Кейс из практики.
У компании, которая занимается производством рекламного контента, возникла необходимость описания бизнес-процессов. Компания выросла. Ручное управление стало давать сбой. Необходимо было разграничить зоны ответственности сотрудников, описать бизнес-процессы, внедрить в практику управления необходимые правила и процедуры.
Работа по описанию бизнес-процессов проходила в рамках специального собрания всей креативной команды, на котором мы совместно моделировали бизнес-процессы и договаривались о коммуникациях друг с другом.
Подготовительная работа к проекту по описанию и оптимизации бизнес-процессов, разработка общего ландшафта бизнес-процессов, корреляция с цепями бизнеса и т.д. в данном кейсе не описывается.
Мы начали с выделения бизнес-процессов, создающих ценность для клиентов и обеспечивающих эффективность работы сотрудников. В первую очередь сосредоточились на описании таких процессов: «Создание идеи креативного контента», «Планирование производства креативного контента», «Управление производством креативного контента», «Закрытие проекта» и т.д.
С каждым из перечисленных бизнес-процессов работа шла по определённому алгоритму. Сначала мы изображали схему бизнес-процесса на флипчарте, а потом переносили согласованный вариант в другую, удобную для всех членов команды форму. Для наших коллег удобной формой изображения бизнес-процесса оказалась таблица.
Пример такой таблицы ниже.
В результате у нас появилась наглядная картина взаимодействия членов команды от момента получения запроса клиента до создания готовой креативной идеи.
Важно было назначить управляющего процессом, так называемого - владельца бизнес-процесса. Это должен быть человек, у которого имеются все необходимые полномочия по принятию решений, а также по согласованию ключевых или спорных моментов с другими службами организации. В нашем случае это был руководитель отдела.
После этого мы стандартизировали все «входы» и «выходы» каждого бизнес-процесса, а также все входящие и исходящие промежуточные документы. Для этого разработали шаблоны документов, формы для заполнения и т.д. Это существенно упростило работу всех членов команды.
На каждом этапе бизнес-процесса мы зафиксировали контрольные точки – особые этапы бизнес-процесса, которые могут привести к существенным сбоям и определили процедуры дополнительного контроля.
Аналогичным образом мы описали и другие бизнес-процессы, в которых задействована команда. Да, на это пришлось потратить время. Но это того стоило. Количество сбоев, ошибок, потерь сократилось до минимума.
Опирайтесь на здравый смысл, логику, собственный управленческий опыт, хорошую теорию и получайте результат.
Полная версия проекта по формализации работы креативной команды в книге. Доступна для скачивания бесплатно.
#бизнес процессы
Наталья Гаршина, консультант по организационному развитию