Вы до сих пор ведете все процессы в Excel? Бесчисленные таблицы, информация теряется или не заполняется, неудобство коммуникации и большая стоимость ошибки...
Павел Красюк, основатель строительной компании «НТС-Сибирь», поделился своим опытом, как они внедрили сервис автоматизации строительного бизнеса Gectaro, что позволило им больше не проигрывать миллионные тендеры из-за ошибок в сметах в Excel. Из статьи вы узнаете, в чем преимущества контролирования всех процессов строительства онлайн и как это помогает избегать незапланированных трат.
О компании
До строительного бизнеса у меня была компания по переработке и заготовке леса в Томской области. Затем я переехал в Новосибирск и встретил бизнес-партнера, с которым занялся кровельными работами и внутренней отделкой недвижимости. Мы создали «НТС-Сибирь» — в этом году отмечаем шестилетие.
Иногда к нам обращаются клиенты из Московской области, но основной поток идет из Новосибирска. Мы берем объекты разного масштаба — однажды собственники медцентра попросили за ночь переложить 25м² керамогранита. Пока согласовывали бумаги, наша бригада решила задачу. Но есть объекты, которые мы ведем по полгода.
Работаем с застройщиками коммерческой недвижимости и жилых комплексов, недавно начали сотрудничать с государственным сектором.
В год основания компании оборот был 12 млн рублей, в 2021 году — 107 млн. Мы хотим вывести компанию на 1 млрд рублей в год, после этого наймем директора и делегируем ему операционную часть.
Задачи и проблемы
Мы вели бухгалтерию в 1С, а в таблицах Excel, заполнением которых занимался я, учитывали материалы, контролировали графики производства, заполняли итоговые документы для закрытия проектов, хранили сметы.
Сметы у нас немаленькие — в одной может быть до 500 позиций. Когда корректировали вручную в Excel, информация по каким-то позициям терялась или, наоборот, появлялись лишние данные. Это влияло на итоговое коммерческое предложение.
Случалось, что заказчик во время тендера уходил к конкурентам, потому что наша смета была на 500 тыс. рублей дороже. Однажды из-за ошибки в смете мы упустили проект на 12 млн рублей, — а это 1,5-2 млн прибыли.
Еще мы не могли вовремя узнать, что происходит на объектах. Тогда стройка простаивала 2-3 дня: прогресса не было, но мы продолжали платить рабочим. Информация — залог успешного прогнозирования. Когда мы в силах спрогнозировать, что будет с объектом через 5-7 дней, то можем договориться с поставщиками о своевременной доставке материалов туда.
Внедрение и организация работы
Мы решили упорядочить процессы в декабре 2019 года. Партнер увидел рекламу Gectaro в инстаграме и предложил мне протестировать сервис. Понравилось, внедрили за два месяца, — сначала разобрались сами, затем научили сотрудников.
Оцифровка сэкономила время: если сметчик на больничном, я составляю смету за час, а корректирую за 15 минут. Раньше на те же действия уходило два дня.
Мы видим все, что происходит на объектах в онлайн-режиме и знаем, когда нужно заплатить поставщику, чтобы получить материал в срок. Еще нам не нужно звонить или писать сообщения бригадирам, бухгалтеру, клиентам, чтобы уточнить сроки, задолженности или рассказать о прогрессе на стройке. Информация для всех участников хранится в Gectaro и периодически обновляется.
Пока мы используем возможности Gectaro на 30% — работаем со сметами, снабжением, графиками и актами. Планируем сформировать команду под Gectaro, чтобы сотрудники отслеживали задолженности и составляли сметы, а мы с партнером занимались только стратегией развития компании.
Результаты
1. Больше не проигрываем тендеры из-за ошибок в составления смет в Excel
Когда создаешь сметы в Excel, всегда появляются ошибки — можно добавить лишние данные и не заметить или пропустить важное наименование. Однажды из-за этого мы проиграли тендер на 12 млн рублей, — а это 1,5-2 млн прибыли.
2. Сократили составление смет с 2 дней до 60 минут
Сейчас составление сметы занимает 60 минут, а ее корректировка — 15 минут вместо часа. Иногда правок от заказчика может быть 5-7 за день — он уточняет цену, сроки и материалы. В таком случае мы экономим от 4 часов по сравнению с периодом до Gectaro.
3. Стройка не простаивает, потому что материалы привозят вовремя
Раньше мы не могли сразу узнать, что происходит на объекте. Теперь видим все в онлайн-режиме и в курсе, когда нужно заплатить поставщику, чтобы получить материал в срок.
Хотите таких же результатов?
Хватит создавать бесчисленное количество таблиц в Excel, исправлять ошибки в расчетах, отвечать на постоянные вопросы прорабов и сметчиков! Благодаря сервису Gectaro все будет в одном месте, вы или клиент сможете онлайн отслеживать ход работы, а время составления смет сократится в 4 раза.
Получите бесплатно видеопрезентацию сервиса, который избавит вашу компанию от хаоса в Excel и объединит все процессы в едином месте.