Корпоративны карты - классный инструмент, облегчает компании работу с подотчетниками и, что немаловажно, обеспечивает контроль расходования бюджета компании.
Что же такое корпоративные карты и как организовать работу с ними?
Виды корпоративных карт
✅ дебетовая - карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать, используются собственные деньги компании;
✅ кредитная - средства на карте предоставляются банком в пределах лимита;
✅ дебетовая с овердрафтом - существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка (также устанавливается лимит ухода «в минус»);
✅ именные карты - выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется (вы сами должны уведомить банк);
✅ неименные карты - их может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.
Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.
Какую карту выбрать
- если карту будет использовать РУКОВОДИТЕЛЬ в командировках (в т. ч. зарубежных), целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту.
- если карта выдается СОТРУДНИКУ для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, больше подойдет дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
Основные плюсы работы с корпоративными картами
✅ возможность жесткого контроля расходов;
✅ оперативная информация о тратах (все видим по выписке);
✅ возможность быстрого пополнения карты, если сотруднику срочно нужны деньги (например, в командировке).
Как регламентировать работу с корпоративными картами
Стоит утвердить отдельный ЛНА, в котором закрепить порядок использования карт и представления отчетов. Например, таким документом может быть «Положение о корп.картах».
Как сотруднику отчитаться об использованных средствах
В данном случае сотрудник выступает обычным подотчетным лицом и за траты с корп.карты должен отчитаться авансовым отчетом с приложением подтверждающей первички (чеки ККТ, накладные, СФ).
Что с бухучетом?
Для целей бухгалтерского учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как спец. счета в банках (счет 55), а израсходованные сотрудниками средства с карт - как подотчетные суммы (счет 71).
Проводки такие:
- Д 55 К 51 — пополнили корп. карту с р/с;
- Д 71 К 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);
- Д 10, 41, 44, 60, 76 К 71 — сотрудник отчитался по расходам;
- Д 51 К 55 — средства со счета корп.карты возвращены на р/с компании.
Вроде особых сложностей нет. НО всякое бывает...
Неприятные сюрпризы бухгалтеру
Карта, например, у директора. А он товарищ горячий, любит жене из командировки подарки привозить (бельишко, духи, сувениры...).
Вот что с этим делать?
Для начала настоятельно сделать внушение директору, что негоже путаться в банковских картах и личное лучше покупать с личной карты.
Но руководители - народ забывчивый, все равно покупают разную экономически неоправданную ерунду с корпоративной карты.
По идее это личные траты, которые можно либо возместить (внести обратно деньгами в кассу или на р/с), либо списать на неучитываемые в целях налога на прибыль расходы и... удержать НДФЛ.
РЕЗЮМЕ: корпоративные карты - инструмент удобный, хотя порой и рисковый.
Так что думайте, что для вас более удобно - использовать корп.карты или переводить подотчетные на личную карту сотрудника, где траты не отслеживаются нами по выписке банка.
В любом случае, моя памятка в помощь.