Однажды я наблюдала картину, как одна моя коллега (тоже секретарь), принесла Боссу чашечку кофе и поставила его прямо на его документы на столе. Мои глаза округлились, Босс ничего не сказал. Мы с ней вышли из кабинета и я сразу спросила: "Как же ты могла чашку и на документы???"
Она с уверенностью мне ответила: "Ну и что? Там же живого места нет? Везде эти документы!" Мое удивление не передать словами.
Разве можно представить себе офисную жизнь без кофе? А секретаря, который не разбирается в вопросах подачи кофе, можно встретить почти в каждой компании!
При приеме на работу секретаря проверяют на все возможные компетенции и знания, но почему-то знание делового этикета, сервировки не проходит должной проверки. Простой вопрос о том, каким образом вы предложите и подадите кофе руководителю, может решить ваше будущее трудоустройство. Ведь кофе секретарь будет предлагать и приносить по несколько раз в день, а вот знание иностранного языка в некоторых компаниях не нужно вовсе.
Давайте начнем с самого начала.
Кофе - мужского рода. Запомните это и не употребляйте слово в среднем роде. Никогда.
Я уверена, вы сразу запомните, какой кофе предпочитает ваш Босс, постарайтесь уточнить все детали в начале своей работы с ним (американо, нужен ли сахар, сколько сахара, сливки отдельно и другое). Так вам будет проще и быстрее выполнять это поручение: "Кофейку принеси!"
Следующий шаг - предложить и принести кофе Боссу и коллегам на совещании.
Обязательно используйте поднос, даже если чашек всего две. Поверьте, очень забавно смотреть на секретаря, который несет в руках две чашки и пытается открыть дверь кабинета! Не надо стараться быть ловкой и делать ногой странные движения для закрытия и открытия двери. Это смешно и это отвлекает.
Салфетки должны быть отдельно от чашек свернуты в салфетницу, не кладите по одной салфеточке на чашечку, их может понадобится больше.
Чашки для кофе должны быть подогреты до температуры примерно 40 градусов, так они сохраняют дольше напиток теплым.
Кофе в чашку наливается на две трети, чтобы не вызвать дискомфорт при попытке его выпить и случайно пролить.
Чашку с кофе на стол ставьте на свободное место справа, на расстоянии вытянутой руки от Босса, чтобы он смог спокойно дотянуться. Не нужно ставить чашку на документы, перед компьютером, слева, под нос и т.д.
Старайтесь сделать так, чтобы ручка чашки была слева, а ложечка справа (это делается для того, чтобы гость взял ложечку именно правой рукой и помешал кофе). На ложечку положите кусочек сахара или принесите небольшую сахарницу со щипцами отдельно. Отдельно принесите сливочник со сливками. Вместе с кофе каждому гостю полагается принести стакан с водой.
Избегайте ситуаций, которые могут вызвать неловкость у гостя вашего Босса. Ведь одна из самых важных задач секретаря - создать гостеприимную атмосферу.
Не мешайте проводить совещание своим заходом с кофе!
Не хлопайте дверью, но и не медлите, не скрипите ручкой двери. Это раздражает даже самых терпеливых людей!
Снимите свои громкие каблуки, которые особенно сильно стучат по паркету, а по плитке вообще скрипят. У вас всегда на рабочем месте должна быть удобная бесшумная обувь для таких моментов.
Волосы уберите в аккуратную прическу. Никаких волос не должно быть при подаче кофе. Это неприятно и негигиенично. От вас не должен исходить сильный аромат духов, перебивающий аромат кофе.
С парфюмом вы вообще должны быть очень осторожными, тем более если ваша приемная небольшого размера с закрытыми дверями и входящий гость в приемную слышит ваш парфюм - это дурной тон. Парфюм - это ассоциация и если она плохая, то и со всей компанией будет складываться плохая ассоциация. Секретарь, как лицо компании - не должен этого допустить.
Ваши руки должны быть чистыми и без яркого отвлекающего маникюра, они должны быть ухоженными, постарайтесь об этом позаботиться. Снимите звонкие неуместные браслеты с длинными ремешками, шармами с рук. Не касайтесь чашек с кофе и тарелочек в тех местах, где будет происходить соприкосновение гостя с напитком и едой. Посуда должна быть идеально чистой без единого отпечатка при просвете.
Когда вы поставили посуду на стол и собираетесь уходить, захватите грязные салфетки, ненужные предметы со стола. Уходите неспеша, не бегите, так же спокойно, плавно и незаметно. Если ваш Босс позовет вас в кабинет спустя 10-15 минут за какими-либо поручениями, документами и прочее, обязательно возьмите с собой свой поднос, так как прошло уже достаточное количество времени, чтобы сразу убрать грязную посуду. Специально заходить в кабинет и мешать переговорному процессу нежелательно.
Помните, что люди, которые пришли на встречу, собеседование или совещание к вашему Боссу, находятся в небольшом стрессе, вы можете своим гостеприимством, улыбкой, обходительностью снять это тревожное состояние.