: ни дороги, ни берега, ни понимания конечной цели. Мы даже не понимаем, что нужно сделать. Алгоритм: действие — восприятие — реакция. Далеко не смотрим! Сделали шаг и готовимся отпрыгнуть если что не так.
Когда вы распределяете задачи по типам и доменам — с ними проще работать. Для простого и сложного доменов используйте классическое проектное управление. Для запутанного — Agile-подходы, а для хаотического — управление в реальном времени (go-live) и штабную культуру.
Ситуация турбулентности в стране отразилась на всех бизнесах, и многие предприниматели столкнулись с кризисом (хаотический домен CYNEFIN). Чтобы минимизировать риски, следует заняться кризисным управлением.
Как начать применять гибкие подходы в кризис
Вот несколько фокусов внимания, на которых руководителю важно сосредоточиться в кризисном проекте:
- Результаты. Попробуйте приоритизировать объем проекта. Что нужно делать сейчас, а что можно отложить или не делать вовсе? Для определения важности задач используйте модель MoSCow, на русском — КВЖД. По ней все задачи и результаты можно разделить на:
— Критичные (без которых проект не имеет смысла),
— Важные (обязательно должны быть сделаны, отказываться от них только в крайнем случае),
— Желательные (нужно реализовать),
— Дополнительные (реализовать по возможности).
Выберите приоритетные результаты на ближайший горизонт.
- Команда. Кризис — это всегда про мобилизацию и вовлечение людей. Нужно подумать, как мотивировать всех сотрудников. Обычно замотивированные команды, которые умеют сочетать дисциплину и творчество, спасают самые кризисные проекты.
- Заинтересованные стороны. Важно понимать, что все ключевые участники:
— Вовлечены
— Мобилизованы
— Доступны
— Высоко приоритезирует проект
Важно наладить регулярное информирование о том, что происходит на проекте. Минимум переписки и максимум прямого общения! Важно договориться о том, что все накопившиеся конфликты вы откладываете на второй план, ведь основная задача сейчас — спасти проект.
- Сроки. Выделите два горизонта планирования: на более-менее длительную перспективу (для кризиса обычно это квартал) и задачи ближнего горизонта (пара дней-неделя).
- Ресурсы. Ключевое — это резерв. Оцените, что можете быстро достать. Кризисное управление — самое расточительное из всех видов управления. Его лозунг: «Победителей не судят».
- Документы. Держите в фокусе формальную сторону дела. Договора, акты и протоколы кажутся не важными в кризис, но это не так. Обычно все документы связаны с деньгами, а неправильно оформленные деньги — очень большие персональные риски.
Более подробно об Agile и других подходах вы узнаете на курсе «Agile и гибридные методы управления проектами». Присоединяйтесь и решайте свои бизнес-задачи еще эффективнее!