Нехватка времени, по-видимому, специфическая проблема нашего столетия. Она нарастает от года к году и пускай касается не каждого и во многом субъективна, но она есть.
Почему так происходит, пока не очень ясно, зато становится понятен интерес к так называемому тайм-менеджменту.
Как показывают исследования, сейчас есть два пути, которые люди используют для «управления» временем.
Я нашёл отличную научную статью с обзором и хочу поделиться с вами некоторыми моментами оттуда (источник).
Прежде всего, обозначим те самые два пути. Это, во-первых, максимизация занятости (делай больше!).
Во-вторых, это максимизация результатов (делай лучше!).
Что самое любопытное, это не две равнозначные стратегии, нет. Это одна плохая и одна хорошая.
«Лучше меньше, да лучше!»
Если вдуматься, сразу становится понятно, что плохая стратегия — это максимизация занятости (или, возможно, будет даже лучше, если говорить не о занятости, а о загрузке).
Прежде всего, попытки максимизации занятости обречены на провал — нам всегда хочется больше. Бассейн в шесть утра, английский в семь, работа, танцевальная студия в семь вечера, в девять — корейское кино с субтитрами. Если сюда захотеть вставить ещё курсы макраме и тренировки по стрельбе из лука, то не выйдет — мест нет.
Вторая проблема ещё серьёзнее — такая высокая нагрузка обязательно приводит к ухудшению результатов в каждом (в каждом!) виде деятельности. Конечно, если это просто день такой, то проблем, скорее всего не возникнет.
Но вот если это постоянный график, и в будни, и в выходные, то результаты ухудшатся очень быстро — человеку нужно временами немного бездельничать и ни о чём не думать. Это помогает нам восстанавливаться и лучше усваивать полученную информацию. Бесконечная гонка ничего не улучшает.
Правда, есть проблема — очень трудно принять эту мысль (что надо максимизировать результаты, а не загрузку).
Тем не менее, несмотря на трудности, стремление к максимизации занятости нужно мягко останавливать и переключаться на максимизацию результатов — делать не всё подряд, а только важное.
Как оценить важность? Исходя из долгосрочных целей. Если вы не планируете переплыть Босфорский пролив, то бассейн вам ни к чему — для поддержания формы будет достаточно танцев. Если вы изучаете английский просто «чтобы было», а никакой важной цели (например, трудоустройство) здесь нет — отказывайтесь.
Я знаю, это неприятно, ведь хочется «и того, и другого и можно без хлеба», но позвольте напомнить — плотно забитый график означает, что вы все дела делаете плохо. Может быть, лучше делать меньше, да лучше?
Как планировать?
Для планирования есть две тактики.
1. Более-менее равномерное планирование дел в течение дня и некоторым временным зазором между ними.
2. «Back-to-back», то есть вплотную. Вы плотно забиваете, скажем, первую половину дня, а на вторую не планируете вообще ничего.
Второй подход лучше. Дело в том, что первый вариант создаёт постоянное напряжение — вот это надо успеть, а потом вот это, а к этому сроку надо разобраться вот с этим. В «перерывах» между запланированным не получается заняться чем-то объёмным, время уходит на какие-то мелочи и обрывки дел. Создаётся ощущение белки в колесе. Плюс нельзя заняться чем-то незапланированным, но крупным.
Вариант «вплотную» позволяет спокойно переделать дела, и заняться чем-то крупным. Скажем, если у вас все встречи запланированы до обеда, то новые встречи, которые возникнут в течение дня, легко будет вставить после обеда, там всё свободно (а если не свободно, см. предыдущий раздел).
На всякий случай отмечу — здесь рассматриваются ситуации, когда задачи вы себе ставите сами. Понятное дело, что на конвейере за вас решает начальник (кстати, покажите ему эту статью, может быть, она поможет изменить подход к управлению).
Крайние сроки
Очень хорошо работают крайне сроки (дэдлайны). Они прекрасно усиливают производительность, но только если у нас действительно нет возможности их перенести. В противном случае производительность наоборот — падает. Можно сказать, что мы расхолаживаемся.
Исходя из этого, очевидно, что крупные задачи нужно дробить на мелкие части и привязывать их к каким-то жёстким срокам. Причём очень важно, чтобы этот срок был не только ваш — нужно, чтобы был отчёт перед кем-нибудь; с собой, увы или ура, мы легко договариваемся.
Так что, скажем, если вы фотограф, договоритесь с клиентом, что через два дня пришлёте все хорошие кадры, через четыре — все обработанные и так далее. Крайние сроки бодрят только если они действительно крайние — поэтому пусть клиент хотя бы немного вас контролирует.
А ещё не должно быть крайних сроков, которые пересекаются. Если вам за неделю нужно сдать три проекта, скорее всего, проблемы будут со всеми тремя (и тут мы снова возвращаемся к идее «лучше меньше, да лучше»).
Наконец, крайне желательно работать только над одним проектом. Это не всегда возможно, но это то, к чему надо стремиться. Я, например, в своей работе выделяю себе отдельный день для написания статей, отдельный — для съёмок видео и так далее. Это очень эффективно.
Подведём итог. Главная задача в управлении временем — сосредотачиваться на главном, т.к. это повышает нашу результативность. Лучше меньше, да лучше — вот наш девиз.
Здесь, возможно, у вас появится вопрос: "А есть ли ещё какие-нибудь научные данные по восприятию времени?".
Конечно, есть! Самые главные я собрал в статье "Психология времени: в профиль и анфас".
***
Фото автора Arina Krasnikova: Pexels