Бумага подорожала, и общий курс на цифровизацию пришелся как нельзя кстати. Обсуждается инициатива по отказу от обязательных бумажных квитанций за услуги ЖКХ. Планируется внедрить электронные водительские права и санитарные книжки. Госорганы готовятся массово переходить на отправку уведомлений гражданам через портал Госуслуг. Электронные документы, электронные письма, электронные отчеты…
Возможно ли сократить использование бумаги в СНТ? Ведь это немаленькая статья расходов, особенно в СНТ с сотнями собственников.
Понятно, что окончательно от бумаги в СНТ не откажешься. Одни суды с должниками по взносам чего стоят - кипы документов и заявлений в приказное, в исковое, да еще и в нескольких экземплярах. А бланки голосования, уведомления о собрании, квитанции на оплату, копии документов садоводам по запросу, отчетность… Но сократить расход реально.
Есть СНТ, которые уже давно перешли на электронный формат взамен бумажного там, где это возможно. Кстати, экономия получается не только на стоимости бумаги. Сокращаются почтовые расходы, время и усилия работника на доставку и рассылку документов. Многие процессы ускоряются и становятся проще.
Посмотрим, в каких ситуациях можно вполне законно уйти от бумаги.
Уведомление о собрании
Закон обязывает уведомить о предстоящем собрании не менее чем за две недели (п.13 ст.17 ФЗ-217). Ненадлежащее уведомление может привести к отмене решений собрания (ст.181.4 ГК РФ Оспоримость решения собрания).
Предлагается несколько способов уведомления (п.13 и 14 ст.17 ФЗ-217):
направление по адресам, указанным в реестре садоводов, размещение на сайте товарищества (при его наличии), размещение на информационном щите, публикация в СМИ.
Важно, что уведомление в адрес садовода может быть в электронном виде. В таком случае бумажное письмо почтой можно не отправлять: “при наличии электронного адреса уведомление направляется только в форме электронного сообщения”.
Понятно, что электронная почта есть не у всех садоводов. Для них можно оставить бумажный формат.
Способы уведомления о собрании должны быть закреплены в уставе СНТ.
Адреса электронной почты должны содержаться в актуальном реестре членов СНТ.
Можно вообще не рассылать уведомления о собрании, но лишь в одном случае - когда “конкретный день, время, место проведения и повестка ежегодного общего собрания членов товарищества, а также порядок ознакомления с проектами документов и иными материалами, планируемыми к рассмотрению на таком общем собрании членов товарищества” закреплены в уставе СНТ согласно п.6.1 статьи 17 ФЗ-217 (пункт введен 09.11 2020 г.). Как только что-то поменялось - уведомления вновь необходимы.
Бланки голосования при заочной форме
Рассылать бумажные бланки каждому садоводу при проведении заочного голосования - долго и дорого. Выход - перейти на голосование при помощи цифровых средств. Законом это не запрещено. В статье 181.2 ГК РФ говорится: “Решение собрания может приниматься посредством заочного голосования, в том числе голосования с помощью электронных или иных технических средств”.
Напомним, что процедуру заочного голосования необходимо отразить в уставе во всех подробностях. Поскольку закон умалчивает о подробностях процедуры организации и проведения заочного собрания, а также голосования с помощью электронных средств, каждому СНТ нужно продумать и предусмотреть их заранее самостоятельно.
Можно использовать рассылку по электронной почте. Уведомление о собрании и бюллетени рассылаются по электронным адресам членов СНТ и индивидуалов. Садоводу придется распечатать бюллетень, внести в него свои решения по каждому вопросу повестки, обязательно удостоверить его своей подписью с расшифровкой, отсканировать и отправить по указанному адресу в оговоренные сроки.
Другой вариант - голосование с помощью специальных сервисов.
Например, в сервисе “ДомОкей” от компании “Инфокрафт” в личном кабинете на компьютере или в мобильном приложении садовод может голосовать на собрании, а еще - получать и оплачивать квитанции, передавать данные приборов учета, узнавать о новостях товарищества и ближайших собраниях. Квитанции на оплату, заметьте, распечатывать на бумаге не нужно - они приходят в электронном виде в личный кабинет садовода.
Отчетность и бухгалтерия
Общая тенденция - перевести отчетность и документооборот в электронный вид. Бухгалтерская отчетность уже с 2020 года принимается налоговой исключительно в электронном виде. С 2022 года перестали принимать бумажный отчет 2-ТП (отходы).
Здесь выходом для СНТ могут стать программы учета и электронный документооборот (ЭДО). Чтобы всем этим пользоваться, понадобится еще квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она подходит для электронного обмена документами и для сдачи отчетности в госорганы.
Можно почитать также “Электронную подпись СНТ можно получить бесплатно”
Копии документов по запросу садовода
Садоводы имеют право получать по заявлению и за плату копии документов (п.3 ст.11 ФЗ-217). Размер платы утверждается общим собранием. Но она не может превышать затраты на изготовление копий (п.4 ст.11).
Затраты на копии сейчас, понятно, возрастут. Что делать?
Помнить о том, что возможен вариант ознакомления с документами, он тоже предусмотрен законом. Садовод может прийти и ознакомиться с документами в правлении. Сделать для себя выписки, фото, если это не запрещено уставом СНТ. Не сработает в тех случаях, когда бумажные заверенные копии действительно необходимы, например для суда.
В уставе, а именно - в разделе о порядке предоставления копий документов по запросу садовода, можно предусмотреть возможность передачи документов как в бумажном, так и в электронном формате.
А у вас в СНТ экономят бумагу? Может, знаете крутые способы экономии, о которых мы не написали?
Делитесь своим мнением и опытом в комментариях!
Спасибо, что читаете нас и не забываете подписаться!
Больше о жизни СНТ - в блоге СНТ.онлайн