Большинство задач на работе решаются посредством переписки по электронной почте. Мы не видим, с какой реакцией человек пишет электронное письмо. Соответственно, мы не можем распознать эмоции собеседника - приходится анализировать текст на основе собственных взаимоотношений с человеком.
Мы понимаем эмоцию, которую испытывает наш собеседник, через проявления эмоции в голосе, в мимике лица, в жестах человека. Во время общения по переписке мы лишены возможности видеть собеседника, поэтому мы оказываемся в ситуации, когда нас "сбивает с толку" отсутствие понимания, с каким настроением написано письмо, в каком эмоциональном состоянии находился человек, когда его писал.
Включите позитив
Постарайтесь любое электронное сообщение воспринимать прежде всего с позиции, что автор сообщения пишет вам с положительными намерениями. Вряд ли вы сможете корректно распознать эмоцию через текст, поэтому лучше всего настроиться на позитивную волну, иначе ваша негативная реакция может привести к беспочвенному конфликту.
Например, вы поняли текст в негативном ключе, а человек имел в виду совсем другое и просто не смог подобрать правильные слова.
Разница восприятия
Не забывайте, что каждый человек воспринимает информацию, основываясь на личном опыте и собственных привычках. Кто-то излишне внимателен к каждому слову и знаку препинания, поэтому пытается найти смысл в каждой букве, кто-то пишет с точкой в конце предложения, а кто-то ставит ее только когда чувствует раздражение или обиду.
- Подумайте: есть ли в ваших правилах переписки детали, которые привычны вам, но могут вызвать недоумение у адресата?
- Были ли у вас случаи, когда собеседник неправильно реагировал на ваше сообщение? Делитесь в комментариях, обсудим!
Не надумывайте
Не самый хороший способ читать электронные письма - додумывать смысл написанного. Представьте, что вы по работе занимаетесь производством сувенирной продукции, и ваш клиент написал, что дизайн, который вы предложили, не подходит. На самом деле, клиент показал макет начальству, они попросили предложить варианты, так как представляли дизайн иначе. Это всего лишь рабочий процесс, но что может подумать менеджер:
- «Они считают, что я плохо сделал свою работу»,
- «Они специально заставляют меня предложить еще варианты, а в итоге выберут первый»,
- «Они намекают, что не хотят у нас заказывать».
«Сарказм» по переписке
Имейте в виду: если вы пишите вашему собеседнику с сарказмом, вы визуализируете в своей голове текст с саркастическими нотками, но адресат вашего письма вряд ли поймет ваш сарказм - только если он знает вас лично и знает, как вы обычно общаетесь и какого рода шутки предпочитаете.
Как реагировать на письма с негативным подтекстом?
Если в тексте письма ярко выражен негатив по отношению к вам, и вы уверены, зная автора письма, что распознали «месседж» правильно, даем вам несколько советов, как поступить:
- Не отвечайте сразу. Если человек написал вам что-то обидное, то, скорее всего, вы находитесь во власти эмоций. Сначала вы испытали удивление, а потом пришло раздражение и, возможно, гнев или ярость. И вам совсем не обязательно идти на поводу ваших эмоций - возможно, именно такой реакции ожидает человек, от которого вы получили негативные сообщения!
- Напишите гневный ответ. И не отправляйте! Если вас задело написанное в письме и вам очень необходимо «выплеснуть» эмоции, сделайте это «безопасным» для вашей репутации и самочувствия образом - в заметках или на листе бумаги. Запишите все, что вы думаете об этом человеке, но не отправляйте ему, выдохните и перечитайте попозже. Скорее всего, ваш гнев уже уйдет, и вы удивитесь тому, что вы написали, и поблагодарите себя, что не отправили все написанное сразу же.
- Старайтесь общаться нейтрально и задавать вопросы, если вам неясна причина столь резкого обращения. Например: «можете объяснить, что вам не понравилось?».
Если вы ведете тяжелую переписку по работе, то вы можете попросить «не повышать градус общения и оставаться в пределах деловой переписки». Обычно этот метод хорошо работает и помогает собеседнику взглянуть «трезво» на отправленное им электронное письмо.
______________________________
Коуч школы психологической помощи и поддержки "Гармония Жизни" бережно подхватит вас и как мудрый наставник направит к вашей цели - лучшей версии себя. Оставьте заявку на сайте или пишите в WhatsApp по телефону +7 (916) 271-89-25, мы поможем Вам подобрать Вашего специалиста.
#психология #работа мечты #общение в интернете #деловая переписка #эмоции