Начиная планировать свой день, мы часто сталкиваемся с проблемой приоритетности – в какой последовательности эффективнее выполнять поставленные задачи. Один из самых известных инструментов для распределения времени еще в 1950-х годах создал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Именно ему принадлежит известное высказывание: «У меня есть две проблемы - срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».
Впервые метод был описан в 1984 году в книге «Ваше время в ваших руках». Главные ценности инструмента заключаются в следующем:
- распределение задач в соответствии с силами и нагрузкой;
- приоритизация дел, выделение самых важных и срочных;
- отброс ненужных задач, отнимающих время и ресурс.
В ЧЁМ СУТЬ ИНСТРУМЕНТА?
Создаем таблицу, состоящую из четырёх отсеков (2 наверху, 2 снизу). Каждую подписываем так, как указано на рисунке.
Теперь необходимо честно распределить все задачи в матрице, основываясь на важности и срочности их выполнения, и выполнять в следующей последовательности:
- важно и срочно
- важно, но не срочно
- неважно, но срочно
- неважно и не срочно
Срочные и важные (делаем в течение 1-2 дней)
Это так называемый «авральный квадрат», который означает, что записанные задачи относятся к нашей глобальной цели (раз они важные) и могут принести негативные последствия в случае невыполнения в срок (раз они срочные). Если у вас этот список большой, значит вам точно нужно начать планировать день и делегировать, чтобы не запускать дедлайны.
Сюда чаще всего относятся:
- дела, остро влияющие на достижение целей;
- задачи, которые долго откладывались «на завтра»;
- вопросы здоровья.
Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном)
Здесь нужно прописывать задачи, которые направлены на достижение целей и ценностей, но не подразумевают экстренного решения. Очень важно уделять особое внимание этому блоку, так как со временем эти задачи перетекут в блок №1, и вам придётся снова работать больше. Выход из ситуации - все задачи делать регулярно и в четко отведенное для этого время.
Что сюда можно отнести?
- текущие рабочие дела, по которым не горит дедлайн;
- бытовые дела;
- подготовка к важным событиям;
- обучение, саморазвитие;
- профилактика заболеваний, физическая нагрузка в течение дня.
Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому)
Самый опасный блок, на самом деле. В нём оказываются задачи, которые не несут для нас никакой ценности, но их невыполнение может негативно отразиться. В итоге нам кажется, что у нас много дел, мы тратим на них кучу времени, а результата для достижения нашей глобальной цели нет. Получается ощущение продуктивности, а по факту - лишняя суета. Поэтому следует минимизировать время на выполнение дел из этого списка за счет оптимизации процессов, делегирования или вовсе отказа.
Какие дела из списка могут попасть в этот блок?
- отвлекающие факторы;
- звонки и встречи «для галочки»;
- бытовые вопросы, которые только возникли;
- жесты вежливости в сторону людей, не входящих в круг близких и друзей (присутствие на праздниках, длительные разговоры);
- просьбы знакомых в решении проблем, с которыми они могут разобраться самостоятельно.
Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам)
Последний блок - это мусор, хотя чаще всего именно эти задачи привлекают наше внимание. Они легкие, приятные, только вот, по закону подлости, времени они отнимают больше всего! Поэтому мой совет - удали их из списка или делегируй. Задачи, которые касаются отдыха, можно оставить на время перерыва.
- сериалы и соцсети;
- компьютерные игры;
- болтовня по телефону;
- заморочки перфекциониста;
- не несущие никакой пользы хобби.
Чаще всего мы откладываем на последний момент важные несрочные задачи, объясняя тем, что это может подождать, а организму нужен отдых. Но в итоге эти дела так и не выполняются, переходя в «горячую» зону важных срочных зада, дедлайны по которым горят на глазах.
Чтобы всё-таки начать грамотно работать в нужных секторах, требуется время, усидчивость и немного стремления выработать новые нейронные связи, привыкнуть к системе Эйзенхауэра. В помощь можно прописать себе небольшие правила работы с каждым блоком, которые облегчат внедрение изменений.
Но если все-таки уделить время матрице и приучить себя грамотно вести список дел, но можно заметить результат – исчезнет расфокус, приоритетные задачи перестанут переноситься со дня на день, максимум дел будут выполняться с наименьшими усилиями.
В помощь мы предлагаем своим клиентам вести планеры бренда Planov more, где есть краткая информация о двух методах планирования. Ознакомиться с ассортиментом продукции для продуктивности можно на сайте planovmore.ru
Подписывайтесь на наш канал, чтобы знать больше о продуктивности, инструментах эффективной работы, грамотно работать с целями и исполнять свои мечты.