Вопрос по оформлению кадровых документов. Возможно ли в соответствие с действующим законодательством оформление заявлений работников на черновиках (например, на отпуск и другие)?
Ответ: Законодательством РФ не предусмотрена возможность заполнения документов на черновиках, но прямого запрета также нет.
Если форма заявления не утверждена, при его составлении можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Он применяется на добровольной основе и распространяется, в том числе на заявления. В данном документе перечислены обязательные реквизиты для документа.
Исходя из того, что на оборотной стороне могут быть предусмотрены отметки, то для таких документов лучше использовать чистые листы с обеих сторон.
Общие требования к созданию документов
- Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
- При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должна быть одинаковой.
3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
4. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А (для перехода по ссылке необходима авторизация в системе КонсультантПлюс).
Заявление - это вид обращения, содержащий просьбу о чем-либо или официальное сообщение по какому-либо вопросу. Все заявления независимо от адресата, которому они направляются, и цели их подачи имеют одинаковую структуру. Обычно указываются адресат, сведения о заявителе, непосредственно текст (содержание), дата, подпись, перечень прилагаемых документов (при необходимости). Однако форма некоторых заявлений утверждена нормативно. Кроме того, хозяйствующий субъект вправе самостоятельно разработать формы тех или иных заявлений, применяемых им в своей деятельности.
Общие правила оформления заявлений
Упомянутый выше ГОСТ Р 7.0.97-2016 применяется на добровольной основе и распространяется, в том числе на заявления (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет правила создания документов, состав реквизитов документов; даются схемы расположения реквизитов на документе, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, приведены образцы бланков.
Требования к оформлению заявления распространяются на состав реквизитов документа, а также порядок расположения реквизитов документа на бланках установленного вида. Заявление может быть написано от руки либо изготовлено с помощью печатающего устройства, в том числе на фирменном бланке организации.
Заявление на ежегодный отпуск работник может составить в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Проверьте, чтобы в таком заявлении были указаны, в частности: Ф.И.О. и должность работника, структурное подразделение (при наличии), дата начала отпуска и количество дней, вид ежегодного отпуска (основной или дополнительный оплачиваемый). Также проверьте, чтобы работник поставил на заявлении свою подпись и текущую дату.
Консультация подготовлена специалистом компании права "Респект", носит справочный характер, поможет вам разобраться в данном вопросе и принять верное решение самостоятельно.