Цифровизация управления инфраструктурой, в том числе техническим обслуживанием и ремонтами офисных и жилищных комплексов, — новая сфера применения информационных систем класса EAM в российской практике. Разработчик решения для управления материальными активами «1С:ТОИР» компания-подрядчик накапливает опыт внедрений в сфере управления ТОиР непроизводственных объектов инфраструктуры предприятий.
В ряду таких внедрений цифровизация бизнес-процессов одного из подразделений компании «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» — Управления эксплуатации и развития инфраструктуры, которое обеспечивает обслуживание комплекса из домов для проживания сотрудников компании, общественных и производственных зданий, а также офисных зданий в г. Южно-Сахалинске. На этих объектах с осени 2019 года «1С:ТОИР 2 КОРП» выполняет роль автоматизированной системы управления техническим обслуживанием и ремонтами инфраструктуры «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.».
О компании
Основанная в 1994 году нефтегазовая компания «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» ведет освоение Пильтун-Астохского и Лунского месторождений на северо-восточном шельфе острова Сахалин. В задачи компании входят добыча, транспортировка, переработка и маркетинг нефти и природного газа. Акционерами «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» являются ПАО «Газпром» (50% акций плюс одна акция), концерн «Шелл» (27,5% акций минус одна акция), группа компаний «Мицуи» (12,5% акций), группа компаний «Мицубиси» (10% акций). В 2019 году доля сахалинского сжиженного природного газа составила более 4% от общего спроса на СПГ в Азиатско-Тихоокеанском регионе и более 3% от общемирового спроса на СПГ (согласно предварительной оценке спроса на СПГ в 2019 году от Wood Mackenzie по состоянию на 4 кв. 2019 года). В число производственных объектов компании входят три морские нефтегазодобывающие платформы, система морских трубопроводов, система наземных трубопроводов, объединенный береговой технологический комплекс, насосно-компрессорная станция, терминал отгрузки нефти, завод по производству сжиженного природного газа, узлы отбора и учета газа для его передачи, в том числе для газификации Сахалинской области. Кроме производственных объектов, компания «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» владеет жилым фондом и офисными зданиями в г. Южно-Сахалинске.
Очереди проекта
1-я очередь: ноябрь 2018 — сентябрь 2019 (завершена).
Ключевой функционал:
- матрица оценки рисков,
- соглашение об уровне оказания услуг (SLA),
- критичность оборудования (КЭБ),
- категории приоритета плановых работ,
- скользящее планирование,
- документ «Плановая доступность ремонтного персонала»,
- документ «План-график инспекций ППР»,
- документ «Результаты инспекций ППР»,
- ключевые показатели эффективности KPI в настраиваемом Dashboard.
2-я очередь: ноябрь 2019 — май 2021 (продолжается).
Ключевой функционал:
- штрихкодирование оборудования при инвентаризации,
- учет несоответствия рабочих характеристик КЭБ,
- учет нормативов трудозатрат,
- учет пересмотра технологических карт ремонтов,
- учет обращений, поступающих на Service Desk ЖК «Предгорье Зимы»,
- учет обращений, поступающих на Service Desk «Офисные здания» СЭБ-1, СЭБ-2,
- календарь работ,
- процесс повышения технической надежности ORIP,
- техническая целостность объекта,
- автоматическое формирование плановых заявок на ремонт,
- инспекции ППР,
- управление доступностью ремонтного персонала,
- подготовка к осенне-зимнему и весенне-летнему периодам,
- учет наряд-допусков,
- учет резидентов,
- учет контактных данных резидентов, жилых объектов,
- учет нарушений резидентов,
- учет благодарностей, жалоб, предложений резидентов,
- учет опросов резидентов с использованием опросных листов,
- рассылка сообщений резидентам и общественным объектам,
- упрощенный учет работ,
- учет мебели и бытовой техники,
- учет рабочих мест,
- формирование ключевых показателей эффективности KPI в настраиваемом Dashboard,
- учет запросов на изменение данных информационной системы,
- история изменения документов и справочников,
- штрихкодирование документов,
- настройка виджетов начальной страницы
3-я очередь: запланирована на 2021–2022.
