Утренняя рабочая рутина всегда занимает много времени. Приходя на работу любой офисный сотрудник делает стабильно несколько обычных ежедневных повторяющихся дел, в среднем, 10-15 дел.
Например: раздеться, поздороваться, помыть свою кружку, сделать себе кофе, включить компьютер, проверить электронную почту...
Утренние ритуалы делаются нами автоматически, мы не задумываемся об их последовательности, просто это необходимый минимум дел для начала рабочего дня.
Сколько это занимает времени? По-разному. У кого-то 10-15 минут, у кого-то полчаса. Если вы приходите на работу к 9 утра, то, условно, в 9:20 вы уже отвечаете на электронные письма, к вам поступают звонки и работа идет своим ходом.
Ну, а если вы - секретарь?
В жизни секретаря утренние ритуалы происходят по-другому. Если конкретнее, то утренняя подготовка к работе должна начинаться задолго до начала рабочего дня. А количество дел умножается на количество ваших руководителей.
Выпишем списком только самые основные дела секретаря, которые должны быть сделаны к приходу директоров, а именно до 9 утра:
1. Получить ключи от приемной и кабинетов на охране под роспись;
2. Открыть приемную, включить свет;
3. Переодеться, снять верхнюю одежду;
4. Открыть все кабинеты в приемной (генерального директора, заместителя гендиректора, других директоров, переговорные комнаты, комнаты отдыха);
Например, в моем распоряжении было порядка 10 помещений в одной приемной.
5. Во всех помещениях нужно включить свет, проверить все ли лампы горят, открыть окна для проветривания;
Например, у меня кабинеты в приемной были большие, например, в одном кабинете могло быть 4 или даже 6 больших окон, мне приходилось открывать по 2 окна в одном кабинете, итого: 20 окон открыть.
6. Помыть фрукты для директоров, расставить фруктовые корзинки в кабинеты;
Например, для того, чтобы составить даже 3 фруктовые корзинки, требуется 3-5 кг разных фруктов.
7. Помыть стаканы для воды, протереть стаканы от капель;
Если у вас 10 помещений, то в каждом должно стоять 2 стакана, а в переговорной комнате на 20 человек требуется еще 20 стаканов и 10 чистых стаканов в запасе, итого: 50 стаканов помыть и протереть, расставить.
8. Поставить бутилированную воду в каждый кабинет;
По 2 бутылочки воды в каждое помещение и 20 - в переговорную, итого на 10 комнат: расставить 40 бутылочек воды.
9. Включить кофемашину, подготовить ее к работе;
10. Проверить наличие всех ингредиентов для чая и кофе, составить список для заказа недостающих продуктов;
11. Подготовить чашечки для кофе и чая, помыть, протереть насухо, согреть до 40 градусов;
Например, я всегда готовила около 10 чашек для кофе и 10 чашек для чая, особенно в утреннее время все любят попросить чай и кофе.
12. Включить все компьютеры директоров во всех кабинетах;
13. Включить и проверить уровень заряда на всех рабочих ноутбуках, включить и зарядить все рабочие планшеты.
Кому-то это покажется несерьезным, но иногда зарядить порядка 10 устройств сразу может стать настоящей проблемой!
14. Проверить во всех кабинетах канцелярские принадлежности, при необходимости заменить, дополнить;
15. Проверить наличие бумаги и краски в принтерах во всех кабинетах;
Например, я всегда во избежание проблем с принтерами утром печатала проверочную страницу на каждом из них, чтобы устранить поломки до прихода руководителей и срочно нужно будет что-то распечатать.
16. Проверить переговорную комнату на поломки, недостающую канцелярию, на работу микрофонов и других устройств, при необходимости вызвать специальных людей;
17. Полить или освежить в приемной и во всех кабинетах директоров цветы в горшках и цветы в вазах;
Например, есть комнатные растения, которые за ночь могут поникнуть в темном непроветриваемом помещении, их надо оживить, сменить воду у свежих цветов.
