Что за база знаний?
Собираем на одной платформе, все стандартные регламенты, которые часто очень нужны, но приходится постоянно искать.
У бухгалтерии своя система, у hr, pr, производства и отдела продаж свои. И на поиск нужной информации и взаимодействие уходят часы и дни.
Фиксируем все стандартные вещи:
- Внутренние инструкции компании – специфику работы, порядок внутренних коммуникаций. Сколько, например, рабочего времени тратится на простой поиск «к кому обратиться». Интересуешься у соседа по кабинету, он занят и предлагает сходить к Марине Викторовне, которая, в свою очередь удивляется почему к ней, и отсылает к Николаю Ивановичу. Все это конечно проще со временем, но потом приходит новый сотрудник и начинается новый виток всё того же бесконечного круга.А можно просто открыть инструкции и посмотреть.
- Прописываем порядок внешних коммуникаций. Партнеры, клиенты, поставщики, контролирующие организации – для всех есть стандартные алгоритмы взаимодействия.
- Собираем историю компании, достижения.
- Четко и понятно расписываем продукты и услуги компании. Очень многие руководители после проведения тестирования бывают крайне удивлены, что люди, работающие в компании не первый год, не очень хорошо представляют себе что собственно говоря делает компания. В общих чертах конечно да, но если это не касается конкретно тебя, то как бы и не надо. Но если вы считаете что сотрудникам это надо знать, то все таки лучше эти знания донести в правильной, удобной и понятной форме и сделать доступными в любой момент.
- База кейсов. Если много то по категориям. И для сотрудников, и для быстрой отправки клиентам.
- Сохранять лучшие наработки и не дублировать информацию.
- Сохранять шаблоны документов, чтоб каждый сотрудник не «изобретал велосипед» снова и снова. Удачные формы отчетов, таблицы, презентации о компании.
- Фотоархив
Кому это нужно?
Например, это очень нужно новым сотрудникам!
До 30% сотрудников российских компаний увольняются по собственному желанию в первые 5 месяцев работы на новом месте. Не смогли влиться в работу, реальность не соответствует ожиданиям, стресс оказался слишком большим. Все это - финансовые потери организации, затраты на найм новых сотрудников, снижение эффективности работы в целом.
Выстроенная система обучения для новых сотрудников действительно помогает быстро и безболезненно влиться в рабочий процесс, а уже работающим сотрудникам не нужно объяснять каждому новичку одно и то же.
Не нужно тратить недели или месяцы работы для поиска ответов на очевидные вопросы, а ситуации когда просто никто ничего не сказал, не проинструктировал - сводятся к минимуму.
Перестать быть новичком в максимально короткие сроки, а стать полноценным, полностью вовлеченным в процесс работников - это прямая выгода для всех.
Чтобы понять достаточно ли успешно усвоена информация проводим тестирование.
Весь процесс обучения и проверки знаний – автоматизирован. Новичок учится, опытные сотрудники не отвлекаются.
Зачем база знаний для опытных сотрудников?
Для того, чтоб компания просто работала и двигалась хоть немного вперед. А лучше конечно, чтоб росла и двигалась вперед быстро и активно!
Когда рабочее время тратится на поиски информации, походы по кабинетам, клиентам отвечают на следующий день или еще позже, менеджер сидит до ночи над презентацией, которая уже была создана, а другой менеджер изобретает таблицу, которую уже изобрели - это точно неразумный подход к рабочему процессу.
Скачать презентации, отправить КП или похожий кейс заинтересованному клиенту, скачать шаблоны документов, быстро посмотреть характеристики продукции - за минуты, а не за часы!
Пишите что угодно - это только ваша база знаний. Если в ней будет инструкция, как пользоваться навороченной кофемашиной, поверьте, сотрудники скажут вам спасибо!
