12 подписчиков

Как организовать согласование командировки в Битрикс24

23 марта 202223 мар 2022

114

7 мин

Оглавление

Предварительно. Сбор информации
Этапы процесса Согласование командировки
Как реализовать этот процесс в Битрикс24?

В этой статье я опишу наше решение для автоматизации процесса согласования командировок на основе Битрикс24.

Как всегда решение содержит

схему,
описание реализации на штатных инструментах Битрикс24,
доработки сделанные для удобства работы в коробочной версии.

Предварительно. Сбор информации

Вопросы, на которые нужно получить ответы до начала процесса автоматизации:

Есть ли у вас в компании предварительное планирование и согласование командировок, например, на год или квартал вперед?
Могут ли в одну командировку поехать сотрудники из разных отделов/департаментов/офисов/городов?
Есть ли у вас сотрудники, которым необходимо согласовывать командировку не только с непосредственным руководителем?

Далее я распишу общую схему автоматизации командировок, как будто на все вопросы вы ответили утвердительно. Если какой-то из вопросов для вас не актуален, вы просто пропускаете этот блок на в процессе автоматизации.

Этапы процесса Согласование командировки

Начнем со структуры процесса и зафиксируем самые крупные этапы. Давайте разделим весь процесс командировки на 4 части:

Создание командировки и приглашение участников
Согласование командировки
Оформление поездки
Отчётность

Теперь подробнее распишем действия на каждом из этапов и добавим подпункты:

Создание командировки и приглашение участников

Создать заявку на командировку — указать даты поездки, клиента, город, цель и задачи на командировку
Пригласить других участников при необходимости
Каждый участник принимает решение ехать или нет

2. Согласование командировки

Согласование с непосредственным руководителем и далее по цепочке согласований

3. Оформление поездки

Запрос у сотрудника пожеланий по транспорту, датам, месту проживания и т.д
Подбор подходящих вариантов и оценка предварительного бюджета командировки
Согласование бюджета с руководителем (финансовым департаментом)
Задача для секретаря/офис-менеджера на оформление командировки
Задача для бухгалтерии по выплате командировочных с формированием бланка заявки на командировку

4. Отчётность

Рабочие отчеты от каждого участника командировки согласовываются с руководителем
Задача для участников на предоставление оригиналов финансовых документов и отчета в бухгалтерию

После составления структуры давайте выделим роли участников процесса. В нашем случае это будут:

Инициатор — сотрудник, который создаёт первую заявку на командировку и приглашает в неё участников. После запуска командировки нет никаких отличий инициатора от других участников.
Участники командировки — инициатор приглашает их в командировку, далее по правам и возможностям ничем не отличаются от инициатора.
Непосредственные руководители — для каждого участника командировки вычисляется непосредственный руководитель, который согласовывает командировку. Если у сотрудника несколько руководителей, выстраиваем цепочку согласований.
Директор — принимает окончательное решение о целесообразности командировки. Это может быть один человек для всей компании или разные сотрудники по отделам и департаментам, всё зависит от существующих схем согласования.
Секретарь — отвечает за покупку билетов, бронирование гостиниц и т.д
Бухгалтер — отвечает за своевременную выплату командировочных, оформление бухгалтерской отчётности, компенсацию расходов.

Как реализовать этот процесс в Битрикс24?

Заводим два списка: Командировки и Участники командировки.

Когда Инициатор подаёт заявку на согласование командировки, он указывает:

дату начала
дату окончания
цель командировки
задачи командировки
участников командировки.

После сохранения создаётся элемент в списке Командировки и запускается бизнес-процесс, который для каждого участника командировки создаст отдельный элемент списка Участники командировки и запускает в нём бизнес-процесс по согласованию.

Бизнес-процесс для Участников командировки организован по следующей схеме: управляющий процесс и процессы по статусам.

Этапы управляющего процесса практически полностью соответствуют основным этапам нашего процесса, вы видите их на скриншоте ниже.

На каждом этапе управляющего процесса запускается свой бизнес-процесс. Действия внутри этих процессов соответствуют второму уровню шагов из структуры.

Как работают процессы на отдельных этапах

Приглашение и согласование с руководителями

Всем участникам командировки, кроме инициатора, ставим задание «Ответить на приглашение в командировку». Участник может согласиться или отказаться.
Для согласившихся участников вычисляем руководителей и ставим для руководителей задание «Согласовать или отклонить командировку». Руководитель, принимая решение, может скорректировать или дополнить Цель и Задачи командировки.
Если руководитель отклонил командировку, записываем в историю и завершаем процесс.
Если руководитель согласовал, то проверяем есть ли еще руководители, с которыми требуется согласование. Если найдены, то ставим им аналогичное задание.
После согласования командировка переводится в статус Согласование с Директором.

2. Согласование командировки с Директором

Директор согласовывает командировки не по мере поступления, а по плану, допустим, 1 раз в месяц в Дату согласования с Директором.
Все командировки, согласованные с непосредственным руководителем, будут поставлены на паузы до Даты согласования с Директором.
В назначенную дату Директору будут поставлены задания «Согласовать командировку». Директор так же может изменить или дополнить значения полей Цели и Задачи командировки.
После согласования с Директором командировка переводится в статус «Ожидает оформления».

3. Оформление поездки

За 3 недели до даты поездки участники командировки получают напоминание и могут либо изменить командировку, либо начать её оформление. До этой даты участник командировки может в любой момент вручную запустить оформление.
После начала оформления командировки Участник командировки получает задание, в котором нужно выбрать предпочитаемый вид транспорта (самолет, поезд, личный а/м), указать дату и время отправления и прибытия, пожелания по гостинице и другие комментарии для оформления.
Далее создаётся задача, в которой участвуют Участник командировки, Секретарь, Руководитель, Бухгалтер. В комментариях к задаче обсуждают бюджет и прочие вопросы оформления. Цель задачи — согласовать бюджет и другие условия поездки.
После завершения задачи Секретарь получает задание: «Оформить билеты и забронировать проживание». В результатах задания прикрепляются сканы всех документов, которые сохраняются на диск и в карточку командировки.
После этого создаётся задача для бухгалтерии по выплате командировочных. В задаче видны сканы документов с предыдущего шага, а также сформированный бланк заявки на командировку. Бухгалтер завершает задачу после выплаты командировочных и оформления всех необходимых документов.
Процесс встает на паузу до Даты окончания командировки, после паузы статус командировки меняется на Отчётность.

4. Отчётность

Для каждого участника ставится задача: «Предоставить в бухгалтерию оригиналы финансовых документов, подтверждающих расходы».
Также каждому сотруднику ставится задание: «Предоставить рабочий отчет о поездке».
Предоставленные отчеты прикрепляются в карточку командировки.
Рабочие отчёты согласовываются с руководителем.
После согласования отчета меняется его статус на «Согласован».
После согласования отчетов всех участников командировки и завершения всех задач по предоставлению финансовых документов статус командировки меняется на «Завершена».