Как правило, предприниматели - люди увлеченные, креативные, но не любящие рутину и контроль. Поэтому в малых и даже средних бизнесах есть проблемы с самым банальным - каждодневными повторяющимися операциями, которые должны приносить стабильный результат.
Давайте разберемся в причинах этой неэффективности и посмотрим, что может помочь выстроить операционную деятельность как хорошо отлаженный механизм.
- Собственник всем пытается управлять сам. Начнем с того, что далеко не каждый бизнесмен - хороший руководитель. Это разные виды деятельности, плюс управлению нужно учиться и практиковаться системно, последовательно. Поэтому экономия на управляющем (исполнительном, операционном директор или заместителе) - первая и ключевая ошибка. Конечно, сложно и страшно доверить своё детище, свой бизнес другому человеку. Но это как с ребенком - не будучи профессионалом вы не будете тренировать своё чадо фигурному катанию - вы пойдете к компетентному тренеру.
- Переобувание в воздухе. Конечно, в текущих реалиях планировать надолго - невозможно. И любые стратегии становятся супер гибкими. Но и планы, и стратегии всё равно должны быть. Иначе деятельность начинает походить на судорожные барахтанья, лишь бы делать хоть что-то. Непоследовательность в действиях демотивирует сотрудников, вызывает напряжение в отношениях с клиентами, партнерами. Да и не экономит ресурсы, а способствует их растрате. Несмотря на перемены есть вещи, проверенные временем, особенно в производстве. И без крайней надобности их менять не стоит.
- Перемены ради перемен и излишний консерватизм. Две крайности одной проблемы - неадекватной оценки с точки зрения эффективности процессов. Сила привычки велика, как и страсть к перемене мест, но оценить те или иные нововведения нужно с точки зрения комплексных улучшений. Если экономически выгодно, но будет вызывать негатив у сотрудников, стоит задуматься о целесообразности изменений. Ключевое - эффективность, только каждый для себя должен вывести ее определение.
- Слишком сложная система. Сама по себе систематизация может ассоциироваться с усложнением, ведь мы вводим правила, структуру. Однако, на практике грамотная систематизация упрощает процессы, а не усложняет. Главное при систематизации не увлечься, пытаясь описать абсолютно всё и максимально закрутить гайки. Чем более зрелые процессы в компании, тем больше должно быть простора для их улучшения со стороны исполнителей. Японские технологии бережлового производства именно так и работают - и очень эффективно. Поэтому систематизируем, но с умом.
- Чайка- и микроменеджмент. Я уже писала об ошибках собственниках, однако, тема микроменеджмента неисчерпаема. Любые правила бессильны перед вмешательствами собственника, который, с одной стороны, имеет на них полное право, с другой стороны, вредит процессам и бизнесу в целом. Нужно взять за основу, что если правила есть, они есть для всех.
- Процессоориентированность. Ни для кого не секрет, что есть подразделения и позиции, которые ориентированы скорее на процесс, поэтому сложно даже вывести для них KPI. Это юристы, бухгалтера и прочий бэкофис - незаменимый и влияющий на скорость всех процессов в компании. Однако, отсутствие четких дедлайнов и критериев успешности работы подобных сотрудников делает их результат зачастую размытым, а ценность неочевидной. Поэтому любая должность, от ассистента до генерального директора - всегда должна быть ориентирована на чёткий, измеримый результат.
Есть еще много аспектов, которые влияют на операционную деятельность компании - всё очень индивидуально. Главное - отслеживать динамику - насколько меняется эффективность и что можно и нужно с ней делать.