- на 85% уменьшился объем бумажного документооборота
- в 10 раз сократилось время на подготовку документов
- до 4 часов в день экономии времени сотрудников
- 100% перевод в цифру документооборота, связанного с техникой безопасности и охраной труда
О компании
ООО «Восточная горнорудная компания» («ВГК») — ведущий производитель энергетических марок угля на Дальнем Востоке, один из крупнейших поставщиков в страны Азиатско-Тихоокеанского региона. В составе компании 24 дочерних организации.
«ВГК» контролирует всю цепочку: от добычи до отгрузки продукции. Обладает запасами более 300 млн тонн угля на Сахалине и разведанными объемами более 100 млн тонн в Магаданской области.
Чтобы сократить время на рутину и затраты на бумажный документооборот, компания перевела в электронный вид договорные процессы и работу с нарушениями требований охраны труда.
Цифровизация договорной работы
В основном договоры в «ВГК» создаются по типовым формам. Шаблон выбирается из списка автоматически в зависимости от указанного вида документа. Сотрудник заполняет необходимые поля, признак «Типовой» проставляется сразу:
Скорректировать текст в договоре невозможно, так как вручную заполняются только определенные строки. Благодаря этому документ защищен от несанкционированных изменений, а работа по нему ускоряется — согласующие не тратят время на вычитку.
Далее по регламенту заполненный договор уходит на согласование ответственным. Они подписывают его с помощью усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) в мобильном приложении Directum Solo. Никаких распечаток не требуется. Если один из участников цепочки задерживает документ, задача переводится на его руководителя. Таким образом обеспечивается высокая исполнительская дисциплина в компании.
Утвержденный договор направляется контрагенту через сервис обмена. В ближайшем времени отправка документов контрагентам станет автоматической и сэкономит ответственному сотруднику до 4-х часов в день.
Перевод процессов охраны труда в электронный вид
Специалисты по охране труда контролируют исполнение техники безопасности на предприятии. Ежедневно они выявляют по 5-7 случаев несоблюдения правил. Каждое нарушение фиксируется на планшете в приложении Directum Solo, дополнительно прикладываются фотографии проступка. В системе создается акт и подписывается сотрудником по охране труда с помощью ЭП и нарушителем — собственноручной подписью с использованием стилуса.
Далее процесс строится по двум маршрутам:
- если это работник подрядчика, то в системе запускается автоматическое формирование претензии. Документ подписывается ЭП и направляется контрагенту через сервис обмена, интегрированный с Directum RX;
- если провинился сотрудник «ВГК», то акт фиксации нарушения поступает в отдел кадров. Параллельно в системе создается проект приказа о нарушении. Поля в нем заполняются автоматически — из карточки акта.
Затем приказ подписывается ЭП и уходит нарушителю на ознакомление в электронном виде.
Результаты внедрения Directum RX в «ВГК»
- На 80-85% уменьшился объем бумажного документооборота.
- Время на подготовку договоров и приложений сократилось в 10 раз. При этом удалось полностью исключить ошибки при оформлении документов.
- Ускорилось согласование документов. Руководители и ответственные лица подписывают договоры и приложения УКЭП.
- Документооборот, связанный с техникой безопасности и охраной труда, полностью перешел в цифру. Скорость фиксации нарушений увеличилась в 5 раз.
Цифровизация «ВГК» продолжается. В планах компании — перевод в электронный вид кадровых документов, командировок, отпусков, авансовых отчетов.
#договоры #электронные договоры #электронный документооборот #цифровизация #автоматизация бизнес-процессов #охрана труда #договорная работа