Деловые мероприятия — конференции, митапы и другие, очень важны, для имиджа компаний и для последующей продажи своих продуктов или услуг. Поэтому такие ивенты должны быть организованы если и не идеально, то по крайней мере, очень хорошо. Рассказываем, на что обращать внимание, если вы пока что еще не знаете как организовать деловое мероприятие.
Выбор спикеров
Прежде чем начинать искать людей, которые выступят на мероприятии, определитесь, кто именно вам нужен. Для этого ориентируйтесь на тему мероприятия и на аудиторию. Например, на конференции для начинающих специалистов в какой-то сфере нужны люди, которые смогут понятно объяснить базовые вещи. А для митапа для топ-менеджеров — эксперты, которые поделятся интересными кейсами и данными.
Выбор площадки
Офлайн-локация зависит от количества участников и формат мероприятия. При просмотре вариантов для аренды отталкивайтесь от того, что на каждого участника должно приходиться не менее 2м2.
Помещение для съемки онлайн-мероприятие зависит от того, должны ли там собраться сразу все спикеры, и планируете ли вы установку сцены. Кроме этого, важно чтобы арендодатели смогли обеспечить вам хороший интернет.
Выбор оборудования
Чтобы ничего не упустить, подумайте, что из этого списка вам нужно и в каком количестве:
- микрофоны,
- ноутбуки,
- проекторы,
- дополнительное освещение,
- оборудование для переводчиков,
- камеры,
- оборудование для управления звуком.
Организация питания участников
Необходимость делать перерывы и обеспечивать участников едой зависит от продолжительности мероприятия. Если оно будет длиться несколько часов, сделайте один кофе-брейк, если весь день — планируйте несколько коротких перерывов на кофе и один длинный на обед. Совместный ужин остается на ваше усмотрение — это необязательная часть программа даже для мероприятий на целый день.
Для организации кофе-брейков и обеда можно воспользоваться услугами кейтеринга. Если место проведения мероприятия не оборудовано столовой, то лучше предложить гостям пообедать в ближайших кафе и составить для них список ближайших заведений.
Удобство гостей
Другие важные моменты:
- Транспорт: выбирайте локации, до которых можно добраться и на общественном транспорте, и на машине. Для последних важно наличие бесплатных парковок. Если какое-то из условий не выполняется, подумайте об организации трансфера.
- Встреча гостей: на входе в место проведения мероприятия людей должны встречать представители организаторов, которые ответят на вопросы участников, зарегистрируют их и заберут верхнюю одежду.
- Бытовой комфорт: выбирайте локации, в которых достаточно туалетов и розеток, можно поставить кулеры с водой и организовать уголки для нетворкинга.
Это не все, что нужно знать начинающему организатору мероприятий. Подробный гайд опубликован в блоге Qtickets. В нем мы также разобрали форматы деловых мероприятий, основные статьи расходов в бюджете бизнес-ивентов, продвижение мероприятий и сбор обратной связи от участников. Переходите по ссылке, читайте, и будьте готовы к проведению бизнес-ивентов.