Функциональные рамки:
- интеграция с SAP,
- процессы учета МТО.
Жилой комплекс и офисы как объекты обслуживания
Компания предоставляет льготу, связанную с обеспечением жильем, для работников и членов их семей, принятых на работу на условиях переезда из других регионов Российской Федерации, государств — участников СНГ, а также из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. Льгота предоставляется в виде жилья из жилого фонда компании или выплаты на аренду жилого помещения. Жилье предоставляется преимущественно из жилого фонда компании, расположенного на территории жилого комплекса (ЖК) «Предгорье Зимы».
В жилом комплексе находится более ста двухэтажных домов, большая часть которых рассчитана на семейное проживание. Для персонала создана полностью автономная инфраструктура: дизельная электростанция, школа, спортивный центр с бассейном и тренажерным залом, конференц-центр, ресторан и кафе, теннисные корты, центр досуга.
Администрирование и контроль процессов эксплуатации и технического обслуживания этих объектов обеспечивает Управление эксплуатации и развития инфраструктуры компании «Сахалин Энерджи» (далее — Управление). Непосредственной эксплуатацией и техническим обслуживанием объектов инфраструктуры «Сахалин Энерджи» занимаются подрядные и субподрядные организации.
Как объекты техобслуживания жилой комплекс и офисные здания компании «Сахалин Энерджи» имеют три главных особенности.
- Это территориально распределенная структура. ЖК «Предгорье Зимы» занимает территорию общей площадью 50 га на окраине Южно-Сахалинска. Два офисных здания находятся в центре города, их площадь 8800 кв. м и 5700 кв. м.
- Техническую эксплуатацию и техническое обслуживание полностью обеспечивают подрядные и субподрядные организации.
- Инфраструктура компании располагается в островном регионе с непростыми природно-климатическими условиями. На Сахалине снежная и продолжительная зима с сильными снегопадами, буранами и морозами до –30 °С, холодная затяжная весна, короткое, иногда очень жаркое лето, осень с ранними заморозками и шквальные ветры круглый год. Все эти факторы должны быть учтены для обеспечения безопасности и комфорта работы и проживания специалистов компании.
Бизнес-цели проекта
Продление ресурса зданий и сооружений, оптимизация затрат на обслуживание — основная цель проекта внедрения «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП»в «Сахалин Энерджи».
IT-решение должно обеспечивать:
- Повышение эффективности управления техобслуживанием объектов инфраструктуры — ЖК «Предгорье Зимы» и офисных зданий.
- Сокращение затрат на обслуживание основных активов.
- Прозрачность работ по техобслуживанию и ремонтам в целом.
- Увеличение точности планирования складских запасов, расходных материалов и запасных частей.
- Оптимальное сокращение складских запасов.
- Сокращение внутреннего документооборота ТОиР на бумажных носителях.
- Получение достоверных проверяемых данных для оценки результативности работ подрядных организаций и повышение контроля исполнения работ.
Сегодня «1С:ТОИР» — кроссотраслевая EAM-система широкого применения. Она разработана компанией-подрядчиком для управления производственными активами предприятий различного профиля и форм собственности. Методология и функциональность решения «1С:ТОИР» версии «2 КОРП» подходят в том числе для сферы недвижимости, жилищно-коммунального хозяйства и объектов инженерной инфраструктуры (дорог, электросетей, трубопроводов и т.д.).
Существующие в системе инструменты планирования и прогнозирования, продуманная оценка рисков отвечают целям сектора управления инфраструктурой предприятий и работают здесь так же эффективно, как и на производстве. Развитая система управления дает гибкость и скорость взаимодействия между заказчиками и исполнителями работ, в целом процессы лучше контролируются и меньше «зависают» на этапе согласования документов. Проактивный подход к техобслуживанию, быстрое и качественное реагирование — в этом заинтересованы как потребители услуг в сфере управления инфраструктурой предприятий, так и те, кто представляет их интересы.
