«Анатолий про ...» – главная >>>
—> «... про Битрикс24» >>>
Предисловие
Исхожу из того, что работа в Битрикс24 организуется по методике, которую я описываю в своём блоге, т.е. сотрудники принимались по тому принципу, который я описал статье про приём сотрудников.
Дальше будет чек-лист, который работает каждый раз, когда кто-то покидает команду.
Шаг 1:
Уволить сотрудника в Битрикс24
Делается через профиль сотрудника на портале.
Шаг 2:
Настроить правила на почтовом сервере
1.
Изменить пароль от корпоративного e-mail
Обычно, я настраиваю всю корпоративную почту через Яндекс.Коннект, в его Админке есть инструмент изменения пароля от e-mail в одностороннем порядке (нужны права Администратора).
После этого действия произойдёт выход из учётной записи на всех устройствах, т.е. сотрудник не сможет войти в корпоративный e-mail.
2.
Перенаправить письма из корпоративного e-mail на e-mail для уволенных сотрудников
Входим в e-mail уволенного сотрудника и ищем в настройках управление правилами обработки писем.
Создаём правило пересылки, которое срабатывает по условию: "кому" или "копия", или "скрытая копия" == e-mail уволенного сотрудника.
Пересылка должна происходить на e-mail для сбора писем уволенных сотрудников. Я использую адрес типа fired@domain.name.
3.
Заблокировать доступ к корпоративному e-mail уволенного
Возвращаемся в админку Яндекс.Коннект и через неё закрываем доступ к e-mail'у уволенного сотрудника.
Теперь ящик продолжит существовать и принимать письма, но в него нельзя будет войти даже зная пароль.
4.
Настроить правило пересылки из e-mail для уволенных на ящик руководителя уволенного сотрудника
Перемещаемся в почтовый ящик для уволенных сотрудников (типа fired@domain.name) и настраиваем там пересылку писем, адресованных уволенному сотруднику его руководителя.
Так ни одно письмо не потеряется и не останется без внимания.
Шаг 3:
Перераспределяем дела уволенного в Битрикс24
После увольнения сотрудника из Битрикс24 он продолжает в нём существовать, просто лишается доступа и его нельзя указывать при работе с сущностями портала.
Вместе с профилем уволенного остаётся множество "хвостов", которые стоит перераспределить.
С точки зрения администратора Битрикс24 самым правильным будет перераспределение этих "хвостов" на руководителя уволенного.
1.
Незавершённые задачи
Сюда входят задачи, которые отложены, ожидают исполнения, в работе, просрочены, ждут проверки на контроле и т.д.
Только завершённые задачи можно оставить в покое. Они теперь история портала, которая может быть полезна когда-нибудь в будущем.
2.
Невыполненные дела в CRM
Раздел "CRM > Мои дела" – всё, что не завершено – перераспределяем.
В данном случае перераспределение может быть сделано не на руководителя, а на сотрудника, который заменяет уволенного.
3.
Незавершённые сделки и лиды в CRM
Аналогично с предыдущим пунктом перераспределение может быть сделано не на руководителя, а на того, кто заменяет уволенного.
4. (опционально)
Файлы из корня персонального Диска.Битрикс24
Иногда тут могут храниться полезные таблицы расчётов или документы по сделкам.
Что делать с этими файлами решаем по ситуации. Чаще всего достаточно просто показать их руководителю уволенного и задать вопрос: "Тут есть что-то нужное?" :)
5.
Шаблоны для задач
При увольнении руководителя, высока вероятность того, что у него в аккаунте созданы шаблоны регулярный задач для подчинённых.
Если после увольнения шаблоны регулярных задач актуальны, то их стоит перенести в единый административный аккаунт, в котором хранятся все шаблоны задач.
6.
"Хвосты" из других порталов Битрикс24
Этот пункт актуален далеко не для всех команд. Но для меня, как для партнёра Битрикс24, команда которого работает в порталах клиентов – актуально. :)
Выполняем пп. 1-5 этого шага для каждого портала, где участвовал уволенный.
Найти эти порталы можно через авторизацию в Битрикс24.Нетворк (bitrix24.net), для доступа потребуется пароль от Битрикс24.
Если пароль неизвестен, то восстанавливаем его с помощью корпоративного e-mail уволенного сотрудника.