Реестр счетов является основой для создания платежного календаря. Сам реестр счетов может иметь такую форму
Блоки реестра
Планируемый срок оплаты и степень важности. В данном блоке даты оплаты не обязательно должный идти в хронологическом порядке. Вернее, при создании реестра они сначала будут в хронологическом, а потом, в процессе работы с реестром, в случае нарушения сроков платежей, хронологический порядок будет нарушаться. Признак "Важность" - это степень значимости или невозможности задержки платежа, исходя из требований законодательства и внутренних установок.
Следующий блок - Характеристика платежа
В реестр нужно заносить все предполагаемые платежи, даже если по ним нет документов (информацию о номере и дате документа можно занести позже, когда они будут получены) и нет точной суммы (например, коммунальные платежи, заработная плата, налоги, проценты и т.п.). Цель реестра - видеть максимально полную картину предстоящих платежей. В случае с платежами отмена или снижение платежа в будущем переноситься гораздо легче, чем необходимость срочно оплатить, то что даже не предполагали.
Блок - Состояние платежа
Суть признака просроченного платежа состоит в следующем: если текущая дата (меняется ежедневно) больше даты платежа (договор) и платеж при этом не оплачен, то платеж считается просроченным.
Признак "просрочено" проставляется при помощи формулы ЕСЛИ:
=ЕСЛИ(N3="оплачено";"-";(ЕСЛИ(J3<$K$1;"просрочено";"-")))
Признак "оплачено" проставляется вручную, по факту оплаты.
Если платеж по счету нужно разбить на несколько этапов, то эти этапы разбиваются на отдельные строки. Например, так
На основании этого реестра при помощи сводной таблицы делаем платежный календарь. В примере, платежный календарь сделан на февраль, в сводню таблицу отбираются платежи без признака оплачено.
Из календаря видно, что на 16 февраля один платеж Поставщику 10 (за оборудование) просрочен, это важный платеж, платить нам не чем, но можно договориться с поставщиком о новых сроках оплаты. Допустим, мы договорились, что платить аванс не будем, а заплатим всю сумму раньше, не 28.02, а 25.02. Вносим новые условия платежа в наш реестр и обновляем платежный календарь. На рисунке все поля, где произошли изменения обведены синим.
Если все остальные просроченные на 16.02 платежи будут плачены и в реестр будет проставлен признак оплаты, то платежный календарь примет следующий вид. (Фактическая дата оплаты при этом будет соответствовать дате в блоке "Планируемый срок оплаты").
Если бы 16.02 было принято решение оплатить и 1200 Контрагенту 1, договорный срок платежа у которого 18.02, то в блоке "Планируемый срок оплаты" нужно было бы поменять дату и поставить признак оплаты.
Скачать файл с реестром и платежным календарем можно здесь. Заодно можно записаться на курс "Финансовая модель предприятия в Excel" для 100 первых записавшихся скидка по промокоду 100_ПЕРВЫХ 90%.
Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:
Бюджетирование
Excel для работы с данными
Себестоимость и цены
Учет закупок и расчетов в Excel
Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке