В первую очередь я конечно буду писать про ошибки планирования рабочего, но целый ряд моментов безусловно будет полезен и при планировании личных дел.
И да, не беру форс-мажорные форс-мажоры, с которыми сложно, а то и невозможно что-либо сделать, коих вокруг масса, беру только то, на что реально можно повлиять.
Итак, типовые причины, по которым вы можете писать сколь угодно красивые планы, но они не будут реализовываться.
Не указаны сроки
Вот простейшая до ужаса вещь, а я буквально ежедневно встречаюсь именно с такими планами. Задачи/действия есть, а сроков нет. Или они обозначены формулировками типа "по возможности", "в течение первого квартала", а то и "как будет время".
Естественно, при таких формулировках ждать (хоть от себя, хоть от кого-то другого), что задача будет выполнена сегодня/завтра/до конца текущей недели бессмысленно. Потому что "возможность" рискует никогда не наступить, а времени всегда мало. С концом квартала чуть проще, так как есть хоть бы финальный срок. Но будьте готовы к тому, что спохватитесь вы именно в последний день первого квартала.
Сюда же добавлю историю, когда в циклических задачах не проставлена частота их выполнения, а обозначены размытые слова типа "постоянно" или "регулярно".
Раз в год или раз в три года - это тоже "регулярно" (и попробуйте поспорьте))), поэтому обе эти формулировки ни о чём, и единственное, к чему они приводят - к постоянному снижению частоты выполнения задачи (что кстати для ряда циклических задач крайне рискованно).
Исправить это просто - поставить даты и время. До 10:00 24 апреля. К 17:00 3 февраля. И ещё с годом на всякий случай)))) С циклическими задачами - проставить измеримую частоту: еженедельно по понедельникам; ежедневно до 10:30; до 15 декабря каждого года.
Сроки поставлены по ощущениям
А вот это уже интереснее. Часто у задач/дел есть сроки, но они совершенно нереалистичны. И не потому, что надо вчера. А потому что кажется, будто я это точно сделаю за час/день/неделю.
А потом выясняется - "Упс, не шмогла"...
Потому что наша внутренняя оценка всегда субъективна (и неважно, оценивал сотрудник или руководитель).
Маленький оффтоп про внутренние ощущения (чтобы убрать иллюзию, будто это свойственно только восторженным новичкам). Писала на днях, что работаю с профрисками. 99% специалистов - очень опытные (10-15-20 лет работы). И вот, оценивая тяжесть последствий того или иного риска, 99% из них ориентируются на "мне кажется, что...". Хотя оцениваться это должно как? - Естественно, на основе статистики последствий уже произошедших НС.
Вот ровно та же история и в планировании. Интуиция - наше всё)))
Лучшее, что мы можем сделать - добавить своей оценке (да-да, и интуиции тоже)) объективности.
Способов много:
- Запросить внешнюю оценку человека, который уже решал подобные задачи.
- Обратиться к своей статистике выполнения таких задач в прошлом (в идеале не очень отдалённом).
- Высчитать нормирование типовых задач.
- Провести эксперимент: спрогнозировать срок выполнения какой-то небольшой задачи, и потом этот прогноз сравнить с реальным фактом. Посчитать погрешность и добавлять хотя бы её к внутренним ощущениям.
- А ещё - даже при внутренней субъективной оценке считать время не в период лучшей работоспособности, прекрасного самочувствия и полного отсутствия других задач, а наоборот, - взять максимально осложнённый вариант (низкую работоспособность, помехи, плохое самочувствие и т.п.). Ибо все мы люди.
Нет ответственного/ответственных
Это моё любимое из корпоративного.
Есть задача, есть срок... - и нет ответственного))))
Точнее есть что-то вроде "все сотрудники", "отдел", "ответственное лицо", "добровольно" и т.п.
Неа) Так не работает. Тут только чётко: Иванов - Петров - Сидоров! (Братья? - Нет, однофамильцы))) И желательно под подпись.