Чтобы все работало как следует, необходимо планировать техосмотры и ремонты, формировать запасы материалов, инструментов, запчастей и комплектующих; контролировать в реальном времени техническое состояние объектов и их местоположение; не допускать критического износа и аварий; иметь обоснованный ремонтный бюджет и рассчитанные на основе точных данных капитальные затраты. Необходимо, чтобы деятельность всех участников процесса была прозрачной, а заданный уровень качества услуг — постоянным. С «1С:ТОИР» это реально.
Для успешной работы в сфере управления инфраструктурой предприятий функционал «1С:ТОИР 2 КОРП» дополнен сервис-деском (Service Desk — единая точка контакта, или взаимодействия, между поставщиком услуг и пользователем; основная цель — управление инцидентами и запросами на обслуживание, а также предоставление обратной связи пользователям). Методологически решение опирается на международные стандарты и практики, адаптированные к российским реалиям и требованиям: EAM (стандарт по управлению активами предприятия), ITIL® (лучшие практики по организации сервисных процессов).
Инструментарий решения включает в себя:
- управление ремонтами и обслуживанием оборудования, зданий и сооружений;
- управление услугами с обратной связью;
- регламентирование процессов;
- автоматизацию контроля и управления, комплексный мониторинг.
Предпосылки проекта
Ранее компания «Сахалин Энерджи» в качестве АСУ ТОиР на объектах инфраструктуры использовала информационную систему, имеющую определенные минусы. Например, не было возможности учитывать материальные и трудовые ресурсы, необходимые для выполнения работ, и фиксировать их в единой информационной системе для формирования отчетов. В то время как учет трудовых и материальных затрат на конкретные работы является обязательным требованием компании. Не было возможности установить качественный мониторинг ключевых показателей эффективности подрядных организаций (KPI). До внедрения «1С:ТОИР 2 КОРП» данные о проведенных работах выгружались из предыдущей информационной системы АСУ ТОиР плоским списком в таблицу Excel для отчета по KPI — документ получался громоздким, неудобным для проверки и анализа. Далее вручную формировался отчет, который мог содержать ошибки и неточности, что также затрудняло работу по расчету показателей. Компания нуждалась в более развитом решении, функциональность которого можно было бы при необходимости дорабатывать. Важными условиями при выборе программного продукта были доступная техническая поддержка и возможность, если потребуется, расширять число лицензий.Иван ТЕРЕЩЕНКО, ведущий специалист Управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»:
«1С:ТОИР» для управления инфраструктурой предприятий: ключевые инструменты
1. База данных объектов ремонта: от «плоских» списков к иерархиям
Первая очередь проекта внедрения «1С:ТОИР 2 КОРП» — создание базы данных объектов ремонта. В рамках проекта было принято решение строить базу данных на основе иерархий. Для объектов инфраструктуры иерархия построена следующим образом: от списка укрупненных объектов (зданий и сооружений) к функциональным системам (например, водяное пожаротушение, производство электроэнергии и т.п.) и далее — к отдельным объектам ремонта (пожарный кран, дизель-генераторная установка и т.д.).
До внедрения «1С:ТОИР 2 КОРП» учет объектов ремонта велся в простых «плоских»
списках, не отражающих функциональное соподчинение объектов и их привязку к той или иной локации. Теперь в базе видны конкретные жилые и офисные помещения со всей подлежащей ремонту «начинкой».
2. Матрица оценки рисков: от реактивного к риск-ориентированному управлению
Ремонтные работы для объектов в иерархии «1С:ТОИР 2 КОРП» различаются по уровню сложности ремонтов и масштабу последствий от сбоев. Настраиваемая матрица на основе оценки рисков позволяет определить и закрепить в системе приоритеты очередности ремонтных работ: что нужно сделать безотлагательно, что во вторую очередь, а что можно перенести на следующий ремонтный период с минимальными рисками. Для добывающего предприятия международного уровня комплексное управление рисками – основа в приоритизации выполнения работ.
