При работе с данными в Excel важно, чтобы они представляли собой непрерывный диапазон значений. Если в данных будут пропуски или пустые ячейки, то это обязательно проявится при создании умных или сводных таблиц, при сортировке или фильтрации, или при работе с другими инструментами Excel.
Но часто при выгрузке информации из каких-либо сторонних программ мы получаем данные в виде, который нарушает это «правило непрерывности значений».
Вот конкретный пример, присланный мне подписчицей канала:
При выгрузке данных из внешней программы в первом столбце название группы подставляется только в первую строку. То есть возникает необходимость заполнить пустые ячейки первого столбца значениями из верхних ячеек, чтобы получилось так:
В небольших таблицах можно проделать это вручную, но давайте рассмотрим, как максимально упростить решение такой задачи.
Как обычно в Эксель существует несколько решений. Например, можно написать простой макрос на VBA или воспользоваться надстройкой PowerQuery, которая, начиная с Эксель 2016 интегрирована в программу и обладает нужным инструментарием. Но давайте рассмотрим, возможно, не самый простой для понимания, но доступный каждому пользователю программы вариант.
Ведь что нам по сути нужно сделать?
Необходимо в последующую пустую ячейку вставить значение текущей и раскопировать это значение до следующей непустой ячейки. И вот это как раз можно сделать сразу для всего диапазона значений.
Предварительно выделяем весь диапазон ячеек первого столбца, в которым нужно заполнить "пробелы" и на вкладке Главная выбираем инструмент Выделить группу ячеек. Нам нужны все пустые ячейки выделенного диапазона, поэтому выбираем соответствующий пункт:
Теперь не снимая выделения вводим знак равенства. Так как я начинал выделение сверху, то первой активной ячейкой выделения у меня будет ячейка А3 и именно в нее будет вставлен знак равенства:
В этой ячейке у меня должно быть значение из ячейке А2, то есть из ячейки, которая находится выше.
Теперь эту формулу можем вставить во все выделенные ячейки, нажав сочетание Ctrl + Enter. Я уже рассказывал об этом сочетании клавиш. Оно позволяет одновременно вносить данные сразу в несколько предварительно выделенных ячеек.
В результате мы получим непрерывный диапазон значений и сможем его преобразовать в умные таблицы или построить на его основе сводную. Но здесь есть еще один нюанс - так как мы в первом столбце фактически использовали формулу, то стоит преобразовать формулы в значения, чтобы при сортировке или фильтрации таблицы не столкнуться с проблемами. Преобразовать формулы в значения можно разными способами, например, таким.
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ Телеграм