И даже если задачу делать должен каждый сотрудник в отделе, важно зафиксировать каждую фамилию. Ибо иначе начнётся "А что, мне тоже надо было?..", "Так Вася же уже сделал!", "А мне лично никто не сказал!" и прочие подобные варианты.
Не учтено участие других лиц
Это кстати работает и в корпорациях, и в личных задачах с участием родных/близких/друзей и т.п.
Вы планируете свою часть, и берёте идеальный вариант реализации коллегой его части (хорошо, если вообще не забываете про неё, считая, что он за минуту должен дать вам готовый результат). А он... забыл, потерял, приболел, случайно унёс домой рабочую флешку, заглох посреди леса... И все сроки поползли.
А ещё конечно бывает смешно (но не смешно конечно) когда выделено время на чужие блоки, но по какой-то причине не была спланирована коммуникация, и коллеги... просто не знали о своём участии в реализации вашей задачи.
"Ээээ... А что, тебе не сказали?" - "А кто мне должен был сказать?!"
Поэтому здесь конечно важно говорить (заранее!). И уточнять загрузку других людей, которые участвуют в реализации задачи, и обсуждать с ними возможные риски в процессе выполнения, и добавлять погрешность (про неё выше) к тем срокам, которые они вам обещают.
Не расставлены приоритеты задач
О приоритетах я писала уже не раз, но таки повторюсь))
Если у задачи не выставлен уровень важности, - то с высокой вероятностью даже с наличием сроков она будет сдвигаться и откладываться, забываться и перемещаться по принципу "Я вам говорю завтра приходить, а вы всё сегодня и сегодня приходите".
Работала как-то с айтишниками, и была у них проблема: большое количество багов (ошибок, сбоев) в продукте не исправлялось. Хотя были для этого все ресурсы. Сроки ставились (причём сроки пользовательские, то есть связанные с внешним потребителем продукта), но кроме этого, ошибке присваивался ещё и приоритет. И получалось так, что процентов 15 ошибок попадали в приоритетные, и, условно - поднимались в первые строки списка задач и подсвечивались красным, остальные - общим списком сползали вниз. Соответственно, при сотнях и даже тысячах строк до многих специалисты просто не доходили.
В общем, кроме сроков, нужно анализировать ещё и важность задачи. Если она, как неуловимый Джо, просто никому не нужна - значит её можно не делать совсем или можно кому-то перепоручить. Если же нужна - имеет смысл как-то подсветить её статус (электронной напоминалкой, текстовыделителем, крупными буквами, - как решите).
Планы не корректируются
А это уже немного про форс-мажоры. Да и вообще про течение времени и изменения, с ним (течением, временем))) связанные.
Да, порой планировать вообще сложно. Именно потому что вмешивается большое количество обстоятельств.
Значит ли это, что вообще не надо планировать? - Конечно нет.
Значит ли это, что надо костьми ложиться, убиваться, но добиваться? [брррр, терпеть не могу это слово - кому интересно, спросите, это про психолингвистику] - Точно нет.
Это значит, что планы нужно менять. Пересматривать, анализировать с учётом новых вводных, корректировать. И не просто как-то там "регулярно"))), а с чётко зафиксированной частотой: ежедневно, или раз в три дня, раз в неделю, раз в месяц (зависит от масштабности плана и сроков выполнения задач внутри него).
Естественно, дальше, уже в процессе реализации, появляется масса других моментов: планы надо обеспечивать ресурсами, надо контролировать их выполнение, мотивировать себя или других и т.п. Но сегодня хотелось коснуться именно качества самого планирования.
Как у вас с планами? Дружитесь с ними? Какие ещё проблемы/ошибки в планировании встречаете?
_______________________
Ещё полезности по теме:
Приоритеты. Как заниматься важными делами
А надо ли делать задачу? Про настоящие приоритеты
Зачем вообще ставить цели? Я же знаю, чего хочу)))
Правило 72 часов. Как перестать только планировать и начать делать