В «Сахалин Энерджи» действует корпоративная система управления рисками — для нас это один из базовых методов достижения бизнес-целей и соблюдения международных стандартов. Наш слоган «Цель — ноль. Без травм. Без утечек» подразумевает не только безопасность непосредственно производства, но и безопасность любого труда и проживания. Каждый из наших сотрудников на территории жилого комплекса и офисов может поделиться своими наблюдениями или пожеланиями, существует так называемая «Карта вмешательства» — карточка, которую можно заполнить, если вы заметили потенциально опасную ситуацию или предпосылки к ней. Были случаи, когда в результате таких предложений мы меняли регламенты безопасности. Управляя рисками, мы заинтересованы в минимизации любых негативных последствий: экономических, производственных, экологических, социальных и трудовых, репутационных. При организации обслуживания жилого комплекса и офисных зданий все эти факторы критически важны, поскольку речь идет о круглосуточном жизнеобеспечении наших сотрудников. Поэтому возможности, которые дает матрица оценки рисков в «1С:ТОИР 2 КОРП», полностью отвечают нашим представлениям о современных бизнес-инструментах.Сергей ДОДА, начальник Управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»:
Какие еще способы приоритизации выполнения работ применяет Управление?
Для каждого объекта ремонта определена категория критичности в зависимости от функционального назначения оборудования и риска, который может создать условие неработоспособности того или иного оборудования. Также при проработке нормативов планирования выделены определенные категории приоритета плановых работ. Эти категории определены в результате ранжирования, вручную выполненного в разрезе видов ремонта. Как мы определяли эти категории? При формировании обоих подходов мы использовали опыт, наработанный на производственных объектах нашей компании.Сергей МИШЕНЕВ, начальник отдела эксплуатации, ремонта и строительства Управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»:
3. Соглашение об уровне оказания услуг
Соглашение об уровне оказания услуг (сокращенно — СОУОУ), в мировой практике именуемое SLA (Service Level Agreement), — это формальный договор между заказчиком и поставщиком услуг, содержащий описание услуг, обязанности поставщика услуг и согласованный уровень качества предоставления услуг. Договор «Сахалин Энерджи» с подрядчиками позволяет контролировать их работу, снижать издержки поддерживать безопасность и комфорт проживания и работы резидентов (жильцов) комплекса «Предгорье Зимы». В жилом комплексе каналом для первичных обращений служит телефон и электронная почта горячей линии службы поддержки Service Desk, заявки принимаются с 8 утра до 8 вечера на русском и английском языках. Диспетчер службы поддержки принимает звонок или электронное обращение, регистрирует в системе «выявленный дефект», определяет приоритет согласно СОУОУ, указывает ответственного инженера по направлению. После регистрации «выявленного дефекта» ответственный инженер получает уведомление на рабочую почту о регистрации на его имя нового документа. Далее, проверив всю информацию о дефекте, ответственный инженер формирует заявку на ремонт, предварительно согласовав со службой поддержки дату и время устранения дефекта. Приоритет по более сложным либо специфичным работам ответственный инженер определяет по матрице оценки рисков. Завершив работы по заявке, исполнитель формирует акт о выполнении этапа работ и отчитывается в системе о выполнении. Служба поддержки запрашивает у инициатора обращения оценку качества работ: инициатор может составить отзыв по электронной почте, телефону или на бумажном бланке, который приносит с собой ремонтник. Обратная связь по факту выполненных работ фиксируется в системе «1С:ТОИР 2 КОРП» документом «Оценка заявителя».
Поломка замка в двери и сбой в работе системы водоснабжения — это неисправности с разными уровнями риска для сотрудников, для компании. Сломанный замок, конечно, требует быстрой починки, но останов водонасосного оборудования сказывается на жизнеобеспечении сотен людей, нужно действовать безотлагательно. В соглашении об уровне оказания услуг обозначены крайние сроки реагирования. Повреждение одного из кабелей, питающих жилой дом, должно быть устранено немедленно, сбой в системе отопления — за 2 часа и т.д. При выявлении серьезных дефектов, для устранения которых требуется привлечение специализированных подразделений, на помощь инженерам подрядных организаций приходит уже другой инструмент определения приоритета — матрица оценки рисков.Сергей Мишенев, начальник отдела эксплуатации, ремонта и строительства Управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»:
Таким образом, с помощью разных подходов к приоритизации устранения дефектов разного уровня сложности «1С:ТОИР 2 КОРП» одновременно решает несколько задач для разных групп пользователей:
- резиденты жилого комплекса получают возможность быстро сообщить о проблеме, получить оперативный отклик и гарантированную помощь, а также оценить качество услуг;
- сотрудники «Сахалин Энерджи» и подрядных организаций, работающие на объектах жилого комплекса (реализовано в 1-й очереди проекта), в офисных зданиях (будет реализовано во 2-й очереди) также получают возможность направить заявку, работы по которой будут выполнены в установленный срок, и оценить качество услуг;
- сотрудники Управления могут инициировать ремонтные работы, если сами обнаружили неисправность;
- сотрудники генеральных подрядчиков в системе технического обслуживания объектов ремонта инфраструктуры «Сахалин Энерджи» получают заявки и выполняют работы по ним, опираясь на заданные в системе нормативы, распределяя загрузку сотрудников, инструменты и материалы. Также могут инициировать ремонтные работы, если сами обнаружили неисправность;
- ответственные сотрудники Управления имеют доступ ко всей информации по выполнению каждой конкретной заявки по всем плановым и внеплановым ремонтным работам.
