Отрывок из книги «Сделано. Проектный менеджмент на практике» (Скотт Беркун)
Это примерный план действий, как справляться со сложными ситуациями.
Шаг 1. Успокойтесь
Ничто не усугубляет ситуацию так, как действия продиктованные страхом, гневом или разочарованием. А если с вами произошло что-то нехорошее, у вас осознанно или нет возникнут именно эти эмоции. Они повлияют на ваше мышление и поведение. (Главное правило: чем меньше вы осознаете свои чувства, тем больше подвержены их влиянию). Не нужно дрожать или принимать ситуацию слишком близко к сердцу — наберитесь терпения, дышите спокойно и будьте внимательны.
Шаг 2. Оцените проблемы по отношению к проекту
Если кто-то убежден, что небеса рухнули, это еще не значит, что так оно и есть. Подумайте, это действительно проблема? Чья это проблема? Насколько проект (или его задачи) подвергаются риску или должны будут измениться из-за ситуации: на 5%, 20%, 90%? Попробуйте объективно оценить ваше положение. Кто-нибудь погибнет из-за этой ошибки (вы ведь не нейрохирург, в конце концов)? Города сравняются с землей? Чума обрушится на невинных? Помогите всем сформулировать проблему в правильном эмоциональном и интеллектуальном масштабе. Задавайте массу вопросов и заставьте людей думать, а не паниковать. Стремитесь исключить предположения. Убедитесь, что четко понимаете проблему и ее истинное влияние. Затем расставьте приоритеты:
- срочные дела (сейчас!);
- значительная проблема (сегодня);
- незначительные проблемы (на этой неделе или на следующей);
- надуманные трудности никогда).
Вы должны знать, сколько у вас времени на обдумывание ответных мер, и приоритизировать проблему с учетом всей существующей работы. Если проблема надуманная, добейтесь, чтобы тот, кто первым крикнул «Волки!», научился сначала задавать вопросы, а потом бить тревогу.
Шаг 3. Снова успокойтесь
Теперь, когда вы кое-что знаете о проблеме, можно действительно расстроиться («Как эти идиоты могли допустить… [впишите глупость, которая произошла]?!»). Найдите способ безопасно выразить эмоции: можно покричать в подушку, попотеть в тренажерном зале или излить душу своему другу. Эмоции обязательно нужно высказать. Вы должны знать, что помогает вам, и использовать это. Затем вернитесь к проблеме. Вы не только должны успокоиться сами, чтобы принять оптимальное решение, но и успокоить команду. Обратите внимание на того, кто расстроен, и помогите ему утешиться. Юмор, искренность, угощение и напитки — хорошее начало. Если вы сами спокойны и собраны, это поможет утешить остальных. И, если нужно, возьмите ответственность за поиск решения независимо от того, кто виноват в возникновении проблемы, — ваша позиция позволит команде быстрее восстановиться.
Шаг 4. Задействуйте нужных людей
Любая серьезная проблема коснется не только вас. Подумайте, кто из ваших коллег наиболее ответственный, знающий и полезный, и сразу же задействуйте их. Отзовите их с собраний или других мест, если дело срочное, действуйте незамедлительно и устраните все препятствия, которые стоят у вас на пути. Усадите нужных людей за одним столом, закройте двери и обсудите то, что вы узнали на втором шаге плана. Группа должна быть небольшая; чем сложнее проблема, тем меньше «совещателей». Кстати, довольно часто вам не следует входить в эту группу самому: соберите нужных участников, сформулируйте проблему и делегируйте им поиск решения. Предложите поддержку, но не мешайте (серьезно — уйдите из комнаты, если вы там не нужны). Четко обозначьте, кто ответственен за решение проблемы, — вы или кто-то другой.
Шаг 5. Изучите альтернативы
После того как вы ответили на все вопросы и прояснили ситуацию, подумайте, какие вас есть варианты. Иногда приходится провести небольшое исследование (можно делегировать эту задачу). При необходимости пометьте ее как срочную; никогда не предполагайте, что люди сами понимают, насколько задача срочная. Если вам нужны ответы, максимально конкретно обозначьте свои ожидания.
Шаг 6. Составьте самый простой план
Взвесьте варианты, выберите наиболее оптимальный из них и составьте самый простой план. Лучший из доступных вариантов — это лучший из доступных вариантов, даже если он полный отстой (кризис — не самое подходящее время для идеализации). Чем неотложнее проблема, тем проще должен быть план. Чем глубже пропасть, в которую вы провалились, тем прямее должен быть выход из нее. Разбейте план на простые шаги и убедитесь, что никто не запутался. Составьте два списка людей: те, чье одобрение плана вас нужно, и те, кого следует проинформировать о плане перед тем, как реализовать его. Отправьтесь к первой группе, представьте им план, учтите их замечания и заручитесь поддержкой. Затем сообщите эту информацию второй группе.
Шаг 7. Выполните
Следуйте принятому плану. Убедитесь, что все, кто выполняет работу, вовлечены в процесс и четко понимают, почему они это делают. Здесь нет места предположениям и сомнениям. Обозначьте контрольные точки (ежечасные, ежедневные, еженедельные), чтобы план принес нужный результат и чтобы вы и остальные обдумали, какие дополнительные усилия нужно вложить в эту задачу. Если появятся новые проблемы, начните с первого шага.
Шаг 8. Проанализируйте проделанную работу
Когда проблема решена, соберите нужных людей и составьте список усвоенных уроков (это может быть не та группа людей, которую вы собрали на шаге 4, потому что теперь нужно подключить тех, на кого ваше решение оказало влияние, а не тех, кто участвовал в его принятии). Задайте вопрос: «Что можно сделать в следующий раз, чтобы избежать критической ситуации?». Чем серьезнее проблема, тем больше ответов будет на этот вопрос. Приоритизируйте список. Подумайте, кому поручить выполнение каждого пункта.
#management #управление #психология #кризисы