Вызовы гибридного графика: могут ли сотрудники сами решать, когда работать из дома

Во многих компаниях гибридного формата руководство предпочитает не вмешиваться в распределение «домашних» и «офисных» рабочих дней сотрудников. Однако надежды на «разберутся сами» не всегда оправданы. Расскажем, с чем можно столкнуться и какие решения использовать, чтобы избежать проблем.

Среда — день тяжёлый

Если провести опрос, мнение коллектива о рабочей неделе будет удивительно единодушным. Большинство сотрудников ответят, что в понедельник и пятницу предпочтут работать из дома, а в среду — в офисе.

Допустим, вы разрешаете им действовать исключительно по желанию. Дальше происходит следующее. В пятницу офис встретит вас пустотой, а в середине недели — нашествием работников, которые не могут найти свободный компьютер или хотя бы стол. Проблема особенно коснётся компаний, которые во время кризиса сохранили команду в полном составе, но переехали в более компактные офисы для экономии. Результат неграмотного «гибрида» — нехватка оборудования, рабочего пространства и тотальный хаос.

Чтобы сохранять баланс между офисом и удалёнкой, можно составить старый добрый график. Учитывайте пожелания, находите компромисс и не забывайте, что лучше объединять специалистов одной команды в офисе не меньше двух дней в неделю.

А если говорить о более современных методах — в гибридный режим отлично вписывается система бронирования мест. В чём её суть:

• Работник в пару кликов резервирует место в офисе прямо с телефона. С помощью поиска он может узнать, где в выбранный день сидит коллега, и занять стол рядом.
• Есть полезный поиск по критериям: можно найти и зарезервировать место с компьютером определённой мощности.
• Решена проблема парковки: сотрудник сможет заранее забронировать место для автомобиля.
• Бронь легко отменить: это удобно, когда работник уходит на больничный.
• Сотрудники могут посмотреть, кто из их коллег находится в офисе. Цель — не контроль, а удобство и открытость. Коллектив будет знать, кого и где искать для решения рабочих вопросов.

Важно, что сервис поощряет самостоятельность и при этом позволяет руководителям держать ситуацию с загруженностью офиса под контролем. Сотрудники получают желанную свободу выбора — не абсолютную, а с вниманием к комфорту каждого и с учётом бизнес-задач. Например, вы назначаете день для совместной работы инженеров и определяете офисную зону, где им будет удобно объединиться, — а они сами резервируют места.

Онлайн против офлайна, или нехватка живого контакта

Ещё одно следствие недостаточного внимания к выбору «офисных» дней — проблемы с коммуникацией и растущее чувство отчуждённости:

• На встречах одни сотрудники находятся в переговорной, а другие участвуют удалённо. «Домашние» слышат только часть разговоров и не всегда понимают, что происходит. Им начинает казаться — и небезосновательно, — что они получают неполную информацию. Бывает, что компании пытаются решить проблему и просят тех, кто пришёл в офис, тоже присоединяться к встрече с ноутбуков.
• Работники в офисе обсуждают важные темы и после официальной встречи — а те, кто участвовал из дома, пропускают неформальную часть дискуссии.
• Онлайн-формат не заменит живое, эмоциональное общение. Это особенно заметно при брейнсторминге, где от вовлечённости участников зависит количество бизнес-идей. Как показывает практика, «лицом к лицу» проще понимать собеседника и высказываться. А руководитель может эффективнее направлять ход разговора. К тому же личные встречи прокачивают командный дух и улучшают психологическую обстановку.

Система бронирования мест поможет организовать собрания:

• Инициатор встречи выбирает день, когда офис сможет вместить всех участников, и приглашает коллег в приложении — каждый займёт комфортное место.
• Организатор может сам зарезервировать переговорную, места для всей команды или конкретных сотрудников — а участники просто получат оповещения и напоминания о событии.

Запрос на гибридный формат растёт. Задача руководителей — грамотно ввести планирование в компанию, в том числе соблюсти баланс «дом — офис». Если не помочь работникам с организацией расписания, это неизбежно скажется и на продуктивности, и на атмосфере в коллективе.

Чтобы внедрить простой инструмент, обратите внимание на IndaSpace — систему бронирования рабочих мест в офисе. Сотрудники почувствуют заботу и смогут по-настоящему оценить удобство гибридного режима. Начните использовать сервис — и вы увидите, как хаос превращается в организованное, комфортное для каждого пространство.