Spark делится подборкой реальных кейсов компаний, которые перешли на электронный документооборот и высвободили ресурсы для стратегически важных задач.
Группа «Черкизово»: ускорение обработки документов в 10 раз
Один из крупнейших производителей мяса и мясных полуфабрикатов в России решил ускорить обработку и прохождение документов по отгрузке продукции как в собственные торговые сети, так и ритейлерам-партнёрам. ЭДО решил для «Черкизово» сразу 4 задачи.
Во-первых, электронный документооборот привёл в порядок транзакции при отгрузке мяса и мясных полуфабрикатов. Во-вторых, он увеличил скорость обработки документов. Если раньше в минуту обрабатывалось 60 документов, то цифровизация увеличила этот показатель до 600. Планируемый объём обработки документов – 800 000 в месяц. В-третьих, ЭДО сократил количество потерь, порчи документов и отправления информации «не туда». В-четвертых, он увеличил скорость решения проблем при отправке документов некорректному адресату, при их порче или утере.
В дополнение к решению этих задач внедрение ЭДО помог «Черкизово» автоматизировать свыше 50 рабочих мест. В итоге за 3 месяца группа с помощью цифрового документооборота смогли обработать почти 1,5 млн документов.
Weigandt Consulting: экономия на курьерах
Международная IT-компания решила оптимизировать кадровый документооборот. Для этого его решили перевести в электронную форму. Через сервис ЭКДО Weigandt Consulting упростила кадровый документооборот со 100 сотрудниками, которые, в свою очередь, оформили 350 документов. Количество утерянных документов снизилось до 0%. На 35% снизилась нагрузка на сотрудников кадрового отдела. При этом на внедрение ЭКДО компания потратила 0 руб.
Последующие затраты на проект полностью окупили себя – они оказались меньше, чем расходы на курьерские службы.
Essity: больше никаких затрат на пересылку документов
Международный производитель продукции медицинского назначения и средств личной гигиены известен брендами Libresse, Zewa, TENA и Tork. Предприятие также решило перевести кадровый документооборот в электронную форму. Результаты говорят сами за себя. Производитель полностью избавился от затрат на почтовую пересылку кадровых документов дистанционным сотрудникам. На 25% снизились его расходы на хранение бумажных версий документов в архивах. На 25% уменьшилась нагрузка на специалистов отдела кадров.
METRO Cash & Carry: отказ от бумаги
Один из крупнейших ритейлеров в России сделал электронный обмен информацией с контрагентами приоритетным направлением своей работы. Партнёры METRO Cash & Carry могут бесплатно получать цифровые счета, универсальные корректировочные и передаточные документы, любую другую бухгалтерскую «первичку» и юридически значимые документы.
За 10 месяцев использования ЭДО в 2021 году METRO Cash & Carry обменялся с контрагентами 2,7 млн электронных документов. Среднее количество документов, которыми ритейлер обменивается с партнёрами за месяц, достигает 250 000.
Как видите, цифровизация документооборота – не просто тренд, но и реальная возможность оптимизировать финансовые и временные затраты бизнеса.
Узнать больше о развитии электронного документооборота в России вы сможете 21 апреля на Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике» и 26-27 мая на Шестнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот».