С 2022 года ИП и юрлица могут получать электронные подписи только в налоговой или её доверенных удостоверяющих центрах. Пока это Сбербанк, ВТБ и АО «Аналитический центр» (УЦ «Основание»). Рассказываем, как получить подпись по новым правилам и что делать, если подпись у Вас уже есть.
Что такое электронная подпись и кому она нужна
Электронная подпись — это аналог обычной подписи, но в электронном виде. Она подтверждает, что электронный документ подписали именно Вы, а не кто-то другой.
Электронные подписи бывают простыми, неквалифицированными и усиленными квалифицированными.
Компаниям, которые работают с маркированными товарами, ювелирными изделиями и алкоголем, необходимы усиленные квалифицированные электронные подписи — УКЭП. Без подписи не получится зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак», а также в ЕГАИС и ГИИС ДМДК — и работать законно. А ещё УКЭП нужна, чтобы подписывать электронные документы. Например, универсальный передаточный документ (УПД) — без него нельзя принимать маркированные #товары.
Тем, кто продаёт товары без маркировки, пока не обязательно использовать усиленные электронные подписи. Но многие #предприниматели пользуются УКЭП, чтобы сделать работу удобнее и проще. Например, с помощью электронной подписи зарегистрировать кассовую технику или подать отчётность в ФНС, не приезжая в налоговую. А ещё получать и отправлять любые электронные документы.
Где получать электронные подписи с 2022 года
Раньше электронные подписи выдавали аккредитованные удостоверяющие центры — их было около 400. В последние годы мошенники всё чаще использовали такие подписи в своих схемах: переоформляли подписи на других лиц, выводили #деньги компаний на посторонние счета, незаконно возмещали НДС, брали кредиты.
Проверить, какие подписи выпущены на Ваше имя, Вы можете в личном кабинете Госуслуг в разделе «Электронная подпись».
С 2022 года ИП и юрлица могут получить электронную подпись только в налоговой или у её доверенных лиц (п. 14 ст. 1 закона 476-ФЗ). На одного предпринимателя — одна подпись. При этом подписывать ей документы может только сам руководитель компании или индивидуальный предприниматель. УКЭП, в отличие от неквалифицированных подписей, соответствуют всем требованиям ФСБ и защищены от копирования, поэтому использовать их более безопасно.
Если сотрудники компании, например, бухгалтер, тоже подписывают документы компании или ИП — им понадобятся подписи физических лиц. Такие подписи выдают аккредитованные удостоверяющие центры. С 2023 года вместе с подписями физлиц сотрудники также должны будут использовать электронные доверенности.
Что понадобится, чтобы получить электронную подпись
Чтобы получить УКЭП в налоговой, Вам понадобятся документы и носитель для электронной подписи.
Документы
Оригиналы или заверенные копии документов:
- паспорт РФ;
- СНИЛС;
- ИНН.
Также могут понадобиться:
- ОГРН или ОГРНИП;
- ИНН организации и документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности, — если Вы руководитель организации.
Носитель для УКЭП
Носитель для электронной подписи или токен — это устройство в виде USB-флешки для хранения ключа подписи. Ключ — это код, который содержит информацию о подписи в зашифрованном виде.
Носитель должен иметь:
- сертификат соответствия, выданный Федеральной службой по техническому и экспортному контролю России (ФСТЭК) или ФСБ России;
- формат USB типа А.
Например, для записи УКЭП в ФНС подойдут токены: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.
Если собираетесь работать с алкоголем, выбирайте носитель со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ). Лучше всего с ЕГАИС работают Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE).
Купить токен можно в удостоверяющем центре, специализированном интернет-магазине или у производителя токенов. Главное ― чтобы носитель был сертифицирован. Чтобы убедиться в этом, Вы можете попросить сертификат соответствия у продавца или найти его на сайте ФСТЭК или ФСБ.
Предъявлять сертификат соответствия на носитель ключей УКЭП не обязательно. Налоговая автоматически проверит, сертифицирован ли носитель.
Как получить электронную подпись
1. Подготовьте необходимые документы и носитель.
2. Подайте #заявление на получение электронной подписи. Подать заявление можно в бумажном виде или электронном.
Подать заявление на бумаге можно в отделении ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
Подать заявление в электронном виде можно на сайте ФНС. Если Вы руководитель организации — через личный кабинет налогоплательщика для физлиц. Если индивидуальный предприниматель — через личный кабинет налогоплательщика для ИП.
Запишитесь на приём в ФНС. Выберите в списке подразделение ФНС, в котором Вам будет удобно получить УКЭП, и запишитесь на приём. Вы можете сделать это с помощью сервиса «Онлайн-запись на приём в инспекцию» или по телефону. Номер телефона инспекции в Вашем регионе Вы можете найти на сайте ФНС.
3. Получите подпись в выбранном подразделении ФНС. Возьмите с собой на приём носитель и все необходимые документы. Сотрудник налоговой проверит документы, и если всё будет в порядке, запишет ключ подписи и сертификат на носитель. Сертификат подтверждает, что ключ подписи принадлежит именно Вам. Запись займёт не более 15 минут.
Важно: если вы собираетесь продавать алкоголь, уточните в налоговой, что Вам необходимо выпустить ключевую пару средствами носителя для ЕГАИС. Иначе налоговая может выдать Вам подпись, которая не подходит для работы с ЕГАИС, и придётся получать новую.
Готово! Чтобы использовать ЭЦП, загрузите на Ваш компьютер программное обеспечение «КриптоПро CSP» и установите сертификат подписи.
Нужно ли выпускать новую подпись, если старая ещё действует
Если Вы получили подпись в удостоверяющем центре, который прошёл аккредитацию по новым правилам, ЭЦП менять не нужно. Можете пользоваться подписью, пока не выйдет её срок действия, а потом получить новую подпись в налоговой.
Памятка
Как получить УКЭП в налоговой или её доверенном удостоверяющем центре:
- Купите носитель для ЭП. Для работы с ЕГАИС лучше всего подойдёт Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE).
- Подготовьте документы: паспорт, СНИЛС, ИНН.
- Подайте в налоговую заявление на получение ЭЦП. Проще всего сделать это на сайте ФНС. Если собираетесь работать с ЕГАИС, уточните в налоговой, что Вам нужно выпустить ключевую пару средствами носителя.
- Запишитесь на приём в подразделение ФНС или доверенный удостоверяющий центр и получите подпись.
Передавать ЭЦП третьим лицам нельзя. Чтобы подписывать документы компании, сотрудникам нужны подписи физлиц. Получать их можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Если ранее Вы получили подпись в удостоверяющем центре, проверьте, аккредитован ли он по новым правилам. Если аккредитован — используйте подпись, пока не закончится её срок действия. Если нет — получите новую подпись в ФНС.
#технологии #финансы #полезные советы #безопасность