4. Скользящее планирование: от стандартного графика к гибкому
Система «1С:ТОИР 2 КОРП» использует расширенные возможности планово-предупредительных ремонтов (ППР): график формируется на основе данных о фактической наработке оборудования и по нормативам из техпаспортов. График можно составлять автоматически для всех активов сразу, отдельных групп и видов, по конкретному оборудованию. Планирование ремонтов возможно в любых периодах: на год с помесячной разбивкой, на месяц с разбивкой по дням и по другим периодам.
В «Сахалин Энерджи» формируют 52-недельные, 90-дневные и 14-дневные план-графики работ. Механизм скользящего планирования, реализованный в «1С:ТОИР 2 КОРП», позволяет «замораживать» ближайшую неделю в 14-дневном план-графике работ — таким образом, все зафиксированные в нем работы не подлежат корректировке и должны быть выполнены не менее чем на 80%, их выполнение отражается в мониторе KPI. Подрядчикам это удобно для гибкого распределения работ, «Сахалин Энерджи» — в целях контроля их выполнения и оценки эффективности деятельности подрядных организаций.
5. Монитор показателей KPI: от базовых метрик к специальным
В «1С:ТОИР 2 КОРП» есть встроенный монитор показателей KPI, который можно дорабатывать по необходимости. Для работы «Сахалин Энерджи» с подрядчиками к базовым метрикам добавлены еще 19, с помощью которых компания измеряет скорость, своевременность и объем выполненных работ, а также отклонения от плана.
Архитектура решения и масштаб проекта
Отказавшись от АСУ ТОиР, ранее использовавшейся на объектах инфраструктуры «Сахалин Энерджи», команда подрядчика загрузила в новую систему «1С:ТОИР 2 КОРП» исторические данные о 18000 ремонтов. Синхронизированы справочники номенклатуры на 2900 объектов ремонта. Система содержит 700 техкарт со сведениями о необходимых технологических операциях. Спустя несколько месяцев после внедрения в «1С:ТОИР 2 КОРП» постоянно работают до 30 пользователей, всего в системе зарегистрировано 70 пользователей, содержится более 10000 документов.
Всего в ходе проекта было реализовано более 20 специальных доработок как в системе «1С:ТОИР», так и в бизнес-процессах компании. Наиболее важными из них мы считаем следующие:
реализована иерархическая структура объектов ремонта,
• реализованы разные подходы по определению приоритета плановых и внеплановых работ по аналогии с производственными объектами компании,
• уточнен механизм приема заявок на техобслуживание через Service Desk,
• создан документ «Плановая доступность ремонтного персонала», в котором отображается занятость исполнителей в графике скользящего планирования,
• создан документ «Результаты инспекций ППР» для внутренних аудитов,
• доработан монитор KPI для отслеживания ключевых показателей эффективности, добавлены 19 новых KPI,
• создан документ «Оценка заявителя» для обратной связи в рамках бизнес-процессов по СОУОУ (SLA),
• создано автоматическое рабочее место (АРМ) «Контроль состояния объектов»,
• соблюдены требования по информационной безопасности.Иван ТЕРЕЩЕНКО, ведущий специалист Управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»:
Трудности роста
Мы оцениваем проект как трудный, но это трудности роста, с которыми сталкивается бизнес, делая качественный шаг на пути цифровизации. Внедрение «1С:ТОИР 2 КОРП» строилось по следующей схеме:
• проведение детального обследования;
• паспортизация оборудования;
• адаптация системы;
• разработка документации;
• подготовка к опытно-промышленной эксплуатации;
• опытно-промышленная эксплуатация.
