5 апреля в рамках Event – терапии (совместного онлайн-проекта Евразийского Ивент Форума и компании Eventicious) обсуждалась тема инспекционных поездок. Попытки помочь усовершенствовать этот инструмент знакомства с регионами или объектами - дело нужное, ведь это поможет участникам MICE-индустрии использовать свои ресурсы – временные и финансовые эффективнее. Создавая более качественную профессиональную среду, мы можем избежать желания сбежать из нашей сферы из-за выгорания, разочарования и прочих других неудовлетворенностей.
Fam-трипы или ознакомительные поездки - это поездки для заказчиков деловых и корпоративных мероприятий с целью их знакомства с регионами и объектами, которые хотят привлечь к себе MICE-сегмент. Сегмент интересный с точки зрения бюджетов, который может получить регион; нельзя забывать и про PR-шлейф от деловых событий. При этом иногда случается, что усилия тратятся впустую. Почему так происходит? Давайте разбираться.
Мы предлагаем 4 критерия для оценки ознакомительной поездки (порядок расстановки - произвольный).
Ø Польза
Ø Удовольствие
Ø Безопасность
Ø Организация
Что же такой неудачный фамтрип с точки зрения пользы?
● Он не соответствует трендам отрасли
Например, пока весь мир (все еще) переживает из-за ковида, больше интереса во время инспекции вызовут не легендарные банкетные залы с историческим интерьером, а open-air возможности для пикника, где люди меньше беспокоятся о социальной дистанции.
Время от времени организаторы поездки всячески стараются показать, что в регионе не хуже, чем в Москве. Так вот тренд сейчас - демонстрировать свою аутентичность, чтобы инспекция и последующее деловое мероприятие действительно были путешествием. Это, кстати, становится еще более актуальным в период очень ограниченных для этого возможностей. Программа обязательно должна отражать культурные особенности. На Урале, на Алтае, в Сибири, на Кубани – это звучит классно. Участников не нужно кормить салатом Цезарь в Тыве, предложите им региональное меню! Спасибо проекту Гастрономическая карта России, в частности, за то, что работают с рестораторами и отельерами во многих российских регионах, и уже показывают потрясающие результаты в том, что касается доступного регионального меню.
● Он не соответствует потребностям участников поездки (за этот пункт будет судить строго)
Еще при обсуждении ознакомительных поездок или получении приглашений на них мы сталкиваемся с тем, что нам пытаются показать все event - venues города или региона по принципу «а вдруг пригодится». И ходят организаторы по стадионам и домам культуры, которые в городе есть. Я понимаю, что особенно, если поездка организуется из бюджетных денег, сложно кому из партнерских площадок оказать преференции. Но надо искать баланс. Лайфхак: оставить какой-то слот программы свободным до момента набора группы и дать возможность участникам сделать выбор из двух-трех опций в один из дней. Даже если группа категорически разделится на 2 лагеря, лучше организовать два маршрута, чем показывать участникам то, что им не нужно.
Похожая ситуация: В программе запланировано 100500 отелей с бесчисленным количеством категорий номеров. Я помню, как перед инспекцией одного объекта нам сказали гордо: у нас 13 категорий номеров. Кто-то из группы предложил посмотреть только стандарт, на что представитель отеля фыркнул, объявив, что они 5 звезд и стандартов у них нет.
Смысл в том, что организаторам мероприятий действительно бывает достаточно увидеть базовую категорию – ту, где больше всего твинов. Пригодится и люкс самой высокой категории для VIP-гостей или как пространство для мероприятий. Остальное можно отправить в презентации. Организаторы мероприятий также всегда оценят креативный подход: например, в люксе одного из отелей Екатеринбурга была инсценирована история, будто бы мы зашли в номер, где в этот момент находилась гостья в бигудях и халате. Она предложила угостить нас шампанским из своего мини бара, потому что у нее все включено. Потом стало понятно, что это почти иммерсивное шоу, но мы же отель запомнили.
Еще про тренды: не стоит показывать только самые популярные площадки. Включите «секретные» и не раскрученные объекты. Во-первых, людям из мира MICE нравится бывать там, где мало кто отметился. Во-вторых, есть риск, что самые популярные объекты могут быть забронированы на нужную дату локальными свадьбами и корпоративами. В-третьих, у популярных объектов, как правило, есть большое количество фотографий и отзывов в открытом доступе. Например, в Самаре есть популярный бункер Сталина и менее изученный бункер Жукова. И если в первом можно только экскурсию организовать, то во втором – даже сделать квест, заблудиться в коридорах, выйти к Волге. Однако в обязательной программе вы почти всегда увидите именно первый объект.
Помните: вы никогда заранее не предвосхитите все потребности участников фам-трипа, но если у кого-то в группе есть конкретный запрос на площадку, которая не обозначена в программе, то профи вопрос решит.
● Он не раскрывает инфраструктурные особенности
Не стоит делать ставку на конгресс-центр в регионе, где нет возможности однотипного размещения для масштабного мероприятия. Однако можно обозначить, что есть конгресс-центр, скажем, сделав презентацию об «упущенных возможностях» на завершающем коктейле.
● Он не расширяет круг контактов
Неплохо организовать во время поездки знакомство с подрядчиками - участниками отрасли. Помните, что люди едут к людям.
Предлагаю теперь немного поговорить про удовольствие во время фам-трипа.
● «Это же работа, а не отдых».
● «Это же бесплатно \ по спец.цене, мы ничего не зарабатываем».
● «Они же сами организаторы и все понимают».
Это STOP-аргументы во время подготовки и реализации поездки. Мы иногда сталкиваемся с тем, что участникам показывают что-то «так себе», а говорят, как может быть «вау». Кормят рисом и курицей, протягивая меню со строганиной. Так делать не нужно.
Прекрасный вариант, конечно, когда во время поездки участники проходят по программе, которую могут в готовом виде предложить своим клиентам. Для них это что-то вроде тест-драйва. Например, так организуют фам-трипы в швейцарском конвеншн-бюро, это даже превратилось в отдельный проект - Meeting Trophi. Что особенно здорово, по итогам программы участники получают примерную смету проекта. Потрясающая предусмотрительность.
Неплохо также составить расписание инспекшн-тура так, чтобы в программе было свободное время – для работы, прогулки, СПА. Если нужно, попросите отель, где живут ваши гости, продлить часы работы спа для них вечером, если программа очень насыщенная. А еще всегда классно познакомить участников фамтрипа до поездки – мы рекомендуем, например, собирать всех до вылета в люксе отеля при аэропорте (да, мы любим люксы и практикуем при организации MICE Excellence Experience), угостить их игристым, вкусным фуршетом, и потом уже повести всех на стойку регистрации. Это особенно показано при дальнейшем перелете бюджетными авиакомпаниями. Результат - на борту уже полетят добрые знакомые, а не чужие друг другу люди. А это уж точно сработает как дополнительный плюс.
Про другие два критерия – безопасность и организацию – расскажем в следующей статье.
Ирина Михалькова
Креативный директор MICE Excellence