Продолжение............
Как и обещала в последней публикации пишу продолжение: Правила в работе с ПСФ.
Для более точного понимания ниже приведенного текста рекомендую ознакомиться с опубликованной ранее статьей: Письменные коммуникации в бизнесе: польза или бюрократия?
Проясним, что значит ПСФ - послание специальной формы, которое сотрудник заполняет, когда хочет получить от руководителя одобрение по вопросу. Так же используется, как форма коммуникации между сотрудниками.
Сотрудник должен в ней описать детально ситуацию, причины возникновения, что будет, если не принять меры и предложить свое решение. На предложенное решение нужно одобрение руководителя, для чего в ПСФ излагаются все данные для оценки и принятия решения.
В итоге получив письменное одобрение от руководителя, сотрудник уверен что его никто не обвинит в самоуправстве.
Какие правила нужно соблюдать при составлении ПСФ:
- Указывать от кого (какая должность) к кому (к какой должности) направляется ПСФ
- В одной форме указывается только один вопрос на которое требуется рассмотрение и одобрение
- Четко указать, какое действие ожидается от получателя (какой результат). Бывает необходимо только принять информацию к сведению, а иногда принять на основе него решение. Такая форма изложения исключает повторные уточняющие вопросы к отправителю.
Часто обсуждая этот вопрос у собеседника возникает возражение: А как поступать с теми сотрудниками, которые не сидят у компьютера постоянно и их работа связанна с постоянными перемещениями?
Для коммуникации между сотрудниками используется помимо электронных средств общения (электронная почта или специализированные программы) СИСТЕМА 3-Х ПАПОК и КОММУНИКАЦИОННЫЙ ЦЕНТР.
У каждого сотрудника на рабочем столе стоят 3 корзины: входящие, в работе, исходящие. Сотрудник хранит все полученные сообщения (документ) в папке: Входящие до того момента пока не возьмет его в работу.
Взяв документ в работу, но не закончив его - перемещает его в корзинку под названием: В РАБОТЕ. После завершения, когда документ полностью обработан он перемещается в папку: Исходящие.
Для того чтобы все документы от всех сотрудников из папок Исходящие попадали дальше, в компании создается Коммуникационный центр. Это физическое место в компании, может быть полка с большим количеством ячеек. Каждая ячейка для отдельного сотрудника. В эту ячейку поступают все сообщения для этого сотрудника.
Каждый сотрудник минимум один раз в день достает со своей ячейки послания и перемещает в папку Входящие на своем рабочем месте. И так же раскладывает из своей папки Исходящие по ячейкам. В случае если компания большая, может быть в штате сотрудник в чьи обязанности входит собирать документы от сотрудников и раскладывать в коммуникационный центр и наоборот разносить документы из коммуникационного центра.
Те сотрудники, которые не имеют рабочего места, например уборщицы, работают только со своими ячейками с коммуникационного центра. Тех же принципов стоит придерживаться при работе с электронной почтой. Делить сообщения на входящие, в работе и исходящие.
При таком подходе всегда можно оценить степень загруженности сотрудника. Если видно, что папка Входящие у сотрудника завалена, значит на этом этапе останавливается движение частиц. Значит, что процесс производства в целом по компании останавливается на этом участке. И нужно принять меры и устранить причины возникновения.
Кому-то может показаться, что данная система излишне бюрократична. Но давайте представим, сколько ошибок возникает, когда сообщение передается на словах из-за неправильного трактования входящего сообщения?
Как часто поручения не выполняются в срок, потому-что никто не помнит, когда оно было поставлено и к какому сроку должно быть исполнено?
Как часто, руководитель для решения какого-то вопроса запрашивает дополнительную информацию, отвлекая от работы сотрудника?
Причины можно перечислять долго, но самое главное, что внедрив письменную коммуникацию и утвердив правила, уровень ответственности у сотрудников вырастает в разы.
Ведь, что написано пером не вырубишь и топором!