Сложным этапом была паспортизация, то есть создание базы данных оборудования и нормативов. Это фундамент для работы всей системы. Паспортизация была очень подробная, вплоть до мелких единиц оборудования, например, техкарт разных моделей огнетушителей. Она велась по созданному совместно с «Сахалин Энерджи» шаблону силами специалистов Управления эксплуатации и развития инфраструктуры с привлечением инженерного состава генподрядной организации по техническому обслуживанию. Финальные данные проверялись вручную штатным специалистом компании. Этот этап занял 2 месяца.
Вторая оправданная сложность — это создание методологии, общего подхода к формированию базы. Здесь многое зависит от того, насколько на момент подготовки к проекту проанализированы материальные фонды. На этапе адаптации типовой функционал «1С:ТОИР 2 КОРП» расширялся и дорабатывался для использования в целях управления объектами инфраструктуры «Сахалин Энерджи». Большой объем доработок удалось сделать за 3 месяца. И это в условиях удаленной связи в часовых поясах с разницей в 8 часов: наши рабочие графики пересекались с графиками специалистов заказчика всего на 2-3 часа в день.
В целом проект был выполнен за 10 месяцев (с конца ноября 2018 по сентябрь 2019), 3 из которых — период опытно-промышленной эксплуатации. Благодаря четкому пониманию целей и хорошей организации работы со стороны «Сахалин Энерджи» можно считать ведение проекта показательным и оптимально взаимовыгодным. Мы довольны тем, что сделали систему, которая помогает поддерживать высокий уровень безопасности и качества жизни. Без освоения этих процессов будущее цифровизации сферы управления инфраструктурой предприятий, на наш взгляд, недостижимо.Павел ПРОТАСОВ, директор по производству компании-подрядчика:
Результаты проекта
- Добились прозрачности управления материальными активами, объединив в системе более 2900 территориально распределенных объектов ремонта.
- Сохранили полноту исторических данных о 18000 ремонтов из ранее использовавшейся системы АСУ ТОиР и разработали отчет для получения из них необходимой информации.
- Добились возможности минимизировать риски при планировании работ.
- Реализовали разные подходы и механизмы при определении приоритета выполнения ремонтных и плановых работ, опираясь на опыт производственных объектов «Сахалин Энерджи».
- Добились возможности реалистичного планирования ремонтов и техобслуживания.
- Добились возможности получения из системы всей необходимой документации для внутренних аудитов.
- Обеспечили возможность получения аналитики по бизнесу и оценки эффективности по стандартам «Сахалин Энерджи», доработав стандартный монитор показателей KPI.
- Реализовали в «1С:ТОИР 2 КОРП» возможность работы с подрядчиками по соглашению об уровне оказания услуг.
- Обеспечили прозрачность учета.
Один из важных для нас результатов проекта по внедрению «1С:ТОИР 2 КОРП» — удалось привести бизнес-процессы Управления эксплуатации и развития инфраструктуры в соответствие с общими бизнес-процессами и методологиями «Сахалин Энерджи» благодаря нашему опыту работы на производственных объектах в сочетании с гибкостью и расширяемостью, которые продемонстрировала система «1С:ТОИР 2 КОРП». Мы смогли реализовать большую часть задуманного для полноценного управления процессами технического обслуживания. Неоспоримое преимущество проекта — использование для автоматизации процессов отечественной разработки, представленной на рынке IТ-систем. Это плюс, учитывая относительную дешевизну по сравнению с иностранными системами и оптимальное соответствие функциональным требованиям. Система про ста в поддержке, и в будущем мы сможем развивать ее собственными силами.Иван ТЕРЕЩЕНКО, ведущий специалист Управления эксплуатации и развития инфраструктуры «Сахалин Энерджи»: