В одном из консалтинговых проектов мы познакомились с таким выражением, как «Проект на полке».
В этом проекте мы работали в субподряде с IT-компанией, которая поставляла программное обеспечение, а наша компания разрабатывала модель бизнес-процессов, описывала бизнес-процессы и разрабатывала бизнес -требование.
Но и это еще не все. Нас выбрали для реализации проекта только потому, что мы с IT-компанией имели совместные, успешно реализованные проекты. А именно у нас уже были клиенты, где все процессы были автоматизированы, ПО работало и показатели бизнеса были многократно увеличены.
Мы являлись обладателями уникальной экспертизы в этом сегменте бизнеса.
Компания – заказчик была одной из самых крупных в отрасли и для нас реализация такого проекта была, конечно, важна.
Так вот вернемся к «Проектам на полке». Что это за явление такое?
А это явление, которое может возникать в больших компаниях и корпорациях, где есть достаточно ресурсов на то, чтобы получить бюджет на проект, начать реализовывать, а затем по ряду причин признать, что «Ну, не получилось!» и проект прекратить. При этом команда со стороны заказчика не увольняется, а переориентируется на другие проекты.
Уже в ходе реализации проекта мы столкнулись с перспективой стать тем самым «Проектом на полке» и получили бесценный опыт того, как в дальнейшем строить работу, чтобы не работать ради работы.
Почему это происходит?
Первое, что крайне важно предусмотреть еще на этапе переговоров и до заключения договора – это поэтапная оплата услуг.
А именно, раздробить проект на логические части и договориться на оплату этих частей и только после подписания актов выполненных работ переходить к следующему этапу. Мы, к сожалению, на этапе переговоров пошли на встречу клиенту и согласились на постоплату по итогам выполнения всех этапов работ.
Если клиент говорит о том, что это в принципе не возможно, а нам именно так и сказали, проект у нас был большим по объемам и по срокам работ, то соответственно и деньги мы получили сильно позднее планируемых сроков месяцев на восемь. Важно так же понимать, что риск того, что деньги вы не получите никогда именно при таких условиях как никогда высок.
Второе, важно очень четко прописывать ответственных за каждый этап работ, обговаривать и фиксировать результаты и даты каждого этапа. Т.к. практический всегда в проектах мы идем в связке с проектной командой заказчика, то со стороны участников проектной команды, так же хватает проблем и с исполнительской дисциплиной, и с качеством выполнения работ.
Еще на старте назначить еженедельные очные/онлайн встречи по этапам проекта и сразу договориться, чтобы каждая сторона отчитывалась о своих зонах ответственности, открыто сообщала о возникающих трудностях и проблемах. И если сроки не выполняются, то смещать запланированные сроки и «подписывать кровью» эти смещения. Не забывать оформлять эти изменения дополнительными соглашениями к договору.
И третье, не менее важное, чем первые пункты. Конфликты. По нашему опыту все конфликты нужно разрешать лицом к лицу. Принципиально уходить от деловой переписки и телефонных переговоров. Только почувствовали напряжение и сразу всех на очную встречу с обязательным присутствием ключевого заказчика, заинтересованного в успехе проекта.
У нас были очень трудные встречи и каждый раз все сторонники переговоров находили нужные слова и договаривались. Получалось это благодаря тому, что все смотрели друг другу в глаза.
И в заключение. Большие проекты очень привлекательны. Это и имидж, и хорошие финансовые перспективы. Однако прежде, чем заявляться в такие проекты оценивайте отрицательные эффекты в случае провала.
Как это отразится на вашей компании? Что вы потеряете?
Негативный сценарий проработать крайне важно. Мы такой сценарий не прорабатывали, у нас закружилась голова от счастья, когда ТОП- менеджер этой компании сказал, что ему нужны именно мы и мы в дальнейшем за это заплатили сполна.
В заключение хочу сказать, что проект у нас получился успешным, уже пятый год мы продолжаем сотрудничество и являемся для этой компании экспертами высокого уровня компетенции.
И, конечно, мы получили ценнейший опыт, который сделал нас еще сильнее.
А в этой статье мы поделились тем «Как не наступать на наши грабли»!