Привет, меня зовут Антон, у меня своя логистическая фирма. Раньше, когда компания была небольшой и работников можно было пересчитать по пальцам, мы вполне справлялись со всем. Мне было почти ненапряжно управлять. Но как только дело стало расти, количество проблем начало увеличиваться в геометрической прогрессии. Работать стало просто невозможно, и это здорово отражалось на бизнесе.
Но я нашел решение, которое меня буквально спасло: внедрил РУС «Квант». Это уже готовый инструмент, благодаря которому в моей фирме все встало на свои места и заработало как единый механизм.
В чем была проблема
Очень многое было завязано на мне. Кучу времени я тратил на рутинные и повторяющиеся задачи, которыми вообще не должен был заниматься, но так уж сложилось с самого начала. Например, приходилось контролировать прием груза на складе: сколько и когда пришло, куда положили. Иначе могли пропустить, что-то потерять, и все – нужно перепроверять.
В среднем за день было около 30 задач, которые я выполнял лично, и еще 40 приходилось держать на контроле. Никакой системы или даже корпоративного мессенджера у нас не было, пользовались личным ватсапом. Поэтому я проговаривал задачу устно или в лучшем случае писал и ставил напоминание в телефоне, чтобы потом позвонить сотруднику и узнать, как там дела.
Это отнимало все мои силы и время: я работал до 18 часов в день, на другое меня уже тупо не хватало. Стоит ли говорить, что задачи терялись, про них забывали, а эффективность работы была низкая?
Что такое РУС «Квант»
Я понял, что так продолжаться больше не может, иначе мы с моей компанией долго не продержимся. Начал искать варианты. Хотел было взять курс по систематизации компании, но понял, что мне это уже не поможет. Да и времени слушать лекции просто не было. К тому же эти полезные знания получил бы только я один. А мне нужно было преобразовывать весь коллектив.
Тогда один из партнеров посоветовал мне РУС «Квант». Это системное управление компанией сразу по трем направлениям:
- эксперты обучают тебя эффективному управлению персоналом и финансами;
- дают специальное программное обеспечение для управления компанией;
- назначают обученного менеджера (его называют коммуникатором или контролером задач), который постоянно контролирует работу сотрудников.
Как мне удалось внедрить новую систему
Специалист по систематизации провел для меня бесплатную консультацию и разъяснил все в деталях. Меня очень порадовало, что на внедрение и настройку всей системы не нужно много времени.
✅ Я прошел обучение, чтобы мыслить как предприниматель и уметь разделять деятельность компании на функции. Например, есть склад – значит, кто-то должен готовить накладные и отгружать товар.
✅ Создал систему коммуникации для сотрудников. Больше никаких задач в устном виде или сторонних мессенджерах, потому что они не поддаются контролю. Все общение и передача поручений происходят в системе РУС «Квант». Также я выработал правила – например, через сколько должен ответить сотрудник, получивший задачу.
✅ Ввел контролера – человека, который следит за соблюдением коммуникации и выполнением задач. Его тоже предоставляет РУС «Квант». Если сотрудник никак не реагирует на задачу и приближается дедлайн, то контролер получает об этом сигнал и звонит ему, чтобы напомнить.
✅ Вместе с консультантом сделал организационно-функциональную схему компании в специальном ПО. Расписал для каждой отдельной функции повторяющиеся задачи, чтобы освободилось время. Описываем не под конкретных людей, которые вот сейчас этим занимаются, а именно для функций. Так можно в любой момент увольнять и брать новых работников, при этом ничего не будет упущено. Новый сотрудник сразу получает инструкции, и ему падают задачи.
Как отреагировали сотрудники
Сразу скажу, что мои работники сначала не очень-то были рады такому контролю. Конечно, они привыкли, что его почти нет совсем. Я собрал их, объяснил, что это за система и почему она нам нужна. Все покивали без воодушевления и пошли разбираться.
Но со временем все оценили эффективность такой системной работы, ведь им тоже надоела ситуация, когда никто не знает, кто за что отвечает. Раньше приходилось постоянно бегать ко мне в кабинет за разъяснениями. Теперь же всем стало явно спокойнее и легче работать.
После введения РУС «Квант» я наконец вздохнул с облегчением
Я вообще перестал заниматься операционкой. Появились наконец время, силы и вдохновение на развитие компании. Теперь работаю адекватные 4–5 часов вместо 18, иногда и меньше.
Меня больше не преследует постоянное чувство паники и страха, что я что-то забыл. Как-то ехал на работу и заметил, что насвистываю песню и в голове просто тишь да гладь. Не надо никуда бежать, все помнить, я точно знаю, что система отлажена и прекрасно работает без меня.
Эффективность заметно повысилась. Я буквально вижу, что с каждым днем количество выполненных задач увеличивается. А новые сотрудники приходят и без проблем адаптируются, ведь их уже ждут готовые инструкции.
Если у вас тоже творится полный бардак с выполнением задач и вы пытаетесь в одиночку делать все и за всех, то, поверьте, есть выход получше. Переходите на сайт РУС «Квант», чтобы подробнее ознакомиться с системой и получить бесплатную консультацию.