18. Проверить во всех помещениях качество уборки, чистоту полов, подоконников, окон, столов, отпечатков на мониторах, при необходимости срочно вызвать уборщицу помещений;
19. Разложить на рабочих столах всех своих директоров свежую корреспонденцию, которую нужно предварительно сходить получить в канцелярии на всех своих руководителей;
20. Поменять даты на календарях на столах, на стенах во всех кабинетах и помещениях;
Например, у меня было 10 помещений, а в каждом помещении по несколько календарей. Времени на такое простое действие уходило достаточно много, а пропустить какой-то из календарей и вызвать путаницу в датах было недопустимо.
21. Зайти в систему электронного документооборота, электронную почту и распечатать срочные документы всем директорам;
На одного директора с утра приходило порядка 10-15 документов в электронном виде, которые нужно было распечатать. Итого на трех руководителей порядка 30-45 документов со всеми листами согласования, со всеми пометками и сопровождающими документами.
22. Распределить документы по папкам и по директорам;
Например, служебные записки, письма - в папки на рассмотрение, приказы, распоряжения, договоры - в папки на подпись. Итого по трем директорам подготовить 6 разных папок с документами.
23. Разложить все папки и все документы по всем кабинетам директоров;
24. Закрыть все окна во всех кабинетах;
К приходу директоров лучше закрыть все окна, чтобы они не тратили на это свое время, закрываем 20 окон.
25. Проверить исполнение поручений, подготовить отчет по поручениям за сутки;
26. Проверить все незаконченные рабочие вопросы на исполнение и доложить при встрече с директором;
Например, с самого утра созвониться с некоторыми исполнителями и потребовать отчет в письменном виде, положить отчет вместе с другими документами.
27. Встретить всех директоров;
Обычно руководители сразу озвучивают первые поручения по приходу в приемную, например: соедини с главным инженером, директора по персоналу ко мне через 10 минут, перенеси утреннее совещание на 12 дня и т.д.
28. Принести всем их кофе, чай, воду;
Например, чай необходимо предварительно заварить в специальном заварочном чайнике за 10-15 минут до прихода директора.
29. Вместе с утренним чаем доложить оперативную информацию по всем текущим вопросам, а также указать на срочные документы;
Например, некоторые руководители просят подробно рассказывать, что за документ вы принесли и зачем его подписывать, необходимо знать всю историю движения документа, исполнителей, ответственных лиц, содержание и т.д.
30. В ответ получить еще несколько десятков поручений и просьб, планов на день, все запомнить или лучше записать;
Совет: никогда ничего не забывайте и не упускайте, лучше переспросите, уточните! Забыть поручение директора - страшный промах секретаря!
31. Согласовать с директором и поваром обед, меню, продукты, составить список покупок;
Обычно такие организационные моменты обсуждаются в самую последнюю очередь, но упускать их нельзя. Помните, что работа нескольких десятков человек зависит от этой информации.
32. Распределить поручения по исполнителям, отправить поручения на исполнение в электронной системе документооборота;
33. Согласовать с водителем все передвижения и планы директора на рабочий день.
Если посчитать, что каждый пункт выполнять за 3-5 минут, то на это уходит от 100 до 165 минут ежедневно!
Список дел реальный - из моего опыта работы на одном крупном предприятии. Естественно, что некоторые пункты делаются гораздо дольше. Присутствует и внешний фактор: постоянно разрывается телефон с просьбами, напоминаниями, организационными вопросами, а ближе к приезду Босса начинается паломничество в приемную и ко всем другим директорам по самым разным вопросам!
Таким образом, мы выяснили, что секретарь вынужден приходить на работу далеко не к 9 утра, а минимум к 7 (165 минут = 2,75 часа), чтобы к приходу своего Босса быть подготовленным и не отнимать у него время на то, что вы еще свой компьютер не включили!
Здесь нет сказок
Когда я смотрю предложения по работе секретарем с графиком 8-17 часов, то я сразу понимаю, что работать в реальной жизни придется с 6-7 утра до 19-20 часов вечера.
Прежде чем уйти с работы, секретарь делает примерно такой же огромный список дел, только в обратном порядке, а еще и 24/7 в удаленном режиме.
Я понимаю, что масштаб и загруженность компаний разная, директора имеют свой рабочий стиль, кто-то более самостоятельный, а кто-то ничего не подпишет без секретаря. Но, если вы хотите работать на крупном многотысячном престижном предприятии с узнаваемым брендом в приемной с топовыми руководителями, то готовитесь не спать, мало есть и быстро бегать!